Generalidades

Resumen

• Se trata de activar productos previamente diseñados.
• Un servicio puede estar diseñado pero no activado, por ejemplo; IDEA puede tener el curso de DDV diseñado, pero no lo está ofreciendo al publico, es decir no está activado.
• Los productos diseñados tienen caracteristicas como:
  • PDF de información (Brochure informativo)
  • Pagina de información
  • Técnicas de ventas
  • Guia de soporte al usuario
• Más información del diseño Permiso su instructivo (clic)

Definición

• Consiste en la realización efectiva de todos los procedimientos relacionados a la activación de un servicio desde que se concibe hasta que se cierra, junto con una guia, lista de chequeo, y procedimientos escritos que evitaran que algún paso no se realice, o se realice mal, o en tal caso de que no se realice quede documentado. Así mismo debe quedar documentado cada evento relevante del servicio hasta que el mismo se cierra.
• Instructivos: Se encuentran en la categoria de activación de servicio en el sistema de producción

Alcance

• Un servicio activado se le adjudica todo lo que este relacionado a su correcto funcionamiento, esto es, buenos instructores, material académico estándar y validado, publicidad, equipos de instrucción de primera, ordenes de pedido, mantenimiento de infraestructura, contratos, etc.

Aplicabilidad

• Un servicio activado debe tener una aplicabilidad, en los casos de los cursos es basicamente un contrato determinado por un inicio y un final, pero en el caso de lineas de vuelo y simulador, es un un servicio indefinido por lo que se seccionarán por años.

El procedimiento aplica a los servicios es decir:

• Un grupo regular o especial
• Linea de curso personalizado
• Linea de vuelo
• Linea de simulador

Ejemplos:

La linea de cursos personalizados de las sedes de CIA:

Expediente: Es el corazon del proceso y debe tener..

• Archivador dedicada a expedientes de servicios activados en CCO
• Expedientes de gestión de pedidos en CCO
• Archivador de ejecuciones de pedido en sede
• Paquete académico

Guia de activación y Diseño de curso

Consiste en una lista de chequeo y guia que se usa para activar gestionar y dejar evidencia de cada paso en cada servicio activado, ejemplo pensun, costos, calendarios e instructores

Para poder activar el servicio debe estar creado

• Permiso INAC
• Permiso (Gubernamental) si aplica
• Especificaciones del servicio
• estructura leardash
• variaciones
• ubicaciones
• costo
• horarios
• planes de pago
• requisitos
• recaudos
• Pagina de información
• chatbot
• brochure general (sin fechas – ni costos)

En menor importancia

• Manuales e instructivos asociados
• Instalaciones y bienes
• Analisis financiero

Descripción de fases

Debido a la complejidad y lo largo de algunos servicios, los pasos que se deben cumplir se deben clasificar en fases.

Fase 1 – Pre-activación (resumen)

Generalidades

• Se usa la lista de chequeo 801
• Se analiza la capacidad instalada
• Se analiza instructores
• La demanda (aplica activación de terceros)
• Se realiza a nivel de gerencia ya que es un proceso que involucra conocimiento de todos los departamentos como la disponibilidad de salones, instructores, uniformes, dinero, demanda, etc.

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1. Expediente del servicio en CCO
2. 1000-Lista de servicio activados: Indica que se ha agregado a la lista
3. Producto: Se configuro producto y plan de pago en la tienda digital
4. Calendario: Incluye servicio activado al calendario de inicio de grupo
5. Expediente del servicio activado: Indica que se abrió y archivo la carpeta en digital (servidor) y físico
6. Automatización a académico

Fase 2 – Producción Exhaustiva (resumen)

Archivar hojas de gestión de pedidos: Se deben archivar a medida que se reciben los pedidos desde administración, esta será generada desde el departamento de ventas.

Fase 3 – Gestión de planificación (resumen)

• Requerido para inicio exitoso de cursos
• Verificar la cantidad de inscritos en dicha matricula Cada semana a fin de garantizar impulsar correctamente el servicio
• Una vez exista un mínimo de 10 participantes inscritos, gestionar con el area de planificación académica que realicen la apertura del grupo con los participantes y que los coordinadores se encarguen de ayudar a agregar los estudiantes en el mismo
• Al estar Creados los grupos, el area de diseño con cada diseñador responsable de su categoría debe hacerse cargo de difundir la información importante generada desde diseño para interes del participante. Ej: Comienzo de clases, cambio de horarios, aplazo o fusion de grupos, otro tipo de información estandar

1. Actualización de sub-estatus a cierre de inscripciones
2. Listado final
3. 803-Hoja de planificación creacion de servicio
4. Matriculación académico (derogado)
5. Se creara un grupo de WhatsApp con la nomenclatura del grupo, agregando principalmente al planificador de sede, el coordinador y el diseñador responsable del curso nombrándolos como administradores (el mismo se activara una vez este inscrita por lo menos la mitad de la matricula) lo crea planificación, El coordinador de sede se encargara de agregar a los alumnos desde la información plasmada en el listado 1500 y posteriormente los comunicados de información estándar serán enviados desde cada departamento o sede según la naturaleza de origen del comunicado.

