⭐ Instructivo Maestro de Gestión de Usuarios

Version: 3.0 | Fecha: 02 de junio de 2026
Nucleo: 1 – Usuarios y Perfiles
Categoria WordPress: Modulo de Gestion de Usuarios

1. Como encontrar todo sobre Usuarios

La gestion de usuarios no vive en una sola etiqueta. El contenido esta distribuido en un ecosistema de etiquetas especializadas, cada una agrupando un aspecto diferente:

Mapa de Etiquetas

Estructura de la documentacion

Arquitectura Global de Datos (los 8 Nucleos)
    |
    +-- ESTE DOCUMENTO (Instructivo Maestro de Usuarios)
            |
            +-- Modulo de Gestion de Usuarios (frontend)
            +-- Nucleo 1 en Supabase (tablas SQL)
            +-- Etiqueta: Gestion de usuarios (core, roles, permisos)
            +-- Etiqueta: Soporte al usuario (tickets, atencion)
            +-- Etiqueta: Expediente (expedientes por tipo)
            +-- Etiqueta: Instructor (rol de instructor)

Capitulos del Modulo

2. Generalidades – Que es el Sistema de Usuarios?

Concepto de Usuario

Se define como la identidad digital unica de toda persona (natural o juridica) que interactua con el Ecosistema IDEA. Este registro trasciende el cargo o la relacion comercial, permitiendo que un individuo sea reconocido de forma consistente en el sistema, ya sea como aspirante (CIA/CC), empleado, instructor, proveedor, empresa o cliente de retail.

La identidad es el nucleo sobre el cual se activan o desactivan los roles y privilegios operativos.

Experiencia de usuario

Estos principios son normas obligatorias de diseno. Cada pantalla del sistema debe validarse contra esta lista antes de publicarse. Se desarrollaran en detalle en instructivos especificos de UX dentro de la categoria correspondiente.

Secciones del Sistema

El Modulo de Gestion de Usuarios es, por si solo, un sistema completo. Para organizarlo, se divide en Secciones: cada seccion es un sub-modulo que agrupa las funciones, pantallas y datos que un usuario ve segun su relacion con IDEA.

Una misma cuenta de usuario puede tener acceso a multiples secciones simultaneamente. Un alumno de CIA que tambien compra en Aerotienda y come en el Bistro vera las tres secciones en su perfil.

Cada seccion se desarrolla en profundidad en los capitulos de este modulo y en sus instructivos correspondientes. A continuacion, las funciones transversales que el sistema integra:

Inteligencia Artificial integrada (Vertex AI)

Nivel 1: IA para el Usuario (Asistente del alumno/cliente)

Nivel 2: IA para el Personal (Asistente operativo)

Arquitectura tecnica

Los instructivos detallados sobre configuracion de agentes IA, prompts, funciones disponibles y limites operativos se desarrollaran en una categoria dedicada.

Caracteristicas de diseño

Alertas de Vigencia

• Seguimiento automatico de fechas de vencimiento de documentos criticos (Certificados Medicos INAC, licencias, cedulas, pasaportes). Las alertas se disparan a traves de multiples canales simultaneos:

  • Notificaciones en el sistema (bandeja interna del ERP)
  • WhatsApp (mensajes automatizados via integracion con Tellbid/API)
  • SMS (mensajes de texto al numero registrado)
  • Correo electronico (email automatizado al usuario)

  El objetivo es que ningun vencimiento pase desapercibido, sin importar el canal que el usuario revise con mayor frecuencia. La tabla completa de disparadores, acciones y canales esta en: Alertas y Notificaciones del Sistema (Capitulo 02).

Interconectividad Documental

• Cada usuario tiene un expediente digital completo que centraliza todos sus documentos, soportes, certificados, examenes y registros en un solo lugar. Este expediente se conecta con el Modulo de Archivologia (donde se define como se almacenan y organizan los archivos) y se accede directamente desde el perfil del usuario. Existen expedientes diferenciados por tipo de usuario: alumno CIA, instructor, empleado, linea de vuelo. El detalle esta en: Expedientes, Fichas y Examenes del Usuario (Capitulo 06).

