Objetivo
Establecer el procedimiento uniforme para la organización, almacenamiento y respaldo de la documentación relacionada con las prácticas de taller del programa de Técnico en Mantenimiento Aeronáutico (TMA), garantizando la integridad, trazabilidad y acceso a la información de estudiantes locales y foráneos.
Aplica a todo el personal administrativo y docente involucrado en la gestión de expedientes de prácticas de taller del programa TMA.
Generalidades
- Se utilizarán carpetas de tres ganchos para garantizar la correcta sujeción de los documentos.
- Existirán dos carpetas principales:
- Carpeta 1: Estudiantes Locales (Barquisimeto).
- Carpeta 2: Estudiantes Foráneos (Otras sedes).
- Toda la documentación se archivará en físico (en la carpeta correspondiente) y en digital (en la carpeta del servidor designada por la institución).
- Los documentos deben estar completos, fechados y con las firmas correspondientes.
- La carpeta debe mantenerse actualizada.
- Los expedientes de estudiantes foráneos (fuera de la sede central) deben organizarse por tomo (promoción). Esto significa que toda la documentación de los alumnos de una misma cohorte o curso se agrupará en una única unidad de archivo físico.
Requisitos
- Los registros de asistencia y cronogramas deben actualizarse.
- Al finalizar cada semana, se debe escanear y guardar la documentación en la carpeta digital correspondiente a la sede y al grupo.
- La información de los estudiantes es confidencial y debe manejarse según la ley de protección de datos.
- Las carpetas físicas se conservarán por un mínimo de 2 años después de la culminación de la promoción.
Estructura de Carpetas y Separadores
CARPETA 1: ESTUDIANTES LOCALES (BARQUISIMETO)
Separadores:
- CALENDARIO: Calendario académico general y calendario específico de prácticas.
- CRONOGRAMAS:
- Planificación detallada por semana de las estaciones de práctica.
- Ejemplo: «Semana 1: Estación de Circuitos electrónicos», «Semana 2: Estación de Motores recíprocos», etc.
- Incluye objetivos, actividades e instructor asignado por semana.
- EXPEDIENTE POR GRUPO: (Ver Contenido del Expediente por Grupo/Promoción).
CARPETA 2: ESTUDIANTES FORÁNEOS
Separadores Principales (por sede):
- Caracas
- Maracaibo
- Cumaná
- San Cristóbal
- Margarita
Cada sede tendrá sus mismos separadores internos:
- CALENDARIO
- CRONOGRAMAS (Planificación semanal por estación de práctica)
- LISTADO DE ALUMNOS (de esa sede específica)
- EXPEDIENTE POR GRUPO (de esa sede específica)
Contenido del Expediente por Grupo/Promoción
Cada expediente de grupo, ya sea local o foráneo, debe contener la siguiente información en este orden:
- Datos Generales del Grupo:
- Nomenclatura del grupo.
- Fecha de inicio y fecha de culminación prevista.
- Sede y aula/taller asignada.
- Listado de Alumnos del Grupo:
- Nombre completo y cédula de identidad.
- Soportes de Comunicados:
- Cualquier comunicación oficial relacionada con el grupo (cambios de horario, suspensión de actividades, recordatorios importantes). Todo comunicado realizado de forma verbal a los estudiantes debe ser documentado en forma de minuta.
- Registro de Asistencia:
- Planilla oficial 288.R12-DEA – REGISTRO DE CLASE TMA debidamente diligenciada con firma del instructor, coordinador y de los estudiantes.
- Listado de Instructores Involucrados:
- Nombre completo y cédula.
- Informe de Inicio y Culminación de Práctica:
- Informe técnico que detalle el estado del grupo al inicio y al final de las prácticas, incluyendo observaciones y logros.
Ubicación Original
- Se lleva una versión física
- Ubicación en CCO en archivador maestro Nº 7