Configuración del servicio activado

• Actualizar los siguientes documentos por cada servicio activado
• Debe existir una lista de chequeo de los siguientes items
• Diseño es el responsable del cumplimiento de los siguientes items

• 1000-Lista de servicios activados (Cursos de formación) será llenado por el departamento de Diseño Listado
• Línea Activado de Producto: Proceso que se llevan/llevaron a cabo en su activacion (Ver instructivo)
• 320-Listado general de pedidos, es realizado por administracion Administracion y sirve para realizar la tabla 1500 (Estatus administrativo de estudiantes)
• 1500- (Estatus administrativo de estudiantes) es llenado por administracion y sirve como fuente a listdo por grupo y sede (6000)
• 6000-Listado maestro de estudiantes
• 6000-Versión wp-tables en producción
• Noticias (a traves del grupo de whatsapp)
• CREAR INFORME PARA GENRENCIA SOBRE ACTIVACION

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Lista de chequeo de pasos

Fase 1 – Activación rápida

1. Impresión de 801B
2. Especificaciones – Guía rápida – Brochure
3. Ingreso de servicio a sistema 1000
4. Archivología de servicio activado: Expediente de servicio activado (CCO – Servidor – Drive)
5. Ingreso a 839: – Lista de chequeo horizontal de grupos activados en un trimestre
6. Producto en woocommerce (Variaciones)
7. Planes de pago
8. Difusión: Certificación y difusión de activación de servicio
9. Entrenamiento a Ventas: Especificaciones de servicio
10. Publicidad paga en meta

Información detallada

• Cada paso debera ser configurado en base a las especificaciones previamente diseñadas y aprobadas a traves de firma, por ejemplo las variaciones del producto, o planes de pago.
• Al ingresar al sistema 1000 se deben generar los calendarios
• Los brochures o especificaciones son quizas la parte más importante para que los vendedores puedan tener la información formal y precisa.

Pasos Opcionales

1. Lista de interesados (Si existe)      
2. Automatización de chatbot
3. Actualizar calendario de grupos – 999 (en sistema de producción)
4. Actualizar lista de grupos activados – 1000
5. Entrenamiento a personal de ventas y sedes

Activación de tercero

• Consiste en activar un servico grupal preprogramado a instancias de una o varias personas que lo requieren. Esto aplica generalmente a cursos especiales.
• Generalmente el valor se obtiene cubriendo el pago del instructor, y trabajo del personal asociado (ventas, administracíon, diseño, planificación, coordinación)
• Tambien se debe considerar la dificultad del instructor capacitado, el tipo de curso solicitado (inicial, recurrente), logistica, equipos, entre otros.

Fase 2 – Activación exhaustiva

Se genera automáticamente desde el sistema 1000.1000 y consiste en la versión PDF e imprimible del servicio activado, donde se establece la información del curso activado, como nombre y código del curso, precios, fechas, horarios, etc.

• Definir Instructores
• 5000
• Preplanificación
• Especificaciones del servicio Privadas
• Creación de carpeta sede
• Material de clase
• Estructura learndash
• Entrenamiento de Instructivo de instructores
• Equipos requeridos
• Logística
• Bienvenida
• Análisis financiero
• Manual de soporte al usuario
• Manuales e instructivos asociados
• Instalaciones y bienes

• Gestión de documentos  Archivadores y carpetas de sede CIA (Sede CIA)
•  Gestión de Expediente  Normas generales de expedientes y archivadores (Códigos) (N100)

Fase 3 – Entrega a planificación/Coordinación

• Definir Instructores
• 5000
• Preplanificación
• Especificaciones del servicio Privadas
• Creación de carpeta sede
• Material de clase
• Estructura learndash
• Entrenamiento de Instructivo de instructores
• Equipos requeridos
• Logística
• Bienvenida
• Análisis financiero
• Manual de soporte al usuario
• Manuales e instructivos asociados
• Instalaciones y bienes

Fase 4 – Supervisión

• Entrenamiento de Instructivo de instructores
• Requisitos
• Recaudos
• Página de información
• Análisis financiero
• Manual se soporte al usuario
• Manuales e instructivos asociados
• Instalaciones y bienes

Fase 5 – Cierre

• Expediente de grupo
• Informe administrativo
• Listado histórico