Código: CIA-IM-001 | Nivel: N2 — Gerencia de Operaciones | Revisión: Rev. 1 — Junio 2026
Aplica en: CCO, Todas las Sedes | Aprobado por: COO
1. Generalidades
El Módulo de Planificación de CIA (Centro de Instrucción Aeronáutico) es el corazón operativo del CIA, la unidad de negocio más grande de IDEA y de donde nació toda la corporación. Este módulo no abarca otras unidades como Base Náutica, Aerobar & Bistro o Aero Visual, sino que se enfoca exclusivamente en la planificación, ejecución y control de cada clase, grupo, horario, instructor y evaluación del Centro de Instrucción Aeronáutico y el Centro de Capacitación, en todas las sedes académicas del país.
PRINCIPIO FUNDAMENTAL: La operación del CIA es centralizada desde el CCO (Centro de Control de Operaciones) y sistematizada a través del ERP y sus procesos estándar. Ninguna sede debe operar de forma independiente ni tomar decisiones de planificación fuera del sistema.
1.1. ¿Por qué la centralización es crítica?
Cuando una sede opera fuera del sistema centralizado, se producen errores graves que afectan la experiencia del alumno y la reputación de IDEA:
- Clonación de grupos en un mismo salón: Dos grupos asignados al mismo espacio físico al mismo tiempo.
- Choque de graduaciones: Un grupo que debía graduarse en una fecha específica no lo hace y colisiona con el grupo siguiente, generando un efecto dominó en toda la planificación.
- Conflictos de horario: Instructores asignados a dos clases simultáneas, o alumnos con horarios superpuestos.
- Pérdida de trazabilidad: Decisiones tomadas por WhatsApp o de forma verbal que no quedan registradas en el sistema.
1.2. Jerarquía Organizativa del CIA
El Departamento de Planificación de CIA es la máxima autoridad operativa de IDEA, solo por debajo de la Gerencia General. Su jefatura tiene mando directo sobre:
- Departamento de Planificación de Vuelo: Coordina toda la operación aérea (programación de vuelos, asignación de aeronaves, control de horas). Dada su complejidad, tiene su propio módulo (Módulo de Gestión de Vuelo), pero jerárquicamente reporta al jefe de CIA.
- Coordinaciones de Sede: Todos los coordinadores de las academias a nivel nacional responden al CIA. El coordinador de sede es la extensión operativa del CCO en cada localidad.
- Operaciones del Día a Día: El CIA es responsable directo de absolutamente todo lo que ocurre dentro de cada academia:
- Infraestructura física: estado de las instalaciones, si están presentables, en buen estado, limpias.
- Limpieza y mantenimiento preventivo.
- Personal operativo: asistencia, puntualidad, uniformes, actitud de servicio.
- Experiencia del estudiante dentro de la sede.
- Cumplimiento de horarios y protocolos de apertura/cierre.
ESTRUCTURA DE MANDO:
Gerencia General → Jefatura de CIA → Planificación de Vuelo | Coordinadores de Sede | Instructores | Personal Operativo
El Módulo de Gestión de Vuelo opera de forma autónoma en su documentación, pero su jefatura responde directamente al Departamento de CIA.
2. Alcance del Módulo
Este módulo abarca la totalidad de la cadena de valor académica y administrativa de IDEA:
| Área | Funciones Principales |
|---|---|
| Planificación de Clases | Crear, programar y asignar grupos, horarios, salones e instructores para todas las sedes. |
| Diseño Académico | Conexión directa con el Departamento de Diseño para mantener el currículo actualizado y estandarizado. |
| Certificación | Emisión de certificados de egreso, constancias y documentos académicos oficiales. |
| Soporte al Alumno | Procesamiento de tickets de soporte: problemas de acceso, calificaciones, horarios, pagos. |
| Autorización de Pagos | Verificación de solvencia administrativa, pre-autorizaciones y autorización de ingreso a clases. |
| Gestión de Pedidos | Procesamiento de cursos recurrentes (planificados) y cursos a demanda (solicitados por empresas). |
| Fusión de Grupos | Cuando una inscripción no alcanza el mínimo, se fusiona con otro grupo compatible. |
3. Arquitectura de Líneas de Producto
La planificación se organiza por líneas de producto, cada una con reglas y flujos distintos:
- Línea de Cursos Regulares: Programas académicos con fechas fijas, planificados con meses de anticipación. Son el 80% de la operación.