Historial de Pedidos y Multi-Compromiso Financiero

• Registro completo de todas las transacciones del usuario. La arquitectura esta disenada con estandares bancarios (similar a plataformas de credito como Cashea) para manejar multiples compras simultaneas en cuotas.

  • Independencia de Deudas: Si un alumno compra un curso en 12 cuotas y a la vez un equipo de vuelo en 6 cuotas, el sistema crea dos compromisos financieros independientes bajo una misma identidad.
  • Evaluacion de Riesgo: El sistema consolida los pagos y calcula la morosidad por separado, pero aplica el estatus de «Suspendido» a la Identidad Maestra si cualquiera de los compromisos cae en mora grave.

  Cada pedido queda vinculado permanentemente al perfil, permitiendo consultar el historico y proyectar el flujo de caja futuro desde una sola vista. El detalle completo esta en: Historial Financiero, Cuotas y Compromisos (Capitulo 05).

Fidelidad, Relaciones y Gamificacion

• Historial de Relaciones: Registro cualitativo permanente de la relacion del usuario con IDEA (Lista Blanca, Lista Negra, Notas de Relacion, sanciones acumuladas).
• Programa de Fidelidad: Sistema de puntos, niveles (Cadete → Copiloto → Capitan → Comandante), insignias y recompensas tangibles.

El detalle completo esta en: Fidelidad, Relaciones y Gamificacion del Usuario (Capitulo 08).

Conexion con planificación de CIA (Nucleo 4.1):

El usuario accede directamente desde su perfil a:

• Sus notas y calificaciones por materia
• Su planificacion de clases y cronograma
• Sus certificados emitidos y por emitir
• Su historial de vuelos y horas acumuladas
• Su plataforma e-Learning (cursos online, materiales, evaluaciones)
• Su Expediente Digital (requisito INAC): scans de identidad, examenes, contratos y soportes legales, vinculado al Modulo de Archivologia

Detalle completo en Instructivo maestro de modulo de planificación de CIA

Conexion con el Modulo de Gestion de Instructores

• Modulo transversal que gestiona la vida operativa del instructor dentro de IDEA. Aunque es un modulo aparte, se alimenta directamente del perfil del usuario y sus roles. Impacta a multiples niveles:

  • Instructores: Su carga academica, certificaciones, evaluaciones, disponibilidad
  • Coordinadores: Asignacion de instructores a grupos, supervision de desempeno
  • Planificacion CIA: Cronogramas, distribucion de recursos, aperturas ante INAC
  • Gestion de Vuelo: Asignacion de rutas, bitacoras, chequeos de competencia
  • Administracion y Gerencia: Reportes, indicadores, nomina de instructores

  Ver: Instructivo Maestro de Gestion de Instructores.

Tareas, Objetivos y Calendario

• Cada usuario tiene asignadas tareas que provienen de multiples fuentes y se consolidan en su perfil:

  • Ficha de trabajo: Tareas operativas asignadas por el sistema segun el rol y departamento del usuario
  • Objetivos: Metas asignadas por un superior o un companero de trabajo, con fecha limite y seguimiento
  • Trabajo generado por otros modulos: Tickets de soporte, ordenes de reparacion (OMA), pedidos por despachar (Aerotienda), vuelos por asignar
  • Calendario y pendientes: Eventos, vencimientos, reuniones y recordatorios que generan tareas automaticas

• Ver instructivo maestro modulo de gestión de trabajo

Trazabilidad de Estatus

• Control sobre la vigencia operativa del individuo (Activo, Inactivo, Suspendido), garantizando que su historial permanezca blindado aunque su acceso sea restringido.
• Sistema de Sanciones Administrativas: Registro formal de infracciones vinculadas a los Terminos y Condiciones de cada servicio. Aplica a todos los tipos de usuario (alumnos, empleados, clientes del Bistro, Base Nautica, etc.):

  • No-Show: Si un alumno no se presenta a un vuelo programado o llega tarde, pierde el vuelo y se le registra la infraccion. Acumular no-shows puede generar suspension automatica.
  • Danos a instalaciones: Danos en la Casa de Pilotos, hospedaje u otras instalaciones generan un cargo automatico a la cuenta del usuario y una nota de sancion.
  • Incumplimiento de normas: Violaciones al reglamento interno (disciplina, seguridad, convivencia) quedan registradas como sanciones progresivas.
  • Sanciones al personal: Aplica igualmente a empleados: llegadas tarde, faltas injustificadas, incumplimientos operativos.

