4.099.2 – Procedimiento de generación de Certificaciones de Línea de Vuelo

Objetivo

Establecer los pasos estandarizados para el registro, generación, firma, control y entrega del Certificado Final de 40 Horas de Vuelo y del Certificado de Vuelo Solo, garantizando el cumplimiento de la normativa RAV y la trazabilidad documental mediante el uso de los sistemas designados.

Alcance

Aplica a todo el personal involucrado en el proceso de certificación de alumnos pilotos privados de avión que hayan completado los requisitos de entrenamiento.

Responsabilidades

• Planificación de Vuelo (DRIVE): Registrar los datos del alumno en el 344.2-R0 Listado maestro de Certificaciones de Vuelo (Excel)
• Administración: Verificar la cancelación total de los servicios.
• Gestión de Calidad: Verificar la integridad del expediente y el contenido del certificado. Colocar sello institucional y firmar.
• Planificador de Vuelo / Instructor: Firmar certificados y definir fecha para Vuelo Solo.
• Gerente de Gestión de Vuelos: Firmar el Certificado Final.
• Director General: Firmar el Certificado Final.

Procedimiento

Certificación Final de horas de vuelo de Piloto Privado de Avión, Comercial e Instrumental

Registro Inicial y Generación del Documento Base

4.099-Procedimiento de generación de Certificaciones de graduación

Ver instructivo

Flujo de Verificación, Firmas y Control

1. Verificación Administrativa: El certificado generado se envía a Administración, donde se confirma que el estudiante ha cancelado la totalidad de los costos del programa. Sin este visto bueno, el proceso se detiene.
2. Revisión de Calidad: El certificado y el expediente físico pasan a Gestión de Calidad. Esta área debe:
   • Verificar que toda la documentación de línea de vuelo esté completa y sea conforme.
   • Cotejar que los datos en el certificado coincidan con los del expediente y el registro en Excel.
   • Colocar el sello oficial de la institución en el certificado físico.
   • Firmar el certificado.
3. Aprobaciones Operativas y Ejecutivas: El certificado es firmado secuencialmente por:
   • El Planificador de Vuelos.
   • El Gerente de Gestión de Vuelos.
   • El Director General de la empresa.

Plazo de Procesamiento

El proceso completo, desde el registro en Excel hasta la firma final, debe completarse en un máximo de cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente a la finalización de las horas de vuelo.

• Excepción: En casos especiales justificados por responsabilidad de la empresa, se priorizará la emisión antes del plazo, previa autorización de la Dirección.

Certificado de Vuelo Solo

Autorización y Confirmación del Vuelo Solo

1. El Instructor de Vuelo es la única autoridad para determinar cuándo el alumno está preparado para realizar su Vuelo Solo, basándose en criterios de competencia y seguridad.
2. Una vez tomada la decisión, el instructor notifica formalmente al Planificador de Vuelo, quien coordina la fecha y hora exacta para la realización del vuelo.

Registro y Generación del Certificado (Post-Vuelo)

1. Confirmación y Registro: Solo después de que el Instructor confirme que el estudiante ha realizado exitosamente el Vuelo Solo, el personal de Planificación de Vuelo procede a:
   • Registrar todos los datos del vuelo en la tabla de Excel correspondiente
2. Generación del Certificado: Con la confirmación registrada, se procede a generar el Certificado Conmemorativo de Vuelo Solo, debe ser firmado por:
   • El Instructor que autorizó y supervisó el entrenamiento previo.
   • El Planificador de Vuelo.

Entrega Inmediata y Registro Físico

1. Entrega el Día del Bautizo: La entrega del certificado al estudiante debe coordinarse para realizarse el mismo día de su bautizo, como acto conmemorativo.
2. Registro en Libro de Ceremonia: Paralelamente a la entrega, se debe completar el registro en el «Libro de Ceremonia de Vuelo Solo», el cual debe contener:
   • Fecha del vuelo.
   • Nombre completo y cédula del estudiante.
   • Nombre del instructor.
   • Matrícula del avión utilizado.
   • Firma del estudiante y del instructor.

Proceso Común de Finalización, Entrega y Archivo

1. Escaneo y Archivo Digital: Cualquier certificado emitido debe ser escaneado. La copia digital se anexa al expediente digital del alumno y la copia impresa al expediente físico.
2. Preparación para Entrega: El original físico se coloca en un sobre blanco identificado con nombre, apellido y cédula del estudiante.
3. Entrega: Se hace entrega formal del sobre al estudiante.
4. Actualización del Registro Maestro: Finalmente, y como paso de cierre, el personal de Planificación de Vuelo debe actualizar el Listado Maestro de Certificaciones, marcando el certificado como «Emitido» y «Entregado», completando cualquier campo faltante (fecha de entrega, responsable de la entrega). Este listado es la base de datos maestra para auditoría.

Importante

Los certificados de vuelo solo deben imprimirse en cartulina opalina, y usar porta certificado color Vinotinto, mientras que las certificaciones de horas de vuelo se imprimen en hoja blanca.