1132-N Control de caja en efectivo

En la contabilidad financiera de una empresa, el flujo de caja es uno de los indicadores más importantes, ya que brinda información sobre los ingresos y gastos, permitiendo determinar la solvencia y liquidez del negocio

El flujo de caja se refiere a la información sobre los recursos que genera una empresa, tanto los flujos de entrada como de salida, cantidad de dinero en efectivo que entra y sale de la empresa mediante las operaciones directamente relacionadas con el ejercicio de su actividad.

Controles

Se llevará un control de las entradas y salidas de efectivo de caja mediante un formato Excel y físico.

Registro en excel

Campos

• Fecha: Colocar la fecha en que se realiza el movimiento de caja.
• Factura N.º: Colocar el número de factura (del talonario) relacionado con el movimiento, sea ingreso o egreso.
• Pedido N.°: Colocar el numero de pedido relacionado al asiento contable.
• Nombre y apellido: Colocar el nombre y apellido de la persona en la transición (El mismo colocado en la factura).
• Concepto: Colcar en concepto o descripcion de movimiento (la mayor descripcion posible). Informacion importante que debe estar reflejada en los registro de ingresos: Nombre y apellido del cliente, a que grupo pertenece (PPA13-C.1-SCI), si es el pago de una inscripcion o una cuota.
• Codigo: Se categorizaran los ingresos y egresos en el registro, estos ya estan predeterminados con un codigo que simpre estara visible, segun el tipo de ingreso debe ingresar el codigo en el registro.

• Ingreso: Se debe escribir el monto del ingreso.
• Egreso: Se debe escribir el monto del egreso.
• Saldo: Automáticamente, nos mostrará el saldo de caja. (El campo “balance” y el “saldo” deber ser iguales (es automático, si se registra todo correctamente) en caso de que no sean iguales falta categorizar con código algún movimiento.

Actualizar formula de saldo

Al ingresar nuevos movimientos se verá la necesidad de actualizar la fórmula del saldo

Esto se hara ubicandonos en la ultima selda del saldo y arrastrando la formula hasta la fila necesaria, seleccionado el punto verde y sin soltar el clic se arrasta hasta donde sea necesario.

Esto nos dejara este resultado.

Cambio de pagina

Al finalizar el mes nos ubicamos en la siguiente hoja de Excel.

Se ubica la primera celda de saldo, luego en ella con la tecla “Swift + 0” colocamos “=”, nos vamos a la página del mes anterior, y seleccionamos la última celda de “saldo” y presionamos “enter”.

Fórmula en la nueva página

Al cambiar de página nos veremos en la necesidad de ingresar nuevamente la fórmula para el saldo, esto lo haremos seleccionando la celda debajo del saldo anterior, presionando la tecla “Swift + 0” colocamos “=” seleccionamos la celda de saldo, luego colocamos “+” seleccionamos la celda de “ingreso” – la celda de “egreso” y presionamos “enter”.

Normas

• No hacer ninguna modificación de este registro de caja que no sea llenar los campos del mismo.
• Todo movimiento debe estar relacionado con una factura (talonario de ingreso o egreso).
• Todo movimiento debe estar relacionado con un código (ingreso o egreso).
• En caso de requerir un cambio en el formato o nuevo código, se debe solicitar al departamento de administración, esperar aprobación y modificación del formato.
• No modificar ninguna formula.
• El saldo deber obtenido con formula.
• No se permite escribir manual el monto del saldo.
• Se deben incluir los recibos de ingreso y egreso que sean anulados dentro del registro excel.
• Se debe llevar un orden en los registro (los talonarios tienen orden numerio), se debe registra en el excel con el mismo orden.

Registro maestro de ingreso y egreso

Campos

• Fecha: colocar la fecha de movimiento.
• ID del egreso: Colocar el ID del egreso con el que fue autorizado el egreso por el departamento de administración.
• N.º de factura: Colocar el número de la factura del talonario (ingreso o egreso).
• Descripción / concepto: Colocar la descripción (corta, por el espacio disponible) del movimiento, priorizar el nombre y apellido del cliente y el concepto del movimiento.
• Ingreso: Colocar el monto del ingreso.
• Egreso: Colocar el monto del egreso.
• Saldo: Colocar el saldo de la caja (hacer debida sumatoria de ingresos y resta de egresos).
• Nombre del coordinador | firma: Debe ir el nombre del coordinador que registro el movimiento y su firma.

Archivo

Se debe disponer de una carpeta archivadora blanca de 1 pulgada (lomo) para archivar el registro maestro de egreso.

Esta debe estar en un lugar seguro, limpio, seco y libre de humedad; debidamente identificada.

Normas infalibles

• Este registro debe estar limpio, sin tachaduras, borrones y sin corrector.

Reportes

Los reportes de caja deben ser realizados mediante el grupo de WhatsApp, por el debido grupo de ingresos de la sede . Estos deben ser realizados a diario y sin falta.

En el reporte de caja siempre se debe incluir la última transacción del día anterior.

El reporte debe incluir una foto del efectivo en caja.

Hora

La hora para hacer el reporte de caja está establecido a la 4:00 PM.

Al enviar el reporte de caja, la caja queda cerrada, y queda prohibido realizar movimientos de caja.

En caso de recibir un ingreso luego de las 4:00 PM, recibir y reportar inmediatamente. Estos deben ser relacionados en caja al dia siguiente (Excel).

Queda estrictamente prohibido realizar egresos luego de las 4:00 PM. A excepción de una orden directa por parte del departamento de administración.

Forma

Formato excel

Se debe enviar una captura de pantalla donde exactamente como esta imagen, donde se visualice el encabezado, y el último movimiento del día anterior (muy importante).

Si necesitas mas espacio para poder hacer la captura puedes esconder la barra de herramientas de excel

Quedaría así, tendiendo más espacio para poder hacer la captura de pantalla donde se visualicen los movimientos del día.

Para hacer captura de pantalla se utiliza Lightshot puedes descargarlo e instalarlo en tu ordenador por el siguiente enlace ▶️ aqui

En caso de que los movimientos del día fueron muchos y no se vean todos en una sola captura de pantalla, realizar 2 capturas. La primera, donde se visualice el último movimiento del día hasta donde nos permita la vista del Excel, y la siguiente con los movimientos faltantes de la primera captura.

Formato fisico

Se debe hacer un “scan” de la página en uso o donde se vean reflejados todos los movimientos del día, e igualmente esta debe ser reportada por el grupo de WhatsApp. “Idea Recep-Ingresos”.

Normas

• Los reportes de caja deben ser enviados todos los dias sin falta y a la hora pautada.
• Los reportes de caja fuera del tiempo estipulado sin justificacion valida y sin un debido reporte previo sera penalizado
• Los reporte de ingreso y egreso deben ser reportados al momento de ser realizados, de no hacerlo sera penalizado
• Registrar un movimiento en caja sin haber hecho el reporte de caja sera penalizado
• Ignorar alguna solicitud del departamento de administracion sera penalizado
• Se establece un horario para el cierre de caja para los egresos hasta las 4:00 PM (tomar las debidas previsiones para los casos de pago de instructores en clases horario delta, en caso que requieran realizar el egreso luego de clases).
• Se establece un horario para recibir ingresos hasta las 5:00 PM como maximo.

Memorando

Se toman las siguientes medidas debido a que dichas faltas por parte de las coordinaciones algunos días, genera trabajo y horario extra al departamento de administración, siendo constantes las salidas del departamento de 8:00 PM a 9:00 PM. Esperamos su compresión y mayor colaboración.