  Cada sancion queda vinculada al Historial de Relaciones del usuario y puede escalar automaticamente al estatus de Suspendido si se acumulan.

Sistema de Suscripcion

• Modelo de membresia recurrente que permite al usuario acceder a servicios continuos mediante un pago periodico:

  • Suscripciones academicas: Pago mensual/trimestral por acceso a cursos, plataforma e-Learning, materiales.
  • Suscripciones de servicios: Acceso recurrente a instalaciones (Base Nautica, gimnasio, hospedaje), servicios del Bistro, o paquetes de productos de Aerotienda.
  • Renovacion automatica: El sistema cobra automaticamente y renueva el acceso. Si falla el pago, aplica la logica de suspension.

  Las suscripciones activas se muestran en el perfil del usuario junto con sus compromisos financieros (cuotas) y su historial de sanciones, dando una vision 360 del estado de la relacion.

• Vinculación al modulo de administración

3. Arquitectura de Identidad, Roles y Accesos

Para garantizar la seguridad, la trazabilidad historica y la escalabilidad, el sistema separa la informacion en tres capas independientes y maleables.

3.1 Capa 1 – Identidad y Estatus (El «Quien» y «Como»)

3.1.1 Estatus Operativo

3.2 Capa 2 – Roles Principales (El «Que hace»)

Una identidad puede tener uno o multiples roles asignados simultaneamente:

3.2.1 Roles de Cliente

3.2.2 Roles Academicos / Tecnicos

3.2.3 Roles Operativos

3.2.4 Roles Administrativos

3.3 Capa 3 – Privilegios Maleables (El «Que puede tocar»)

Los privilegios son llaves especificas que se activan o desactivan dentro de cada Rol:

3.3.1 Privilegios de Accion (CRUD)

3.3.2 Privilegios Especiales

Nota de Seguridad: Todas las acciones ejecutadas bajo estos roles y privilegios quedan registradas en un Log de Auditoria inalterable, vinculando siempre la Identidad de la persona con la accion realizada.

3.4 Interaccion Dinamica de las Capas

Las tres capas no operan de forma aislada, sino que interactuan como un embudo de permisos cada vez que un usuario ingresa al sistema:

1. Validacion de Capa 1 (Quien es y su Estatus): El sistema primero verifica que la persona exista y su estatus sea Activo. Si esta suspendida, se le bloquea el acceso a todos sus roles excepto soporte y pagos.
2. Activacion de Capa 2 (Que sombreros tiene puestos): Si la persona esta activa, el sistema le muestra solo las herramientas correspondientes a sus roles. Si es Instructor y a la vez Alumno, vera tanto el portal de ensenanza como el de aprendizaje, todo bajo su misma y unica identidad.
3. Filtrado por Capa 3 (Que puede hacer hoy): Dentro de sus roles, el sistema revisa sus privilegios especificos. Un Vendedor puede ver pedidos, pero solo alguien con la llave de «Conciliacion» podra aprobar un pago bancario.

En lugar de crear «nuevos usuarios» cuando alguien cambia de cargo, simplemente se le cambian las llaves (roles y privilegios) asociadas a su identidad maestra.

3.4.1 Como se configura esto por dentro?

Al igual que en sistemas como WordPress (usando plugins como MemberPress), toda esta arquitectura se gestiona a traves de una interfaz visual administrativa. El administrador no toca codigo, sino que entra al perfil del usuario y mediante un panel de control «enciende o apaga» interruptores: asigna membresias/roles y otorga privilegios especificos marcando casillas.

