Familia 2 — Documentos Contractuales
Los documentos contractuales son acuerdos legales vinculantes que formalizan la relacion entre IDEA y sus diferentes contrapartes: alumnos, empleados, proveedores y clientes. Cada contrato establece derechos, obligaciones, plazos y condiciones que deben cumplirse por ambas partes.
Esta familia es critica desde el punto de vista legal y financiero, ya que cualquier disputa o reclamacion se resuelve en base a la documentacion contractual vigente y debidamente firmada.
Catalogo de Tipos Documentales
| Codigo | Nombre | Descripcion | ¿Vence? | Firma Requerida |
|---|---|---|---|---|
| CON-MAT | Contrato de Matricula | Inscripcion del alumno en programa de formacion | Si (duracion programa) | Alumno + Admin |
| CON-SRV | Contrato de Servicio | Acuerdo OMA, alquiler de aeronave, servicios | Si (duracion servicio) | Cliente + Gerencia |
| CON-LAB | Contrato Laboral | Contrato de trabajo con empleados | Si (duracion laboral) | Empleado + RRHH |
| CON-PRV | Contrato con Proveedor | Acuerdos comerciales con proveedores | Si (duracion acuerdo) | Proveedor + Gerencia |
| CON-COT | Cotizacion | Propuesta formal de precios y condiciones | Si (30 dias) | No |
⚠ Importante: Todos los contratos deben contar con dos copias: una fisica (original firmado en tinta) y una digital (escaneo en PDF del documento firmado). Ambas copias deben estar disponibles y accesibles en todo momento. La ausencia de cualquiera de las dos invalida el proceso de archivo.
Ciclo de Vida del Contrato
Todo contrato gestionado por IDEA sigue un ciclo de vida estandarizado de cuatro fases:
1. Negociacion
- Se identifican las necesidades y se definen los terminos del acuerdo.
- Se generan borradores y se intercambian propuestas entre las partes.
- En el caso de CON-COT, esta fase genera la cotizacion formal con vigencia de 30 dias.
- El area responsable valida los terminos antes de proceder a la firma.
2. Firma
- Ambas partes firman el documento en su version final.
- Se generan las copias fisica (original) y digital (escaneo PDF).
- El documento se registra en el ERP con estado
activoy se asignan los metadatos correspondientes. - Administracion archiva el original fisico en la carpeta correspondiente.
3. Vigencia
- El contrato se encuentra activo y en cumplimiento.
- El sistema monitorea la fecha de vencimiento y envia alertas preventivas.
- Cualquier modificacion durante la vigencia requiere un adendum firmado por ambas partes.
- Se registran los hitos de cumplimiento segun aplique (pagos, entregas, evaluaciones).
4. Renovacion o Cierre
- Renovacion: Se genera un nuevo contrato o adendum que extiende la vigencia. El contrato anterior se archiva como historico.
- Cierre: El contrato finaliza por cumplimiento, vencimiento o rescision. Se actualiza el estado a
cerradoen el ERP. - En ambos casos, se conserva el documento original de forma permanente para respaldo legal.
📋 Diagrama del ciclo: Negociacion » Firma » Vigencia » Renovacion / Cierre
Referencia normativa: DG-IT-ERP-011 Seccion 2.2 — Clasificacion y gestion de documentos contractuales.
