Referencias Importantes
Formularios:
- Formulario de orden de gestión de pedido
- Formulario de reporte de pago
- Pedido grupal
- Aceptación de TYC
Registros:
- Registro maestro de gestión de pedido
- 320.0.A-Registro maestro de reportes y certificaciones de pago
Procedimiento:
- Gestión de expediente de gestión de pedidos
- Expedientes de usuarios (333)
- Normas de expedientes y archivadores
Descripción general del proceso
Esquema
Responsable del diseño y alcance
El responsable de cada diseño y activación de servicios es el departamento de diseño, es responsable hasta el momento en que lo entrega al departamento que lo gestiona , el ejemplo más importante es el de los servicios de cursos regulares planificados, particularmente piloto de drones, donde diseño es responsable hasta el cierre de inscripciones, donde transfiere la gestion del pedido a planificación. antes de que esto suceda el monitoreo de inscripciones, posibles cambios de turno o fecha, cancelación del servicio activado, generación de publicidad, etc queda a cargo de diseño
Resumenes del proceso
El resumen debe provenir de la parte 2 del proceso que corresponde.
Características generales
Generales
Gestión Múltiple ⚠️: En muchos casos los pedidos requieren una gestión de diversas áreas de trabajo, por ejemplo, un estudiante que adquiere un paquete que incluye uniforme horas de vuelo y curso personalizado, Requiere una gestión de sus uniformes de parte de aerotienda, y una gestión por parte de la planificación de CIA, y una gestión por parte de gestión de vuelo. Se trata de una gestión triple
Otros ejemplos:
- Pedidos de ofertas 2X1 o 3X1
- Pedidos de curso grupal preplanificado + uniforme
- Pedido de horas de vuelo + simulador
Se debe crear:
- Auditoria de satisfacción del cliente: Ventas será el departamento encargado de contactar a cada cliente, monitorear y auditar que el cliente se encuentra satisfecho con el pedido.
- Orden de gestión de pedido (una por cliente)
- Orden de ejecución de pedido (una por cliente)
- Expediente de grupos de CIA/CC (servicio activado)
- Expediente de alumno de CIA
Debe existir…
- Registro físico de cada pedido del cliente.
- Registro de firma del personal de administración que confirmo cada pedido.
- Registro de firma del responsable de procesar el pedido.
- Historial de cada interacción con el cliente en la gestión del pedido, e historial de toda la informacíon asociada a su planificación y ejecución
- Se dividen por departamentos como se muestra a continuación
Instructivos relacionados a la Gestión de pedidos
Instructivo Maestro – Sistema de gestión de Vuelo 2020
Registro de gestiones de pedidos – curso especial 342.6
Registro de gestiones de pedidos – RPA – 342.4
Registro de gestiones de pedidos – Tramites 342.3
Registro de gestiones de pedidos – Náutica 342.5
Gestión de documentos ➡Registro y archivo Maestro de pedidos 342RM
Descripción de documento 320 vs el 1500
- El 320 proporciona un registro de información relativa al pago de todo aquel pedido que se haya hecho alguna vez y el estatus administrativo a excepción de los pedidos de curso regular en cuotas que se establece en el registro 1500.
- El 1500 proporciona por usuario de grupos, entre otras cosas:
- Estatus de gestión; Estatus académico.
- Información y los estatus administrativos
- El 320 proporciona, entre otras cosas:
- Estatus Administrativo.
- Estatus de gestión: aerotienda.
- Estatus de gestión: Gestión de vuelo.
- Estatus de gestión; Estatus de pedido en aerotiend.
- Estatus de gestión: Curso especial etc.
Archivo y gestión de expediente de gestión de pedidos
- Cada pedido generará un expediente tapa blanda que se ubica dentro de un archivador tipo tapa gruesa
- Cada expediente tendrá el codigo 342-Numero de pedido
- Se deben seguir las instrucciones de gestión de expedientes de pedidos
- Es muy importante que se aplique el procedimiento de Gestión de documentos ➡ Orden de gestión de pedidos para gestionar correctamente las diferentes versiones del documento
- Este documento representa la evidencia de todo la gestión relacionada al pedido, desde la recepción hasta el cierre del pedido. Comentarios, observaciones, listas de chequeo, evidencias, etc.
- Información acerca del expediente de gestión de pedido, su archivo, controles, etc, se documeta en el instructivo de gestión de expedientes de gestión de pedidos (2600)
Cierre de gestión de pedidos
Consiste en la actualización de la información en el pedido, en el registro de pedidos, con evidencia y correctamente archivada, para poder prestar soporte al usuario de forma instantánea, cuando pregunten el estatus del pedido, sin importar los años que hayan pasado
Aplicabilidad
Soporte General: Cualquier operador (ventas-coordinarores) podría filtrar rapidamente un pedido e indicar el estatus del mismo y brindar soporte de manera rapida, por ejemplo si es un uniforme, y el uniforme está
Aplica a pedidos de servicios o productos de nueva adquisición. No aplica a pagos de cuotas
Los siguientes tipos de pedidos
- 1500 – Cupo de cursos regulares
- Curso de especialización
- Trámites (tramites administrativos)
- Pagos de horas de vuelos de avión y dron.
