4.003-Gestión de materias

Preceptos Generales

• Cuando se cierra el expediente de materia, no se vuelve a abrir.
• Para procesar la gestión de estudiantes que requieran, reparación o repitencia, no se requiere abrir el expediente de materia, se debe gestionar a traves del procedimiento XX y sus calificaciones se plasmarian de forma directa en el expediente del estudiante (333)

Creación de materias

• Mediante monitoreo del registro de procesos identificar nuevos grupos a abrir cada trimestre
• Crear todas las materias de cada grupo
• Matricular manualmente los estudiantes de cada materia al momento de abrir (Esto puede incluir tickets de soporte para estudiantes que deban repetir materias)

Proceso de control materias

• Garantizar el procedimiento de clase establecido en manual de instructores
• Flujo de control Envía de correos después de las clases
  • Calendario de todas las clases
  • Registro de clase dictada
• Cada clase sea un paso, y sea confirmado por Jefatura de instrucción
• Cargar URL de referencia a la foto con el formulario de registro de clase llenado
• Imprimir planilla totalmente llenada para control en CCO

Cierre

1. Debe de verificarse y demostrarse que se cumplió con el contenido y horas de la materia
2. Debe de dejarse evidencia de las notas del grupo:
   1. En versiones antiguos es un scan de la materia
   2. En versiones digitales para del archivo 5000.
3. Las notas deben estar en el archivo 5000. Porque ese sistema es el que genera las calificaciones.
4. Las notas debe estar cargadas en este sistema de archivo 5000 de maneral manual por cada materia.
5. Se debe tener asistencia a la materia
6. Se debe colocar estatus a la materia
7. Se debe auditar y firmar materia
8. Se actualiza estatus de la materia en el proceso correspondiente.

Disponibilidad y materias

1. El instructor por hora debe indicar su disponibilidad a personal de jefatura de Instrucción, ademas de su horario de trabajo principal, modo de transporte, tiempo estimado de llegada a la sede, situaciones que podrian evitar que sea puntual en una clase, y todo esto será tomado en cuenta para su programacion.
2. Los instuctores tendrán horario con vigencia trimestral.
3. En este formulario digital que puede ser actualizado por usted en cualquier momento, debe colocar información importante para que nuestro personal pueda asignarle materias.

Flujo de trabajo

Frecuente

1. Cada creador de entrada debe coincidir con el instructor
2. Si se cambia instructor se debe verificar matriculación como líder de grupo en materia
3. Pendiente de la fecha de culminación
4. Velar por vista única de las materias
5. Vivir y velar por la experiencia de usuario
6. Cierre de las materias con toda la información de la materia
7. Shortcodes de contadores de instructores (Importante para los pagos)
8. auditar clases (Importante para los pagos)

Generalidades

1. Instructores con expediente digital activo brindan disponibilidad
2. Las materias en proceso deben ser preparadas
3. Se asignan instructores
4. Se corre flujo de trabajo en el sucederá lo siguiente.
   1. Se planifica la materia
   2. Se disparan correos a estudiantes sobre la materia
5. El registro de materias abiertas esta en este enlace

Creación de materias en proceso

• Las materias se crean automáticamente a partir del flujo de trabajo de procesos

Flujo de trabajo

Preparación de la materia: Se planifica la materia llenando los campos señalados en verde. Fechas de clase, instructor etc. Se invita al instructor.

Esta preparación debe basarse en el registro de disponibilidad de instructores y el de capacidad de materias (indica materias habilitadas por instructor)

Aceptación del instructor

Es la aceptación formal del instructor

Promociones antiguas (carga de notas)

Se crearan materias con el nombre R1 y se cargara scan de examenes y asistencia de clases en físico y se colocará misma nota que la que tiene el siguiente documento

calificaciones-alumnos-pre-digitalizacion-para-borrar-2021-10-20Descarga

Cierre de Materia

Reparación

Reparación: El alumno de necesitar recuperar puntos para alcanzar la nota mínima aprobatoria de la materia (75 puntos mínimos requeridos) este puede solicitar una reparación (tramite administrativo tipo II)

• Semi-presencial: Esta reparación Aplica solo para el cuestionario final de la materia que fue presentado de forma online (equivale al 50% de la nota total de la materia) el otro 50% de la nota (evaluación del instructor) esta no tiene reparación, de no presentar una evaluación esta no podrá ser recuperada de ningún modo aun si el estudiante tiene justificativo medico.
• Online: Esta reparación Aplica solo para el cuestionario final de la materia, dicho cuestionario tiene 2 oportunidades para aprobarlo de no alcanzar la nota mínima requerida para aprobar la materia puede solicitar la reparación (tramite administrativo tipo II).

Recuperación

Aplica para estudiantes que perdieron una evaluacion final de una materia (Presencial) y requieren recuperación de esta para poder avanzar con su curso

El alumno solicitante de este proceso (Falto a clases el dia de la evaluación) deberá tener como requisito obligatorio una constancia médica donde especifique la fecha del dia que falto, luego tendrá que colocarse en contacto con el coordinador de nuestra sede solicitandole este proceso y por ultimo realizar un ticket de soporte con todos estos datos en especifico y explicando su solicitud.

Esta recuperación será efectiva solo si el instructor titular de la materia accede a realizar la evaluación. Es decir, queda a potestad del instructor aceptar o rechazar esta solicitud, debido a que se tendrá que pautar la evaluación en un horario donde el Instructor este impartiendo otra materia «Puede ser otra promoción/curso diferente al de usted»

Repitencia

Repitencia: Si el alumno no obtiene la nota mínima requerida para aprobar la materia (75%) el deberá realizar un tramite administrativo (tipo III) para ver nuevamente la materia con la próxima promoción en curso, el estudiante tiene que realizar un ticket de soporte el cual le servirá para posiblemente ser agregado a la materia que necesite cursar (tomando en cuenta que los cupos para dicha materia serán limitados)

Reclamos

En caso de algún desacuerdo con la conducta de un instructor, que no se imparta el pensum debidamente, o revisión de examen, el estudiante puede realizar reclamo mediante su cuenta de usuario (Ticket de soporte). Defenderemos ferozmente siempre los valores de integridad y honestidad.

IMPORTANTE:

Están terminantemente prohibidos, se consideran como falta grave y son motivos de expulsión y además posibles acciones legales :

• Reclamos exacerbados, con enojo e irritantes
• Comentarios lacivos o mal intencionados de forma presencial y en redes sociales

Fuente de esta información: Términos y condiciones ➡ Trato interpersonal

Pago al instructor

El planificador debe llenar el formato 5000 por cada grupo y además montar el pago correspondiente (inicio o cierre) con fecha del sábado próximo a la fecha de inicio o culminación de la materia en el registro de asignación de materias.

• Se paga cuando se haya finalizado la materia, y auditado satisfactoriamente por departamento académico, este proceso no tardará más de 3 días hábiles siempre y cuando el instructor haya hecho su trabajo correctamente y no se requieran acciones correctivas.
• Se dará un adelanto al comenzar la materia que corresponderá a la mitad de las horas totales (presenciales) que tenga programada la materia.
• Avisar con días de antelación la culminación de la materia para iniciar con el proceso del pago de la misma.