Generalidades:
Los actos de grados se realizarán al culminar los curso de TDC, DDV, curso teórico de PPA y TMA. Estos tendrán lugar en la ciudad de su respectiva sede, se financian bajo un paquete de pago dependiendo de la cantidad de estudiantes, ya estandarizados.
LOS ALUMNOS INSOLVENTES ADMINISTRATIVAMENTE O ACADEMICAMENTE NO PODRAN ASISTIR A EL EVENTO
1- Comunicado fecha de pago:
Antes de hacer publica la información a los alumnos sobre los detalles del evento se debe enviar un comunicado oficial de fecha de pago donde indiquen los días que se recibirán pagos (métodos de pago: Bolívares a tasa euro BCV, zelle y efectivo) en el comunicado no se mencionaran métodos de pago ya que esa información será dada en la coordinación de sede.
El coordinador debe recibir los pagos y verificar que los alumnos hagan su debido reporte de pago a no ser que su cancelación sea en efectivo que seria un único recibo de pago al finalizar la jornada de pagos. (todos los alumnos se deben anotar en el listado de acto de grado)
1.1- Tabla de gastos/ pedido en tienda:
La persona responsable de esta tarea es el encargado del evento desde CCO
Se debe crear una tabla de gastos en el formato de Excel con los ingresos y gastos del evento, posterior a ello se hace el pedido en tienda con la cantidad aproximada de alumnos a participar en el acto de grado (la confirmación de gastos de esta tabla debe tener la confirmación del gerente de administración).
2- Planificación inicial:
- 2.1-Auditorios: Búsqueda y reserva de auditorio, incluyendo: pódium, mesa de presidio, sillas, mesas pequeñas, un sistema de sonido e iluminación de calidad. (Responsable: Planificador y coordinador de sede)
- 2.2- Reserva de la iglesia: (Responsable: Planificador y coordinador de sede)
- Elaboración de un listado de protocolos. (alumnos de distintos grupos próximos a culminar) (Responsable: Planificador y coordinador de sede)
- 2.3- conferencia: Organización de una conferencia con sede para impartir información entre CIA y CCO. (Responsable: planificador de eventos en CCO)
- 2.4- Comunicado oficial: Elaboración de un comunicado oficial con fecha del acto, fecha de pago e información de la conferencia para la selección de voceros de grupo (uno por grupo), padrinos de grado, alumnos lectores en el acto y misa, y alumnos que presentarán el discurso de equipos de emergencia.(este comunicado debe ser enviado a los grupos de alumnos y al grupo del núcleo para mantener la misma información, posterior a eso el comunicado debe subirse a información estándar) (Responsable: planificador de eventos en CCO)
- 2.5- Creación de grupos de WhatsApp: de protocolo y planificación del acto con voceros de grupo ( planificador de eventos en CCO)
2.1- Auditorios:
Maracaibo:
- Salon en universidad Rafael Urdaneta
- Capacidad: 240 personas
- Incluye:
- Estacionamiento privado
- Seguridad
- Sonido
- Video beam
- El alquiler el por todo el día hasta las 4pm (recargan un monto extra por tiempo después de la hora)
- Mesa para el presidium
- Sillas
- Banderas VENEZUELA-ZULIA
- podium con logo de UNIVERSIDAD (se debe colocar el logo de IDEA)
- Costo: 600$ (si se hacen dos reservas el precio puede variar)
- CONTACTO :
- +58 414-1293901 / Sofia Annese URU
- NOTA: Se pueden dividir los grupos en 2 ya que el alquiler es todo el dia
Caracas:
- Auditorio 17 de abril ubicado en la base Aérea de la Carlota
- Capacidad: 430 personas
- Incluye:
- Estacionamiento privado
- Seguridad
- Sonido
- El alquiler es por todo el día
- Mesa para el presídium
- Sillas
- Banderas
- pódium
- El costo es una colaboración a el auditorio (bajo reserva previa) Se debe llevar un oficio y esperar confirmación. Pautar, fecha y cantidad de asistentes en el oficio
- Coordinar día de ensayo
- CONTACTO: +58 424-1827856 / SARGENTO CADENA
Barquisimeto:
San Cristóbal:
Margarita:
Valencia:
2.2- Reserva de iglesia:
Para la reserva de la iglesia se debe tomar en cuenta:
- Iglesia, hora y fecha
- La misa de grado debe ser un día antes del evento o 2 días antes como máximo
- Seleccionar, con la ayuda de los voceros de grupo, diferentes graduandos que participen en las lecturas y en las ofrendas.
- Compra de ofrendas: vino, hostias pequeñas, velón número 5 o 7 y canasta de ofrendas. se debe coordinar con tiempo en la iglesia una mesita vestida para colocar las ofrendas en la parte trasera de la iglesia. (cada iglesia tiene un orden distinto en la misa por lo que es importante hablar con anticipación en la iglesia sobre las actividades que se van a realizar así pueden decirnos que se debe anexar).
Para tener una idea mas clara de la logística y orden de la misa se anexa un cronograma genérico de como lo llevan las iglesias católicas
Contactos de iglesias:
Maracaibo
Caracas
Barquisimeto
San Cristóbal
Margarita
Valencia
2.3- Conferencia CIA/CCO:
Se debe pautar una conferencia inicial para poder comunicar toda la información asignada entre el CIA y el CCO mediante las salas de conferencias disponibles
- listado de alumnos inicial
- reservas
- alumnos protocolo (crear grupo de WhatsApp)
- compra de ofrendas
- orador (instructor de sede)
- decoradores
- el personal de CCO se debe conectar desde el correo de soporte
2.4- Comunicado oficial:
El comunicado oficial deberá ser enviado por parte de la persona responsable en CCO mediante los grupos de WhatsApp creados por planificación, este comunicado debe contener.
