510.1-I Instructivo de Gestión de Trámites INAC

Tabla de Contenidos

Importante

La gestión de tramites debe cumplir lo siguiente:
- Gestionar los tramites fijos según calendario de tramites
- Centralizar todos los tramites de todos los departamentos en el control 510
- Cada tramite debe tener su acuse de recibo
- Cada solicitud de tramite debe tener alguno de los formatos de carta establecidos en la carpeta de formulario genérico (0.14)
Todas las solicitudes deben ser monitoreadas para que sean respondidas dentro de los 5 días hábiles de otra manera se debe mandar un recordatorio de intención de respuesta
Cuando son varios los tramites acumulados se debe enviar un resumen de todos los tramites acumulados indicando cuales son los mas importantes, los días de espera y la severidad de la respuesta
Para garantizar su correcta y oportuna gestión en todas las sedes, se ha unificado la responsabilidad de estos documentos en departamentos específicos.

Notificaciones y Reportes INAC
Tramite de renovación de CFCIA
Tramites de permisos de bomberos
Contratos de arrendamiento
Actualización de ESINS
- Ingresar personal directivo a CIA
- Cambio en instalaciones
- Ingresar simulador a CIA

Cada sede debe contar con una interfaz dentro del sistema para visualizar y gestionar únicamente los trámites que le corresponden.
Todo documento subido debe guardarse automáticamente en una carpeta específica del Drive de Planificación.
Al momento de recibir un trámite, el sistema debe enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación de recepción a la persona responsable. Simultáneamente, se enviará una copia exacta de dicha notificación al buzón designado para respaldo: scidea1994@gmail.com
El registro debe incluir todos los documentos requeridos. Los documentos adjuntos deben ser claros, vigentes y legibles.
Los campos marcados con un asterisco (*) resaltados en color rojo son de diligenciamiento obligatorio. El sistema no le permitirá enviar el formulario si estos campos están vacíos.

Abra su navegador de internet e ingrese la dirección URL del Sistema 091 – Gestión de la Calidad.
Una vez en la pantalla principal, localice la barra lateral izquierda del menú.
En el menú, busque y haga clic en la sección denominada «510 – Trámites».
Al hacer clic, se desplegarán dos opciones. Seleccione la opción que dice «Registrar Trámites» haciendo clic sobre ella.
Se abrirá en pantalla el formulario de registro de trámites.
Llene cada campo con la información solicitada, asegurándose de que los datos sean correctos, completos y estén actualizados.
Revise cuidadosamente toda la información ingresada para confirmar que no hay errores.
Una vez verificado, presione el botón «Registrar».
El sistema mostrará un mensaje de confirmación (¡Trámite registrado con éxito!)
El trámite quedará automáticamente registrado en el sistema

En CCO ingresar a cco.aeroidea.net
Acceda al menú principal ubicado en la barra superior.
Seleccione la categoría «Documento».
Elija la opción «Registrar Trámites» del submenú que aparece. Esta acción abrirá un nuevo formulario externo donde podrá continuar con el proceso.

Se lleva una versión física
- Ubicación en CCO en archivador CCO-1
Se lleva una versión digital en el servidor
- Ubicación en servidor carpeta 970-Control maestro de tramites procesos permisos
Se lleva una versión digital en el drive
- Ubicación en Drive de Planificación:
  - Carpeta 510-Control de tramites, procesos, permisos:
    - 510.1-Tràmites INAC

Categoría
- Mercancía P: Certificación de instructores para dictar materia o curso de mercancía peligrosa
- ESINS: Relacionado a la revisión de las Especificaciones de instrucción de CIA
- Avión: Relacionado a (cambio de matricula, renovación de aeronavegabilidad)
- Curso Especial: Certificación de curso especial