- Línea Recurrente: Cursos que se repiten cíclicamente (mensuales, trimestrales). Se planifican con plantillas reutilizables.
- Línea de Crecimiento Profesional: Talleres, diplomados y especializaciones avanzadas.
- Línea de Cursos Especiales (Aerolíneas y OMA): Programas a demanda solicitados por empresas. Requieren cotización, aprobación y planificación ad-hoc.
- Línea de Servicios: Servicios complementarios (simulador, exámenes INAC, etc.).
4. Flujo Maestro de Operaciones
El ciclo de vida de un grupo desde su creación hasta su graduación sigue este flujo estándar:
- Creación del Grupo: Se define el curso, la sede, las fechas de inicio y fin, y el cupo máximo.
- Asignación de Recursos: Se asignan salón, instructor(es) y materiales.
- Inscripción y Pagos: Los alumnos se inscriben vía el sistema de pedidos. Se verifica solvencia administrativa.
- Validación de Mínimos: Si el grupo no alcanza el mínimo de alumnos, se toma la decisión de fusionar con otro grupo o reprogramar.
- Ejecución de Clases: Se imparten las clases según el horario planificado. Las asistencias y calificaciones se registran en tiempo real.
- Inspecciones y Auditorías: Se realizan inspecciones periódicas de calidad sobre la impartición de clases.
- Evaluación Final y Certificación: Se procesan las calificaciones finales y se emiten los certificados.
- Cierre del Grupo: Se archiva el expediente del grupo y se actualizan las estadísticas de la sede.
5. Notificaciones y Automatizaciones
REGLA: Todas las notificaciones listadas a continuación deben estar automatizadas a través del ERP. Ninguna debe depender de un envío manual por parte de un coordinador.
| Tipo de Notificación | Disparador | Destinatario |
|---|---|---|
| Recordatorio de Clase | 24h y 2h antes de cada clase programada. | Alumno, Instructor |
| Cambio de Horario | Cuando el CCO modifica un horario. | Alumno, Instructor, Coordinador de Sede |
| Publicación de Calificaciones | Cuando el instructor sube notas al sistema. | Alumno |
| Alerta de Inspección | 48h antes de una inspección programada. | Instructor, Coordinador de Sede |
| Cobro / Bloqueo por Morosidad | Cuando un alumno tiene pagos vencidos e intenta acceder a clase. | Alumno, Administración |
| Certificado Disponible | Cuando se emite un certificado de egreso. | Alumno |
| Fusión de Grupo | Cuando un grupo se fusiona con otro. | Todos los alumnos afectados |
| Curso a Demanda Aprobado | Cuando Gerencia aprueba un curso especial. | Empresa solicitante, Coordinador |
5b. Cumplimiento Regulatorio INAC
REGLA CRÍTICA: El CIA opera bajo la supervisión directa del Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC). Toda planificación académica debe garantizar el cumplimiento estricto de las regulaciones vigentes. El incumplimiento puede resultar en sanciones, suspensión de permisos o cierre temporal de operaciones.
El módulo de planificación debe asegurar:
- Horas de vuelo y simulador reglamentarias: Cada programa debe cumplir con el mínimo de horas teóricas, prácticas y de simulador exigidas por el INAC para cada tipo de licencia o habilitación.
- Instructores habilitados: Verificación automática de que cada instructor asignado posea la licencia vigente y las habilitaciones específicas para el curso que va a impartir.
- Documentación de expedientes: Cada alumno debe tener su expediente INAC completo y actualizado antes de presentar exámenes oficiales.
- Auditorías periódicas: El sistema debe facilitar la generación de reportes para auditorías del INAC, incluyendo listas de alumnos, horas acumuladas, calificaciones y asistencia.
- Vencimientos de certificados: Alertas automáticas cuando un certificado de instructor o de la institución esté próximo a vencer.
