Descripción General.
El sistema de expediente digital 3.0 de Adobe Acrobat, es un software que te permite visualizar, llenar el formulario, firmar e imprimir PDF; Dicho PDF llega a nuestro correo de soporte para ser aprobado por el coordinador / planifcador de sede verificando que cumpla con cada Items requerido, de lo contrario debe ser reprobado dejando una nota del por qué fue reprobado.
Aprobación de Expediente.
La aprobación de los expedientes debe realizarse a través de la plataforma ADOBE ACROBAT(Usuario y clave en Lastpass de soporte), una vez ingrese a la plataforma deberá seguir los siguientes pasos.
NOTA: El proceso de aprobación de expediente se realiza los días Lunes por la encargada Marioscar Lizcano
- Ubiacar el grupo que auditara a traves del formulario 6000, teniendo como lista de chequeo y correo electrónico para ubicar el correo correctamente.
- Ingresar a la plataforma ADOBE ACROBAT sección de documentos.
2. Luego de ingresa a documentos colocar «TODOS» (Visualizara todas las entradas) Solo aplicamos a los formatos 261.
3. Puede utilizar la barra de filtros para ubicar con mas exactitud fecha que este buscando.
4. Ubicar por nombre cada expediente, hacer clic en el nombre y corroborar en el lateral derecho el correo .
Colocar «Ver y aprobar»
5. Si dicho expediente cumple con todos los requisitos solicitados, aprobar, de lo contrario deberá rechazar y adjuntar nota de motivo de rechazo (faltante de documentación, imagenes no se ven bien, etc).
6. Para rechazar debe colocar las opciones y hacer clic en rechazar la aprobación.
Al indicar motivo por el cual no se aprueba el expediente le llegara la notificación automaticamente al Intructor u Alumno.
Archivo y resguardo expediente (Digital/Fisico)
Ubicación: DRIVE PLANIFICACIÓN CIA – 10. Planificación – CCO-30-11-002-Gestión de Servicios – 1.Cursos regulares (ubica sede que corresponda ) y agrega expediente donde correponda ya sea grupo de estudiante activo/inactivo he instructores.
Ubicar el expediente en el correo electronico de soporte: Filtrar por el correo electrònico. 👉🏻Bandeja de entrada👈🏻
Planificador: Debe verificar que cumpla con todos los recaudos solicitados y, si esta correcto descargar el archivo PDF 👇🏻
Verificar que tenga los recaudos obligatorios:
- Foto tipo Carnet
- Documento de identidad: Foto nitida y del representante legal (menor de edad)
- Autorización del representante para estudiar el curso en caso de ser menor de edad (Descarga aquí) (A estudiantes menores de edad el curso básico le incluye un curso recurrente al cumplir 18 años)
- Copia de título de Bachiller, carta de culminación de estudio, o constancia de estudio de bachillerato
- Exámenes médicos aeronáutico
- NOTA: En caso de no tener la evaluación médica al momento de realizar el expediente se aprobará y posteriormente cuando el alumno obtenga la evaluación deberá entregar una copia al coordinador para que este lo anexe a su carpeta de expediente (en caso de hacerse la evaluación medica en otro CMA)(física y digital).
- El plazo de aprobación de expedientes digitales sin evaluación medica tendrá fecha de entrega hasta la semana 5 posterior al inicio de clases.
En caso de que no se visualice corroborar correo electrònico, si no se encuentra el alumno tendra insololvencia academica.
Una vez descargado el Archivo PDF agregar a la carpeta del Drive del correo de (ideaplanificacion7@gmail.com) segùn corresponda sede y Grupo. 👇🏻
- Agregar y actualizar estatus de planilla 836 (auditoria de expeidente de grupo) , debe llenar en la totalidad las columnas que corresponda por cada alumno.
- Archivo fisico:
- Al culminar cada grupo de cada sede debe enviar los expedientes de los alumnos al centro de operaciones en Barquisimeto (CCO).
- Se debe enviar vía ZOOM embalados ordenados alfabéticamente