3.5 Automatizacion de Roles

Los roles no se asignan solo manualmente. El sistema activa roles automaticamente segun las acciones del usuario:

Conexion con Nucleo 2 (Catalogo): Cuando un alumno compra un servicio activado (ej. «Piloto Privado – Grupo Enero 2026»), el sistema automaticamente lo vincula al grupo, al horario, a la sede y al instructor correspondiente. Toda esta logica se detalla en los instructivos del Capitulo 04: Automatizacion de Roles dentro de este modulo.

4. Conexion con la Arquitectura de Base de Datos (Nucleo 1)

Este instructivo es la fuente de la verdad humana del Nucleo 1. La implementacion tecnica vive en Supabase:

4.1 Referencia arquitectonica

4.2 Diagrama de relaciones

                    +---------------------+
                    |   public.profiles   |  <-- Tabla Maestra (Nucleo 1)
                    |  (Cedula/RIF = PK)  |
                    +---------+-----------+
                              |
          +-------------------+-------------------+
          |                   |                   |
  +-------v--------+ +-------v--------+ +-------v--------+
  |  metadata_     | |  expedientes_  | |  historial_    |
  |  instructores  | |  inac          | |  academico     |
  |  (tallas,      | |  (docs INAC,   | |  (notas,       |
  |   licencias)   | |   certificados)| |   vuelos,      |
  +----------------+ +----------------+ |   materias)    |
                                        +----------------+

4.3 Regla «Celula Madre»

La tabla public.profiles es la Celula Madre del ERP. Ninguna tabla en ningun otro Nucleo puede referenciar a una persona sin que esa persona exista primero en profiles. Si cambias un dato aqui, se refleja automaticamente en OMA, CIA, Administracion y todas las divisiones.

5. Transicion Airtable a Supabase

5.1 Sistema heredado (Derogado)

El sistema actual opera sobre las siguientes tablas que seran absorbidas:

Nota sobre Migracion Financiera: La transicion del historial de pagos (WooCommerce y tabla 1500) es el proceso mas critico. Se realizara mediante un ETL (Extract, Transform, Load) meticuloso. Primero se hara en un entorno de pruebas cerrado («sandbox») para asegurar que no ocurran catastrofes antes de pasarlo al ecosistema real. El detalle completo estara en el Capitulo 09: Migracion y ETL.

5.2 Flujo de integridad de datos en Supabase

1. Identidad: Registro o reconocimiento del individuo (Cedula/RIF como llave unica)
2. Expansion: El sistema activa las tablas relacionadas segun el rol (Academia, OMA, Ventas)
3. Documentacion: Los soportes se integran en el Modulo de Archivologia vinculado al ID de Supabase
4. Activacion de Servicios: El flujo Pedido → Reporte → Confirmacion activa los permisos en todas las tablas derivadas de forma instantanea

6. Matriz de Seguridad del Nucleo 1

Extraida de la Arquitectura Global de Datos, Seccion 4:

Dentro del Nucleo 1, el RLS (Row Level Security) garantiza que cada usuario solo ve y edita su propia informacion, excepto los roles con acceso administrativo. Detalle completo en Capitulo 10: Seguridad y Auditoria.

7. Instructivos Relacionados

Los instructivos relacionados con usuarios estan organizados por etiquetas especializadas. Cada uno con su enlace directo de referencia.

7.1 Core del sistema

7.2 Expedientes y fichas

7.3 Soporte al usuario

7.4 Academico (vinculados al usuario)

7.5 Comunicaciones, IA y Fidelidad

8. Proximos Pasos

• Completar el Capitulo 04: Instructivos de automatizacion de roles (flujos compra a alumno)
• Completar el Capitulo 05: Detalle del sistema de multi-compromiso financiero
• Completar el Capitulo 09: Plan de migracion ETL (Airtable + WooCommerce a Supabase)
• Disenar el SQL schema del Nucleo 1 en Supabase (public.profiles y satelites)
• Clasificar los articulos de expedientes y academicos en sus capitulos (06 y 07)
• Disenar la interfaz del Modulo de Gestion de Usuarios en el frontend

Version 3.0 – Reescritura integral con estructura de capitulos, automatizacion de roles, multi-compromiso financiero y roles actualizados desde Airtable.