Información relacionada
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- Instructivo de cargador de archivos
- Instructivo de información estándar
- Normas generales de expedientes y archivadores
- Procedimiento de constancia generica (versión semi automática y manual)
- Planilla digital de constancia generica para documentos que requieren firma
Definición
Un instrumento de información consiste en cualquier cosa que se considere informacion, esto es, registros (una tabla excel por ejemplo), o documentos como certificaciones de la empresa, constancias, correspondencia, o hasta una orden que debe quedar plasmada bajo una minuta o constancia.
Definir estos instrumentos es de vital importancia para poder tener orden en la clasificación, archivo y cumplir con las regulaciones asociadas a la masiva cantidad de información que maneja nuestra organización
Clasificación de tipos de archivos
Documentos genéricos
Son plantillas o formatos que pueden ser utilizados en diversas situaciones. Suelen contener secciones o campos que pueden ser completados con información específica según sea necesario.
Constancias
Se dividen en las tres siguientes categorías:
- Tipo 1: Constancias de información estándar
- Información de IDEA para terceros (inicio de inscripciones, fecha de graduación, etc)
- Nota de entrega
- Cupon de descuento
- Tipo 1: Constancias de administración (Trabajo, sanción a empleado, evaluación de desempeño de empleado)
- Tipo 2: Constancias de CIA (Inscripción, calificaciones, graduación, etc)
Correspondencia
Consiste en cartas y oficios enviados o recibidos entre IDEA y otra persona natural o juridica. Se clasifica por áreas de trabajo.
- Correspondencia enviada
- Recibida
Minuta
Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente. apunte, anotación, nota, borrador, extracto.
Manuales y Guías
Documento que proporciona instrucciones detalladas sobre el uso, funcionamiento o manejo de un producto, servicio o sistema.
Reglas técnicas y Reglamentos
Las reglas técnicas son normas y especificaciones que establecen criterios para la realización de actividades técnicas, mientras que los reglamentos son disposiciones legales que deben ser cumplidas obligatoriamente.
Expediente de Usuario
Este expediente puede ser físico o digital y se utiliza para mantener un registro completo de la relación entre el usuario y la entidad.
Documentos controlados
Los documentos controlados son aquellos que están sujetos a un proceso de control para asegurar que se mantengan actualizados, sean accesibles y se utilicen de manera adecuada.
Generalidades
- Se lleva una versión física
- Ubicación en CCO en archivador maestro N.º 7
- Se lleva una versión digital en el servidor
- Ubicación en servidor carpeta 100. CIA / 100-10-Expedientes INAC de sedes / 100-10-1-Expediente INAC de sede y núcleos
- Se lleva una versión digital en el drive
- Ubicación en Drive de Planificación:
- Carpeta 10.1 Documentos Controlados:
- 1-35-1 – Expediente de empresa
- 100-10-2 – Expediente INAC de sede
- 0.1-5-3 – Expediente de Instalaciones
- 0.1-5-4 – Expediente de Contabilidad
- Carpeta 10.1 Documentos Controlados:
- Ubicación en Drive de Planificación:
Documento de empresa
Todo documento relacionado a la empresa, su constitución, sus permisos mínimos requeridos por ley, sus documentos de propiedades. algunos ejemplos son:
- Acta constitutiva
- Asambleas
- Solvencias (ISLR-FAOV-IVSS-SEMAT-Solvencia laboral, INCE, IMAUBAR, certificación urbanistica)
- Poderes
- Titulo de propiedad
- Fianza Laboral
- RIF
- Contratos de negociaciones con staff y proveedores (acuerdos, negociaciones)
Documento de CIA
Los documentos de sedes son materiales administrativos que regulan y organizan aspectos específicos del funcionamiento interno de la misma. algunos son:
- Declaración de cumplimiento
- Póliza de seguro
- Acta de consignación
- Certificados
- Licencias
- Listados
- Convenios
Documento de Contabilidad
Registro formal y estructurado que se utiliza para llevar un control de las operaciones financieras de la entidad. algunos son:
- Fianza Laboral
- Estados Financieros
Documento de Instalaciones
Documento formal que detalla la infraestructura y los recursos necesarios para el funcionamiento adecuado de la organización. algunos son:
- Contratos de arrendamiento
- Permisos de bomberos
Información estándar
- Constancia de información estándar (firmada)
- Bitacora de eventos (reuniones-reportes de mantenimiento-archivo de determinado documento, inicio de un trámite, subir copia digital)
- Correspondencia enviada
- Recibida
Auditorias
Revisión formal de listas o items de un procedimiento
Registros
Consiste en una lista
Expediente
Consiste en una carpeta que almacena documentos, debe tener un indice. Que generalmente es el registro de esos expedientes.
Instructivos
Es un documento que ofrece instrucciones claras y concisas para realizar una tarea o utilizar un producto o sistema de manera correcta.
Especificaciones
Instrumento que describe las caracteristicas de un producto o servicio
Constancias de CIA (Tipo 1)
Gestión de documentos ➡ Generar Constancia de estudio / Carta de emisión y renovación de licencia
Proceso de auditoria de s y emisión de contancia de estudio Constancias de CIA (Tipo…
