Referencia: DG-IT-ERP-011 | Version: 1.0 | Fecha: Junio 2026
✅ Regla Universal de Archivologia
Cada area de trabajo tiene su propio instructivo de Archivologia.
Cada oficina, cada sede, cada departamento tiene un instructivo que describe que documentos maneja, donde los guarda, como los organiza y quien es responsable. No hay excepciones.
Ademas, cada tipo de documento, cada listado y cada expediente tiene su propio instructivo que explica como se crea, se gestiona y se archiva.
Los 4 Tipos de Instructivos de Archivologia
Toda la documentacion del Modulo de Archivologia se organiza en 4 grandes grupos de instructivos. Cada grupo responde a una pregunta diferente:
| # | Tipo | Pregunta que responde | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| 1 | Por Area de Trabajo | ¿Que documentos maneja esta oficina y donde los guarda? | «Archivologia de CCO/Administracion», «Archivologia de Sede CIA» |
| 2 | Por Documento | ¿Como se genera, aprueba y archiva este tipo de documento? | «Archivologia de Minutas», «Archivologia de Certificaciones de Pago» |
| 3 | Por Listado / Registro | ¿Que contiene este listado, quien lo mantiene y como se filtra? | «Listado maestro de estudiantes», «Registro de pagos de materias» |
| 4 | Por Expediente | ¿Que documentos contiene este expediente, como se abre y como se cierra? | «Expediente de usuario (333)», «Expediente de linea de vuelo» |
Tipo 1 — Instructivos por Area de Trabajo
📍 Que es un instructivo por area
Cada oficina o sede de IDEA tiene un instructivo que describe:
- Los archivadores fisicos que tiene (con codigos N100, N101, etc.)
- Las carpetas dentro de cada archivador y su contenido
- Los documentos digitales que maneja y donde se almacenan
- El responsable de la archivologia de esa area
Formato del nombre: Archivologia de [Area/Sede]
Ejemplos de instructivos existentes:
- Archivologia de CCO/Administracion
- Archivologia de CCO/Ventas
- Archivologia de CCO/Oficina Central (102)
- Archivologia de Sede CIA (N101)
- Archivologia de Sede de Operaciones de Vuelo
- Archivologia de Aerotienda
- Archivologia de IDEA Nautica
- Archivologia de Bistro
- Archivologia de Cursos Especiales
Tipo 2 — Instructivos por Documento
📄 Que es un instructivo por documento
Cada tipo de documento que IDEA maneja tiene su propio instructivo que describe:
- Como se genera el documento (quien lo crea, desde donde)
- Como se llena (campos obligatorios, formato)
- Quien lo aprueba (circuito de firmas)
- Donde se archiva (digital y/o fisico)
- Cuanto tiempo se retiene y cuando se destruye
Formato del nombre: Gestion de documentos → [Nombre del documento] o Archivologia de [Documento]
Ejemplos:
- Gestion de documentos → Certificacion de solvencia (320.1-R1)
- Gestion de documentos → Listado de certificaciones de pago (320)
- Contratos
- Convenio de mantenimiento de CIA con OMA
- Reglas para generacion de constancias
- Libros de Certificado de curso (344)
Tipo 3 — Instructivos por Listado / Registro
📊 Que es un instructivo por listado
Cada listado maestro o registro importante tiene un instructivo que describe:
- Que contiene (campos, columnas, datos)
- Quien lo mantiene (responsable de actualizar)
- Como se filtra (vistas, busquedas)
- Donde vive (Supabase, Airtable legacy, etc.)
Ejemplos:
- 00.21 — Listado maestro de estudiantes
- 483 — Registro de pagos de materias
- 486 — Registro de insolventes
- 496 — Control de asignacion mensual
- 20.000 — Control y reporte de bancos y cajas
- Inventario GV
Tipo 4 — Instructivos por Expediente
📁 Que es un instructivo por expediente
Cada tipo de expediente tiene un instructivo que describe:
- Que documentos contiene (checklist de contenido)
- Como se abre (cuando se crea un expediente nuevo)
- Como se mantiene (que se agrega, quien lo actualiza)
- Como se cierra (cuando se considera completo o inactivo)
- Donde se guarda (archivador fisico + ubicacion digital)
Ejemplos:
- Expedientes de usuario (333)
- Expediente Empleado de CIA (336)
- Expediente de Linea de vuelo
- Expediente de servicio activado
- Expediente INAC de sede CIA
- Expediente de gestion de materia (5500)
- 1015-N — Expediente de Gestion de Area de trabajo
Donde encontrar cada tipo
| Tipo de Instructivo | Categoria en el sidebar | Etiqueta de busqueda |
|---|---|---|
| Por Area de Trabajo | 03. Archivadores y Almacenamiento | Archivador |
| Por Documento | 02. Gestion de Documentos | Documentos |
| Por Listado / Registro | 05. Listados | Documentos |
| Por Expediente | 04. Expedientes | Expediente |
📚 Articulos relacionados
- Instructivo Maestro de Archivologia — El documento central del modulo.
- Que es Archivologia — Introduccion al Modulo — Conceptos basicos.
- Mapa de Archivadores Fisicos de IDEA — Indice de archivadores por sede.
- Directorio de Expedientes de IDEA — Indice de todos los tipos de expediente.
- Tipos de Documento de IDEA — Taxonomia documental.
Modulo de Archivologia | Centro de Soporte IDEA | Junio 2026