5c. Entrenamiento del Personal del CIA
El CIA no solo forma alumnos: también debe garantizar la formación continua de su propio personal. Desde este módulo se planifica y se da seguimiento al entrenamiento de:
- Instructores:
- Actualización de conocimientos técnicos y pedagógicos.
- Renovación de habilitaciones ante el INAC.
- Entrenamiento en el uso de nuevas herramientas del ERP y del sistema de gestión de vuelo.
- Evaluaciones de desempeño periódicas.
- Coordinadores de Sede:
- Capacitación en uso del sistema centralizado del CCO.
- Protocolos de respuesta ante incidencias (faltas, retrasos, emergencias).
- Entrenamiento en atención al estudiante y resolución de conflictos.
- Personal Administrativo del CIA:
- Procesos de cobro, verificación de solvencia y autorización de pagos.
- Gestión de expedientes y documentación INAC.
REGLA: Ningún instructor puede impartir clases sin haber completado su programa de entrenamiento inicial y sin tener sus habilitaciones INAC al día. El sistema debe bloquear la asignación automáticamente si detecta un vencimiento.
6. Roles y Permisos
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Gerencia / COO | Aprobación de cursos a demanda, pre-autorizaciones de pago, decisión de fusiones de grupo. |
| Planificador CCO | Crear y modificar grupos, asignar instructores y salón, gestionar horarios. |
| Coordinador de Sede | Consultar planificación de su sede, reportar novedades, NO puede modificar horarios. |
| Instructor | Consultar su horario, subir calificaciones y asistencias, reportar incidencias. |
| Administración | Verificar solvencia, procesar pagos, autorizar ingreso a clases. |
| Soporte al Usuario | Procesar tickets de alumnos, escalar problemas al CCO. |
7. Resolución de Problemas Comunes
Los siguientes escenarios deben resolverse exclusivamente desde el CCO, siguiendo las reglas de pre-autorización del sistema:
| Problema | Protocolo | Automatizable |
|---|---|---|
| Alumno no puede entrar a clase por morosidad | El sistema bloquea automáticamente. Se envía notificación de cobro. Si paga, se desbloquea automáticamente. | ✓ Sí |
| Grupo no alcanza mínimo de alumnos | El planificador evaluá fusión con otro grupo del mismo curso y sede compatible. Requiere aprobación del COO si implica cambio de sede. | ✗ Parcial |
| Instructor no disponible | El sistema sugiere instructores disponibles con la habilitación requerida. | ✓ Sí |
| Curso a demanda de empresa | Se genera cotización automatizada. Requiere aprobación de Gerencia. Una vez aprobado, se crea grupo ad-hoc. | ✗ Parcial |
| Choque de horario detectado | El sistema debe bloquear la asignación y alertar al planificador antes de confirmar. | ✓ Sí |
| Graduación retrasada | El sistema alerta cuando un grupo excede su fecha de fin. Se reprograma y se notifica a los alumnos. | ✓ Sí |
8. Conexiones con Otros Módulos
- Módulo de Gestión de Usuarios: Datos del alumno, estatus administrativo, expediente.
- Módulo de Coordinación de Ventas: Pedidos, inscripciones, planes de pago.
- Módulo de Gestión de Instructores: Disponibilidad, habilitaciones, evaluaciones.
- Módulo de Diseño: Currículo, programas de estudio, materiales didácticos.
- Módulo de Garantía de Calidad: Inspecciones, auditorías, indicadores de calidad.
- Módulo de Administración: Pagos, cobranzas, solvencia administrativa.
- Módulo de Comunicaciones: Notificaciones automatizadas a alumnos e instructores.
- Módulo de Coordinación de Sede: Disponibilidad de salones, infraestructura, reportes locales.
9. Indicadores Clave (KPIs)
- Tasa de ocupación de grupos: % de cupos llenados vs. cupos disponibles.
- Tasa de fusiones: Cantidad de grupos fusionados por mes (indicador de eficiencia en ventas).
- Tiempo promedio de resolución de tickets: Desde que el alumno reporta hasta que se cierra.
- Tasa de graduación a tiempo: % de grupos que se graduán en la fecha planificada.
- Choques de horario evitados: Cantidad de conflictos bloqueados automáticamente por el sistema.
