10- 6.1 Gestión de documentos ➡️Sistema Académico (5000)

Generalidades

El presente documento sintetiza las directrices para la estandarización, creación, almacenamiento y clasificación de los documentos bajo la nomenclatura 5000, integrados en el Sistema Académico. El objetivo primordial es garantizar la disponibilidad de la información en el Servidor Local y Google Drive, asegurando una integración fluida con la interfaz de producción. A partir del trimestre I-2024, este sistema entra en vigencia obligatoria para todos los grupos, exigiendo que incluso los grupos preexistentes mantengan actualizado el estatus de sus clases. La gestión recae inicialmente en el departamento de Diseño, con una transición coordinada hacia el departamento de Planificación un mes antes del inicio de cada ciclo académico.

1. Funciones Principales del Sistema 5000

El documento bajo la nomenclatura 5000 no es solo un registro estático, sino una herramienta operativa multifuncional que cumple los siguientes roles:

• Gestión Curricular: Registra las materias que corresponden a cada grupo específico.
• Distribución de Carga Horaria: Determina con precisión la cantidad de horas presenciales, online y prácticas para cada asignatura.
• Planificación Operativa: Permite programar las clases y registrar el avance progresivo de las mismas.
• Control de Estatus: Monitorea el estado actual de cada materia dentro del plan de estudios.
• Certificación Académica: Emite el cohorte de notas y genera constancias de inscripción.

2. Estructura y Organización del Documento

Cada grupo académico cuenta con una hoja de cálculo en Excel o Google Sheet dedicada, la cual se encuentra incrustada en el sistema de producción para facilitar el acceso. El archivo se organiza internamente en las siguientes secciones o pestañas:

Sección	Descripción / Función
Generador	Herramienta para la creación de datos base.
Gestión de materias	Control administrativo de las asignaturas.
Calendario	Cronograma académico del grupo.
Cohorte de notas	Registro y emisión de calificaciones.
Constancia de inscripción	Documento oficial de registro del alumno.
Progresivo	Seguimiento del avance académico.
Transcripción	Registro detallado de datos académicos.
Materias	Listado y especificaciones de las materias.

3. Estándares de Nomenclatura y Clasificación

Para asegurar la trazabilidad y el orden sistémico, se han establecido reglas estrictas de nomenclatura:

• Código Principal: Todos los archivos deben iniciar con el código 5000.X.
• Control de Versiones: Es obligatorio incluir la letra «R» para indicar la Revisión del documento.
• Uso de Plantillas: La creación de nuevos documentos debe realizarse siempre a partir de los archivos genéricos ubicados en la carpeta 01/4 del Drive de soporte y también en el Servidor, garantizando el uso del formato más actualizado.

4. Protocolo de Creación y Almacenamiento

Cronograma y Responsabilidades

• Plazo de Creación: El expediente debe generarse al menos un mes antes del inicio de cada trimestre.
• Flujo de Trabajo: El departamento de Diseño es responsable de la creación inicial. Posteriormente, el documento se transfiere al departamento de Planificación. En caso de retrasos, se contempla la activación de comisiones interdepartamentales para cumplir con los plazos.

Ubicaciones de Almacenamiento

La redundancia de datos es clave para la disponibilidad. Se deben mantener versiones actualizadas en:

• Servidor Local: Carpeta del sistema de documentos importantes.
• Google Drive: 
  • Ruta específica: Mi unidad / (0.1 Documentos) / (4. Documentos Genéricos) / Carpeta «5000».
  • Ruta de planificación: Mi unidad / (100.CIA) / (10.Planificiación) / (1000.Gestión de Expedinte) / Carpeta «5000».
• Soportes Físicos: Se debe mantener una versión física en el CCO y en la Sede.

Archivos Especificos Vs. Genéricos:

Mientras que los 5000 Específicos están en la «Ruta de Planificación» mencionada, las versiones Genericas o Plantillas se ubican de forma centralizada en el Drive de Diseño (0.1 Documentos) / (4. Documentos Genericos).

Control de Versiones

Mantener un registro riguroso de los cambios y revisiones vigentes. Se debe eliminar la redundancia de versiones antiguas para evitar confusiones, dejando únicamente la versión genérica (plantilla) y las revisiones aprobadas.

5. Automatización de Servicios

Un objetivo primordial del sistema es consolidar toda la información de un «Servicio» en una sola ubicación accesible dentro del Servidor y del Drive. El ideal es que la carpeta de cada servicio contenga el 5000 correspondiente, los expedientes de los alumnos y la asistencia (288), toda la documentación archivada de ese servicio en particular y materias correspondientes.

• Automatización Existente (091): Para los expedientes de los alumnos.
• Nueva Automatización (1000): Para los servicios. El objetivo es desarrollar una automatización similar para que, al dar de alta un servicio, se cree automaticamente su carpeta Drive.

6. Integración con el Sistema e Interfaz

La visibilidad de los documentos en la interfaz de usuario depende de un procedimiento técnico específico:

• Carga: El archivo debe residir en la sección de «documentos genéricos» en Drive.
• Vinculación: La conexión se realiza mediante la adición de una fila en el sistema Airtable, lo que automatiza su despliegue en la interfaz de producción.
• Sincronización: Es mandatorio que la versión del servidor local y la versión de Google Drive estén permanentemente alineadas, verificando la coherencia con instructivos previos para asegurar la continuidad del proceso.

7. Control y Campos Específicos

El sistema incluye mecanismos de verificación detallados para asegurar la integridad de los expedientes:

• Campo de Reparación: Este campo requiere una marca de verificación (check) que garantice la realización del proceso, el nombre del responsable y la confirmación de que el comprobante físico o digital reside en el expediente del grupo.
• Actualización Obligatoria: Se enfatiza que la actualización constante es de suma importancia para el funcionamiento del sistema académico global.

8. Calendario académico

Ver instructivo de calendario académico