Generalidades:
Cualquier cambio que deba realizarse en los servicios activados se ejecutaran como consecuencia del analisis y seguimiento en las inscripciones Gestión de documentos ➡ Informe de servicio activado especificamente en la ultima reunion 15 dias antes del inicio de clases.
Tipos de acciones a considerar:
- Fusiones de grupos: Se refiere a transladar estudiantes de un grupo con baja matricula a grupos en el mismo trimestre o tambien en los trimestres futuros y se pasa a estatus de cancelado el grupo que quedara vacio
- Cancelacion: Aplica cuando el grupo no tiene ningun inscrito se cancela automaticamente
- Reprogramacion de inicio de clases: Se refiere a posponer el inicio de clases para darle tiempo a matricular nuevos aspiantes (sin alterar la fecha de culminacion del curso).
- Posponer Inicio hacia el proximo Trimestre: Debido a baja matricula, el curso se pospone al proximo trimestre y matricular nuevos aspiantes
Registros que deben ser actualizados:
Debe generarse una minuta y actualizarse con la siguiente lista de chequeo en observaciones
- Cambio en producto: Woocommer ocultar la variacion
- Sistema 1000: Servicios activados cambiar estatus
- Cambio en calendario: Control maestro en servidor para tener en cuenta los nuevos bloques libres
Departamentos responsables
- Diseño
- Administración
- Planificación (si aplica)
Procedimiento
El departamento de diseño debe realizar la informacion estandar y se encarga de difundirla al departamento de planificacion, indicando cuales son los grupos que quedan oficialmente activados para el inicio de clases.
Se encargara de realizar los comunicados y enviarlos a los alumnos nuevo ingreso, el comunicado se envia de manera personalizada estudiante por estudiante con acuse de recibido y en caso de que el estudinate deba tomar una decision en relacion a su futuro en la escuela quede por escrito, se tomara screenshot y se cargara como soporte en la informacion estandar antes creada identificando con nombre del alumno.
Luego de que los alumnos sean notificados del cambio y se establezca a que grupo pasarán, se debe crear un informe y pasarlo al departamento de administración para que realicen el cambio en el listado 1500.
Nota: Al momento de realizar el informe que se pasara al departamento de administracion, de cambio de grupo se debe trabajar en el Informe 275.0 R4. Informe de Tramite Generico. El cual obtendra solo la firma del Gerente de Diseño
A diferencia si es un grupo que haya sido cancelado por baja matricula desde el Departamento de Diseño se hara una autorizacion y este llevara la firma del Director General y Gerente de Diseño
