Generalidades
- El proceso consiste en un chequeo de cada expediente de cada estudiante, que garantice que cumple cabalmente con las regulaciones 141.33-147.29.
- Se aplica el procedimiento de gestión de expedientes de estudiantes
- Se utiliza el procedimiento detallado de auditoria
- Se usa formulario 836
- El listado se obtiene de la sección – listados de estudiantes
- Es un formato que se usa para a cada estudiante de un grupo sobre recaudos importantes durante el curso del programa de estudio y así poder auditar cada usuario de cada grupo.
- El formulario (para descargar) se ubica en la carpeta 0.1-4 Documentos Genéricos en el Drive del correo de soporte.
- Versiones de expediente digital:
- Sistema de expedientes 1.0 (Derogada)
- Sistema de expedientes 2.0 (Derogada)
- Sistema de expedientes 3.0: Drive de Planificación/Expediente estudinates (Se usa un formulario en CCO) – (Actual)
Evidencia de auditoria (Importante)
Se realiza siguiendo los siguientes pasos:
- Nombre y firma y declaración de (realizado por o validado por) de cada operador que haya tocado cada documento, se coloca en la sección inferior izquierda.
- Se debe dejar obligatoriamente en cada carpeta de expediente auditado la evidencia de auditoria (formulario 1032)
Donde se coloca el nombre del auditor interno (operador quien realiza la auditoria) cedula y firma.
Cada validacion puede ser firmada por el director general, jefe de departamento o algún supervisor.
Procedimiento de auditoria de expediente de estudiantes
- Se usa el formulario 836-Registro de auditoria de expedientes de estudiantes.
- Se hace en físico y digital, si la auditoria no está 100% perfecta, el estatus académico será insolvente, y se coloca la observación del recaudo faltante, una vez subsanadas las no conformidades se procederá a cambiar el estatus a solvente, y actualizando la auditoria según la revisión que aplique (1-2-3)
- Es estatus académico en la auditoria se debe actualizar paralelamente en el registro de estudiantes (formulario 00.21), es decir, el estatus debe estar sincronizado.
Ejemplo de llenado
Se usa en la carpeta de gestión de expediente de sede CIA.
Plan de acción correctiva.
Estudiante le falta recaudo:
- Se actualiza el estatus a insolvente en auditoria (836) y en listado maestro de estudiantes (00.21)
- Se genera un informe (103) con el listado de estudiantes insolventes y con la notificación de la fecha tope para consignar sus recaudos y que de otra manera no podrá ser finalizado su proceso de inscripción y por tanto su continuidad clase.
- Plazo máximo de consignación de recaudos (1 semana)
- Se notifica a los grupos el listado mediante procedimiento de creación y difusión de información estándar (Grupo de Whatsapp alumnos – Sedes y Correo de alumnos)
- Se coloca las acciones anteriores en la sección de observaciones de la auditoría.
- Estudiante inactivo/insolvente:
- Se debe ingresar al listado de 273-IDEA Registro de retirados, retiro temporal y abandono
- Se coloca la observación en auditoria: Expediente depurado. (Listado 273)
NOTA: CADA ACTUALIZACIÓN REALIZADA ES UNA REVISIÓN DE LÑA AUDITORIA POR LO QUE SE DEBE DEJAR EVIDENCIA DEL SEGUIMIENTO DE LA MISMA.
