1. Generalidades
Los grupos de WhatsApp para los cursos especiales son creados y gestionados por el departamento de diseño quienes antes de abrir el grupo, deben contar como mínimo con lo siguiente:
- Nombre del grupo: Se nombrara con la nomenclatura que identifica al grupo
- Imagen de perfil: Se debe usar el logo de IDEA
- Lista de contactos: Se obtiene de la 1500 (airtable)
2. Como se crea el grupo
- Abre WhatsApp y toca el icono de «Nuevo chat» > «Nuevo grupo».
- Añade al menos los integrantes 1500 (airtable) del grupo correspondiente
- Asigna el Nombre y la Imagen definidos anteriormente.
- Haz clic en el check de Crear.
3. Configuración de Control (Paso Crítico)
Para evitar que el grupo se convierta en un chat de conversación informal y mantenerlo como un canal de reportes y notificaciones, sigue estos pasos:
- Restringir mensajes: Entra a Ajustes del grupo > Enviar mensajes > Selecciona «Solo administradores».Nota: Esto convierte el grupo en un canal de difusión unidireccional, ideal para anuncios oficiales.
- Editar ajustes del grupo: Entra a Ajustes del grupo > Editar ajustes del grupo > Selecciona «Solo administradores». Esto evita que los estudiantes cambien el nombre o la imagen del grupo.
- Añadir descripción: En la información del grupo, redacta una breve normativa.
Ejemplo:
- Turno: LMV (Lunes, Miércoles y Viernes)
- Horario: AB Alfa-Bravo (8:00am a 12:00pm)
- Si desea aclarar alguna duda por favor comunicarse de manera privada a través del numero de Diseño&Marketing en un horario de atencion de 9:00am a 5:00pm
Gestión
La gestión del grupo la coordina el departamento de diseño iniciando con el mensaje de bienvenida, posteriormente brindando las informaciones que corresponden inicio de clases, suspensiones, reprogramaciones, practicas entre otras.
1. Estructura del mensajes de bienvenida y propósito del grupo
EJEMPLO
Estimados estudiantes, (grupo )
Reciban una cordial bienvenida a este canal de comunicación oficial. Es un gusto para nosotros recibirlos y acompañarlos en este importante paso hacia su profesionalización en el fascinante mundo de la aviación.
Con el objetivo de mantenerlos informados sobre l, les informamos la dinámica de este grupo:
Este es un canal exclusivo para el envío de notificaciones, reportes y comunicados de interés del instituto de especialidades aeronáuticas IDEA relacionados directamente con su curso. Para garantizar que la información importante no se pierda, el grupo permanecerá restringido para mensajes de los participantes. Si usted tiene alguna duda, inquietud o requiere asistencia personalizada, le solicitamos escribir por mensaje privado al número administrativo de Diseño & Marketing que se encuentra entre los administradores de este grupo.
Estamos listos para verlos despegar. Les deseamos el mayor de los éxitos en el inicio de su carrera; estamos seguros de que con disciplina y pasión alcanzarán las metas más altas.
Atentamente, Departamento de Diseño & Marketing
Instituto de especialidades aeronáuticas IDEA ¡Bienvenidos a bordo!
2. Información estándar
Todo comunicado, e información que se suministre al grupo deberá contar con el cumplimiento del procedimiento que le aplique (ej. información estándar)
Observación adicional:
Dado que el asesor de ventas es quien ha construido el vínculo de confianza, su validación del grupo de WhatsApp garantiza que el estudiante no lo vea como «spam», sino como un beneficio exclusivo y una herramienta de apoyo.
Sugerencias para el Speech de agente de ventas
Guion Sugerido (Speech de Cierre)
Opción A: Formal y Directa
«¡Felicidades [Nombre del Cliente]! Ya formas parte de nuestra institución. Como último paso informativo, te comento que unos días antes del inicio de clases, te agregaremos a nuestro Grupo Oficial de Notificaciones en WhatsApp. Este es un canal exclusivo donde recibirás cronogramas y reportes importantes. Si llegaras a tener alguna duda técnica, podrás escribirle por privado directamente al contacto de Diseño & Marketing que verás como administrador en ese grupo. ¡Estamos felices de tenerte a bordo!»
Opción B: Enfocada en la Experiencia (Aviation Style)
«¡Bienvenido a bordo, [Nombre del Cliente]! Ahora que ya aseguraste tu lugar en el mundo de la aviación, queremos que estés siempre informado. Antes de iniciar las clases, recibirás una invitación a nuestro Grupo de WhatsApp Institucional. Es nuestra ‘torre de control’ para enviarte comunicados de interés y asegurar que tu inicio de carrera sea perfecto. Cualquier consulta adicional, el equipo de Diseño & Marketing estará a un mensaje de distancia dentro de ese mismo grupo para ayudarte.»