- fecha y hora: acto de grado y misa
- fecha de pago única (15 días antes del evento)
- fotos del auditorio e iglesia
- código de vestimenta
- hora y fecha de ensayo
- cantidad de invitados por evento
- información estándar donde se informa que aquellos alumnos insolventes administrativamente o académicamente no podrán asistir a el respectivo acto.
2.5- Conferencia con alumnos/Grupo de WhatsApp
Al momento de concretar la información en el comunicado anterior se deberá realizar una conferencia vía meet con los alumnos participantes para poder definir.
- voceros por grupo
- padrinos por grupo
Ya teniendo la información de los voceros de grupo, se creará un grupo vía WhatsApp en el que deben participar el jefe de instrucción, el coordinador de sede, el planificador de sede y los responsables del evento en CCO. Mediante ese grupo se solicitará cualquier información que requiera la opinión de los voceros y su aprobación
3- Planificación acto de grado:
- Designar un encargado de la Planificación (En CCO y otro en sede)
- Seleccionar Auditorio o teatro, confirmar fecha y hora del mismo (La persona responsable en cco debe anexar la copia o el original del alquiler del sitio en la carpeta de eventos)
- Solicitar un listado a los Graduandos con ambos nombres y apellidos
- Solicitar el nombre de los padrinos de cada grupo
- Notificar a graduandos encargados de dar discursos, solicitudes de inicio, fin de acto, quienes entregan las placas
- Notificar a los graduandos que deben llegar 30 minutos antes del acto
- Notificar a los padrinos y confirmar su asistencia
- Notificar a los padrinos que deben dar un discurso al recibir la placa
- Verificar a que grupo y curso corresponde cada graduando
- Verificar si sus nombres están escritos correctamente (Comparar con su expediente digital)
- Se debe enviar el diseño y texto de las placas al personal de Taller Creativo para que sean elaboradas con tiempo
- Se debe elegir un equipo de protocolo de la promoción próxima a graduación, a estas alumnas se les dará un certificado por colaboración en el equipo de protocolo
- Designar encargados de fotos y publicidad
- Descargar música para el acto
- Designar personal o instructores que estarán en el Presidio
- Designar líder de Presidio
- Notificar a los miembros del Presidio que deben asistir en Traje o Vestido de gala.
- Entrenar a los miembros del presidio como realizar correctamente la entrega de certificados
4- Protocolos de acto de grado:
Para el protocolo de los actos de grado se deben definir la cantidad según numero de graduandos y espacio de auditorio
Se deben de tener protocolos para:
- 2 protocolos de presidio (encargados de la firma de libro y cualquier requerimiento del presidio)
- 2 protocolos en escaleras laterales del presidio
- un protocolo en la parte central y laterales del auditorio
- 1 protocolo pendiente del sonido
- protocolos en cada puerta del auditorio para recibimiento de pases
-Al inicio del acto de grado:
- protocolos de presidio en entrada principal junto con stand de fotos
- protocolos de pasillos con togas birretes y mesa de refrigerios si aplica
- protocolo de sonido pendiente de 360 y música de 360
-Al ingreso de los invitados:
- Los protocolos de pasillo suben para indicar a los familiares donde no sentarse quedando los de escaleras laterales encargados del área de togas y birretes
- el protocolo de sonido debe estar pendiente de mantener una música suave mientras los familiares están en espera de los graduandos
– Entrada de graduandos y personal de presidio:
-Entrada de graduandos y personal de presidio:
- minutos antes de dar inicio a la entrada de alumnos ya todos los protocolos deben estar posicionados en sus puestos indicados
- el encargado del evento organiza a los alumnos para su entrada
- el orador con su radio debe estar al tanto de cuando se tome el inicio del evento
-Durante el evento:
- Los protocolos que se encuentren en medio del auditorio en momentos donde se encuentren cansados deberán hacer cambio de lugar con los protocolos de atrás
- debe quedar el protocolo de puerta pendiente de si algún familiar desea salir
- si un bebé esta llorando, los protocolos de presidio deben ir sutilmente y pedir que se retiren hasta que el bebe se calme
- el protocolo de sonido debe estar pendiente de mantener la música ligeramente fuerte estando pendiente de los cambios que surjan en la atmosfera del evento
-Al finalizar el evento:
- los protocolos de presidio deben estar en la zona de stand de fotos y 360 para verificar el espacio
- los protocolo de pasillo deben apoyar en retirar a las familias organizadamente
- los protocolos de sonido y escaleras deben estar pendientes de retirar de manera organizada las togas y birretes entregadas a los alumnos (contabilizar y entregar en cajas)
A los protocolos que apoyaron en el evento se les debe hacer entrega de sus certificados de reconocimiento
6- Fotos y publicidad:
Para la publicidad debe haber una previa coordinación con el departamento de diseño para definir si se va a enviar un personal de publicidad de CCO o se hará responsable el publicista fijo de sede
- Dar indicación a diseño de: cantidad de alumnos, fecha, hora, código de vestimenta
El paquete previo cuenta con solo 6 fotos digitales para los alumnos:
– foto recibiendo medalla, foto recibiendo certificado, foto firmando libro de acta, foto con certificado en mano, foto personal en stand de fotos, foto familiar en stand de fotos.
las fotos extras como mejores promedios entrega de placas y fotos de presidio entran dentro del paquete por lo que se debe tener en cuenta
