El siguiente instructivo tiene como finalidad la descripción más detallada posible de como realizar la solicitud para el pago de horas de vuelo a los instructores correspondientes. Dirigido especialmente al personal que se desempeña en el departamento de gestión de vuelo.
Conocimiento del Formulario utilizado para dicho proceso.
- Se ha creado un formulario en instructores.aeroidea.net para el registro de los datos necesarios para procesar el pago de las horas de vuelo, el cual es llenado y enviado por parte del instructor de vuelo. Es de suma importancia que exista en el formulario ya enviado la Bitácora del Instructor de Vuelo, ya que funcionará para realizar la auditoria necesaria antes de solicitar el pago al departamento de administración.
- Debe ser de conocimiento por parte del personal del departamento de Gestión de Vuelo que el formulario antes mencionado tiene doble función, la primera es para el registro de pago de horas de vuelo y la segunda función es la de Registro de Documentos.
- Se usara el formato 350-R4-bitácora del instructor de vuelo y 350.1-R0-bitácora del instructor de vuelo simulado
Registro y Solicitud
- El instructor debe enviar foto de la bitácora al planificador de vuelo
- El planificador debe ingresar al sistema a través del enlace:
instructores.aeroidea.net. - Se deben completar todos los campos obligatorios del formulario, indicando:
- Nombre del instructor.
- Tipo de pago solicitado: Especificar si el cobro corresponde a «Vuelo Real» o «Simulador».
- Soporte documental: Subir una fotografía clara y legible de la hoja de la bitácora.
Auditoría y Verificación (Departamento de Gestión de Vuelo)
- Luego de descargar e imprimir la Bitácora del Instructor de Vuelo suministrada en el formulario, el personal encargado debe realizar una verificación de los datos que se encuentran plasmados en dicho documento, la verificación será con el Registro Maestro de vuelo ubicado en el sistema airtable
NOTA: Se procede a realizar un cruce de información exhaustivo. La información reflejada en la foto de la bitácora debe coincidir exactamente con los registros internos del sistema (tanto para vuelos reales como para el simulador).
- Dentro de las verificaciones que se tienen que realizar se encuentran los siguientes elementos:
– ID de vuelo: Número asignado a la lección o práctica de vuelo específica que se está realizando según el plan de entrenamiento.
– Alumno piloto: Nombre completo del estudiante que realiza el vuelo.
–Alumno Piloto (Firma): Firma obligatoria del alumno al finalizar el vuelo. Sin esta firma, administración no procesa el pago de la lección
– Fecha de vuelo: Día, mes y año en que se realiza el vuelo.
– Tipo de Vuelo R/N: R = Vuelo remunerado / N = No remunerado
– Hoobs Inicio: Lectura del contador Hobbs (tiempo de funcionamiento del motor) al momento del arranque.
– Hoobs final: Lectura del contador Hobbs al momento del apagado del motor.
– Total: Tiempo total de instrucción (entrenamiento y navegación corta = 2 horas / Navegación larga = 4 horas
– Hora de inicio: Hora exacta del despegue
– Hora de fin: Hora exacta del aterrizaje
– SV: Aeropuerto de origen o de despegue
– SV: Aeropuerto de destino o de aterrizaje
– Matricula: Identificación de la aeronave utilizada
– Estatus: Condición del vuelo (S = satisfactorio / I = insatisfactorio)
– Nombre/Firma/Plan: Firma y nombre del planificador a cargo
– Observación: Espacio para anotar información relevante del vuelo, si es PPA, PCA, habilitación por manutención, HIV, HIFR
Procesamiento de Planillas (Departamento de Gestión de Vuelo)
- Luego de haber verificado todos los elementos anteriormente expuestos, el encargado del proceso debe firmar en las casillas ubicadas en la comuna nombrada «Nombre/Firma/Plan».
- Así mismo, se debe imprimir la planilla de egreso 476-R5 ubicada en la carpeta de Documentos Genéricos en el servidor de la institución, donde se debe completar la información que corresponda.
- Por ultimo debe tomar tanto la Bitácora del Instructor de Vuelo verificada y firmada como la planilla de egreso completada y ser entregada al personal responsable del departamento de administración.
- Llenado de la Planilla de Egreso: Esta planilla se debe completar bajo los siguientes parámetros estrictos:
- Ítem: Colocar el número de pedido correspondiente al estudiante, seguido del nombre del estudiante.
- Cantidad: Especificar el total de horas solicitadas (por alumno).
- Proveedor: Indicar claramente qué misión se está cobrando por ese alumno en particular.
- Se debe grapar la hoja de egreso correctamente llenada junto con la impresión de la hoja de la bitácora.
- Consignar dichos planillas directamente al Departamento de Administración.
Ejecución del Pago
- Los pagos, el instructor debe solicitarlo los días Jueves para que planificación audite los días viernes y se estaría pagando al instructor los días sábados o lunes.