- Compra de productos de aerotienda.
- Compra de horas de simulador.
Usos y vistas
Ubicar todo aquel cliente que alguna vez nos haya hecho algún pedido
El registro brinda las siguientes vistas
- Lista de estudiantes de grupos
- Listas de estudiantes de curso regular por sede
- Listas de estudiantes en linea de vuelo
- Lista de pedidos de aerotienda
Pedidos sin woocommerce
- Pedidos que se procesan sin la plataforma de woocommerce, y aplica a
- Presupuestos
- Servicios muy antiguos
- En numero de pedido se ortorga a través del número de factura generada por el sistema quickbooks
Responsables y notificaciones
- Notificaciones (emails)
- Administración debe mantener la configuración de los emails actualizada para que coincida con la siguiente lista envía a soporte y a:
Automatizaciones o Actos Manuales
- Creación de pedido
- Disparador: Creación de pedido en woocommerce
- Acciones:
- Creación de fila en hoja de datos de google
- Creación de hoja de datos de gestión de pedido
- Creación de orden de pedido
- Disparador: Creación de orden de pedido en formulario
- Acciones:
- El responsable de gestionar el pedido debe procesar el pedido (parte 2)
- Notificaciones: Notificación de bienvenida y gestión de su pedido.
- Carpeta en drive: Con nombre automatico, y versión .doc del documento. Esta carpeta es la fuente donde se archivará toda la información de la gestión y ejecución del pedido
- Ejecutar el pedido
- Disparador: Creación de orden de pedido en acrobat
- Acciones:
- El responsable de ejecutar el pedido debe ejecutar el pedido (parte 2)
- Notificación: Notificación ejecución de su pedido.
Procedimiento de gestión de pedidos – Parte 1
1.- Gestión de vendedores – soporte de ventas
- Ventas Se encarga de asesorar a los usuarios
- Aerotienda: En el caso de uniformes, aerotienda debe brindar el soporte de ventas.
- Gestión de vuelo: En el caso de gestión de vuelos, Planificación de vuelos puede brindar el soporte de ventas.
- Náutica: En el caso de alquiler de posada y lancha, Planificación Náutica y sede Chichiriviche pueden brindar soporte
- El vendedor realiza el pedido o su cliente y permanece en contacto con su cliente, y genera una orden de gestión de pedido, y espera que administración la confirme
- En algunos casos los clientes hacen los pedidos de forma directa. En cuyo caso administración deberá notificar mediante notificación confirmada con firma.
2.- Confirmación administrativa del pedido
El primer paso después de que el estudiante realice el tramite, se comunique con el departamento de administración (envió de correo) y suba su soporte de pago será:
- Administración Se encarga de verificar y aprobar el pago
- Administración Genera la planilla digital 342- Orden de Gestión de pedido, con la automatización del formulario asigna responsable y notifica al cliente.
- Administración envía notificación de whatsapp a través del grupo de nuevos pedidos etiquetando al responsable, para que confirme la recepción.
- Administración Actualiza el 320.2 -Listado de pedidos online. donde ingresa también la información de comisiones de ventas
- Administración Actualiza planilla física 320-Listado de pedidos. donde ingresa tambien la información de comisiones de ventas y obtiene firmas de jefes de áreas de trabajo responsable.
- Administración Actualiza planilla 1500-Estatus administrativo. Ingresando la data del nuevo cliente.
3.- Recepción del cliente
- El departamento: que recibe el pedido deja constancia mediante historial del flujo
- El departamento: El responsable del pedido, imprime la planilla digital 342. Hoja de gestión de pedido ubicada en el autoregistro (Registro general de pedidos), y archiva en carpeta correspondiente, esto dispara correos con la información, para el estudiante.
- EL departamento, y el responsable, deben de contactar al cliente, para darle la mejor atención posible, asesoría, y comenzar a procesar el pedido.
- Crear la carpeta en físico y digital del pedido.
Procedimiento de Gestión de pedidos – Parte 2
Aplicabilidad
- Cursos especiales
- Simulador
- Pilotos de drone
- Curso regular
- Alquiler de lancha
- Alquiler de posada.
Gestión de pedido parte 2 – Diseño
Pasos para apertura de un curso
- Imprimir la hoja de Auditoria de diseño y activación de curso Click aqui 801 R4
- creación de expediente Instructivo
- Llenar el formulario 1000 que generará automáticamente el servicio activado y su carpeta en el drive ENLACE
creación de expediente
Crear el expediente digital desde el instructivo
Se detalla en procedimientos apartes y aplica a:
- Gestión de pedidos de aerotienda
- Gestión de vuelos
- Gestión de simulador
- Gestión de planificación curso regular
- Gestión de curso especial
- Gestión de renta de yates
Por arreglar:
- Se debe archivar la hoja de gestión de pedido en carpeta de servicio activado (carpeta de grupo)
- Invitar al webinar semanal de instrucción de bienvenida

