Descripción General del Sistema
Este sistema de gestión educativa y operativa está diseñado para integrar los diferentes procesos institucionales, permitiendo una administración eficiente y trazable desde la planificación estratégica hasta la ejecución de servicios. Con herramientas que abarcan desde la gestión de publicidad hasta el control de calidad y soporte documental, el sistema asegura una operación fluida, adaptable y alineada con los objetivos institucionales.
Estructura del sistema
- Base de almacenamiento
- Se basa en Airtable para el almacenamiento de data
- La información está estructurada en tablas conectadas entre sí.
- Todo se gestiona de forma centralizada y ordenada.
- Interfaz de trabajo
- Utiliza Soft como interfaz principal. Plataforma para trabajar con los datos.
- Permite ver, editar y gestionar la información fácilmente.
- Automatizaciones
- Airtable: automatiza tareas básicas dentro del sistema.
- Relay: conecta con Gmail y Google Drive; crea carpetas y envía correos automáticamente.
- ThePdfmaker: genera archivos PDF a partir de los datos.
- Gestión de datos
- Las tablas están relacionadas entre sí, lo que permite navegar y conectar información fácilmente.
- Los datos se actualizan automáticamente para mantenerlos sincronizados y consistentes.
Tablas de Servicios y Productos
- 995 – Normas de diseño: Define las reglas de Preplanificación de grupos en la cantidad de salones que se tengan en las diversas sede, conviviendo con la planificación de otros servicios, considerando instructores, demanda del servicio, y rentabilidad.
- 996-categorias de servicios Categoría de servicio de CIA: Campo principal que identifica la categoría, nombre o título de la categoría de servicio. Indica el estado actual de la categoría (Opciones: Activo, Inactivo, En diseño).
- 997-Subcategorias de servicios y diseñadores: Campo principal que identifica la subcategoría, nombre o título de la subcategoría de servicio junto al responsable en este caso el nombre del diseñador del mismo.
- 998-Catalogo Basico de Productos: Este campo identifica el producto, incluye características básicas y sin variaciones.
- 999-Catálogo con variaciones de productos: Información del catálogo de variaciones de productos. se encuentran en este campo.
- 1000 – Lista de servicios activados: Gestiona todo el proceso que conlleva el servicio activo, desde el status, fechas de inicio, culminacion, periodos que ocupa, eventos, planificacion etc.
- 1001 – Lista de ofertas activas: Este campo incluye las ofertas activas con su descuento y esquemas del servicio a ofrecer.
172 – Información estándar
- Gestión Estratégica: Controla la planificación y gestión de la información institucional, asegurando la clasificación, almacenamiento y distribución de documentos críticos. Establece protocolos para manejar información pública y privada, garantizando transparencia y confidencialidad.
- Control Administrativo: Gestiona el flujo de documentación institucional, coordinando la distribución de reportes, comunicados, actas y trámites entre departamentos y sedes. Mantiene un registro organizado de todas las comunicaciones y documentos oficiales.
- Planificación Temporal: Organiza la generación y actualización de documentos según los ciclos institucionales. Establece cronogramas para revisar y actualizar información estándar, asegurando su vigencia y relevancia.
- Sistema de Control y Seguimiento: Monitorea el estado y uso de la información institucional, asegurando el cumplimiento de los protocolos de documentación. Facilita el seguimiento de trámites y procesos, permitiendo la trazabilidad de la información y la evaluación de su efectividad.
