Introducción
Excel ha sido el referente en cuanto a software de gestión de hojas de cálculo por los últimos 30 años.
Sin embargo hace un poco más de 10 años, llegó un nuevo competidor con una propuesta novedosa, que fue ganando seguidores poco a poco, hasta el punto que hoy es una alternativa comparable y en algunos casos superior a Excel.
Vamos a listar a continuación todas las principales ventajas y desventajas de usar Sheets frente a usar Excel
En que se parecen Excel y Sheets
Excel y Google Sheets son aplicaciones que crean y gestionan hojas de cálculo. Aunque en principio, las hojas de cálculo se usaban solo para hacer cálculos simples, a medida que el poder de procesamiento de los computadores fue mejorando, se encontraron aplicaciones de manejo de mayor cantidad de datos y de cálculos mucho más complejos.
En su funcionamiento básico como hojas de cálculo, Sheets y Excel son iguales. Pero cuando empezamos a investigar en características especiales, ahí es donde empezamos a encontrar las diferencias
Ventajas de Google Sheets frente a Excel
Costo
Sheets es gratis. Hay muy pocas características que necesitan una versión empresarial, y hay un límite superior de envíos de mails automáticos o similares características avanzadas, que normalmente no necesitamos.
Trabajo Colaborativo
Sheets se construyo sobre un modelo de trabajo colaborativo en la nube, por lo que es natural que sea mucho mejor a Excel en este sentido. Microsoft ha tratado de sumarse a este modelo con su Microsoft Office 365, pero así como Sheets nunca va a ser el mejor en trabajo offline y en potencia, Excel nunca va a ser el mejor en trabajo colaborativo. Tendría que cambiar todo su modelo. Igual Excel se anota puntos por avanzar en esta dimensión.
Facilidad de uso
Simplemente al ver las dos interfases graficas, notamos una gran diferencia.
Excel tiene muchos menus, y paneles y miles de opciones
Sheets por su lado también tiene varias opciones, pero la interfase es mucho más intuitiva y fácil de usar, particularmente para un usuario nuevo.
Manejo de versiones
Sheets es uno solo, no hay versión para Mac, no hay Sheets 2020, no hay versión especial de los archivos para celular. Los archivos son los mismos, y si el software se actualiza o mejora, como siempre se está haciendo, simplemente aparecen las nuevas funcionalidades:
- Los archivos no cambian de extensión
- No hay que comprar una nueva versión
- No hay posibilidad de “equivocarse” de versión
De nuevo, Excel ha avanzado en esta característica y en la versión 365 también se manejan las versiones
Respaldos automáticos
Sheets va “guardando” automaticamente y guardando todas las versiones.
Esto significa que nunca vamos a perder información y no tenemos que guardar miles de versiones de un archivo, por si acaso el computador se apaga y no alcanzamos a guardar.
Al igual que el punto anterior, en Excel 365, ya encontramos también esta característica de autoguardado
Automatización
Una de las grandes características de Excel para los usuarios avanzados es la capacidad de automatizar operaciones repetitivas, a través de macros.
Sheets empezó sin esto, pero poco a poco ha ido alcanzando a Excel, particularmente por dos cosas:
- Está basado en idioma de programación JavaScript, el cual tiene ya un buen tiempo, muchas personas ya están familiarizadas y hay muchísimos recursos online, y hay muchas más bibliotecas.
- También tiene archivos HTML, por lo que podemos hacer interfases gráficas con este idioma de programación y hasta apps independientes.
La desventaja (la cual detallamos más adelante) es que las macros se ejecutan desde el servidor, es decir que necesitan de internet para que funcionen.
Conectar con otras aplicaciones
La magia de estar en la nube, es que fácilmente podemos usar APIs para conectarnos con cualquier otra aplicación.
Entonces en Sheets es relativamente sencillo (con código o complementos) conectarnos con Forms, Docs, Slides, Calendario, Google Maps, Google Drive y aplicaciones que no sean de Google
Extender las funcionalidades
Las macros no solo sirven para automatizar operaciones repetitivas, sino tambien para extender las funcionalidades y volverlo un programa mucho más completo.
Excel tiene los formularios que nos permiten fácilmente incluir información de manera amigable.
Sheets tambien los tiene pero con una aplicación separada, mucho más amigable.
Excel tiene programas que se pueden instalar, y así mismo Sheets tiene complementos para agregar más funcionalidades
La ventaja de Sheets, es que al usar javascript y poder conectarnos prácticamente con cualquier otra aplicación, las posibilidades son mayores.
Filtrar
Los filtros son muy similares en Sheets y Excel.
Sin embargo Sheets tienen las Vistas de Filtro: excelentes para trabajar en equipo sobre los mismos datos. Aquí les dejo un tutorial acerca de Vistas de Filtro
Así mismo, creo que los filtros avanzados son mas completos en Sheets ya que podemos usar formulas y patrones de texto complejos con Expresiones Regulares
La ventaja de filtrar por color que tenía Excel ya la tiene Sheets también.
Actualización: Excel ya cuenta con una característica similar a las Vistas de Filtro
