Este expediente centraliza toda la información clave de la dinámica de nuestro departamento: funciones, responsables y recursos disponibles. Permite ajustar el tamaño del equipo según el volumen de operaciones y la capacidad presupuestaria de la organización.
Código: 1015-N
Origen del Expediente: Nace en cada departamento.
Responsabilidad: Desarrollo constante y reporte directo al Gerente encargado.
📌 Versiones
Fisica:
Sede
CCO
Digital:
Drive (planificacion7)
📌Distribución y códigos de área de trabajo.
1015 – Estructura de gestión de departamento.
1015.1 – Estructura de gestión de Publicidad.
1015.3 – Estructura de gestión Comunicaciones/Chat-bot
1015.4 – Estructura de gestión de administración.
1015.8 – Estructura de gestión de Diseño.
1015.11 – Estructura de gestión de Planificación.
1015.12 – Estructura de gestión de coordinación.
1015.20 – Estructura de gestión de vuelo.
1015.21 – Estructura de gestión de ventas
1015.25 – Estructura de gestión de calidad.
1015.30 – Estructura de gestión de TIC.
1015.40 – Estructura de gestión de operaciones múltiples
1015.41 – Estructura de gestión de vehículos
1015.300 – Estructura de gestión de Náutica.
1015.333 – Estructura de Gestión de Eventos
1015.400 – Estructura de gestión de Bistró
📌Distribución y códigos de Sedes
1015.610 – Estructura de gestión de CIA Caracas.
1015.611 – Estructura de gestión de CIA Margarita.
1015.612 – Estructura de gestión de CIA Maracaibo.
1015.613 – Estructura de gestión de CIA San Cristóbal.
1015.614 – Estructura de gestión de CIA Barquisimeto.
1015.615 – Estructura de gestión de CIA Cumana. (Derogado)
1015.616 – Estructura de gestión de CIA Valencia.
📋 Contenido del Expediente – 1015-N – Estructura del Departamento.
Estructura del Departamento
La estructura del departamento define la forma en que se organizan, coordinan y ejecutan las funciones, responsabilidades y procesos de trabajo, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Esta estructura se compone de roles claramente definidos, líneas de responsabilidad, y mecanismos de planificación, seguimiento y control, que permiten una adecuada distribución de las tareas, una comunicación efectiva y una correcta toma de decisiones.
Estructura del Departamento (Formato 1015 – 1)
Nombre del departamento
Responsable del departamento
Roles principales
Estructura organizativa
Fichas de Puesto de Trabajo
Resume el cargo mediante datos como nombre del puesto, objetivo, funciones clave, requisitos, competencias y ubicación en la estructura organizacional, sirviendo como guía para definir responsabilidades y expectativas.
Formato a utilizar: 1015 – 2 Ficha de Puesto de Trabajo
Se debe llenar de manera individual para cada puesto de trabajo del departamento.
Por ejemplo:
Puestos de trabajo para el Departamento de Planificación:
Supervisor General de CIA
Sub Gerente de Sede
Supervisor de Soporte
Planificador Espejo
Coordinador 1
Coordinador 2
Instructores
Objetivos 3.1-Registro de los objetivos del departamento, indicando para cada uno su prioridad, orden de ejecución, fechas límite, estatus de avance y observaciones relevantes para su seguimiento y control. Se tendrá un objetivo obligatorio que será denominado Tareas Simples en el cual se desarrollaran todas las tareas simples y puntuales que se necesiten completar. 3.2- Desarrollo: Registro progresivo del avance en cada objetivo
Se usa el Formato (1015 – 3 – 031 Objetivos):
Numero indicador del documento (Un identificador único para cada documento).
Objetivo: Describe de manera clara y concisa lo que quieres lograr.
Fecha: Escribe el día, mes y año en que se completa el formato.
Observación: Anota cualquier comentario, detalle adicional o información relevante que no encaje en los otros campos.
Planificación diaria: Registro operativo diario destinado a la organización, asignación y seguimiento de las actividades del departamento, en el cual se detallan las tareas a ejecutar por cada integrante, su prioridad, horario previsto, y objetivo al que corresponden. La planificación diaria servirá como base para la bitácora, el control de cumplimiento, la optimización del tiempo de trabajo y la evaluación del desempeño individual y grupal.
Normas para la Planificación Diaria del Personal
Obligatoriedad del registro Cada empleado deberá registrar diariamente su planificación de trabajo utilizando el formato establecido, completando todos los campos correspondientes.
Horario de planificación La planificación diaria deberá realizarse entre las 4:30 p. m. y las 5:30 p. m., dejando definidas las tareas del día hábil siguiente.
Definición de tareas Toda tarea o actividad registrada deberá estar asociada a un objetivo o clasificada como tarea simple, según corresponda, evitando registros genéricos o ambiguos.
Asignación de prioridad Cada tarea deberá contar con un nivel de prioridad claramente definido: Urgente, Alta, Media o Baja, de acuerdo con su impacto y fecha de cumplimiento.
Estimación de tiempo El empleado deberá indicar las horas estimadas necesarias para la ejecución de cada tarea, a fin de facilitar la correcta distribución de la jornada laboral.
Ejecución y cumplimiento Las tareas planificadas deberán ser ejecutadas conforme a lo establecido. El incumplimiento injustificado de las actividades planificadas deberá ser debidamente registrado.
Actualización del estatus El estatus de cada tarea deberá actualizarse de forma diaria, reflejando su situación real: Pendiente, En proceso o Completado.
Registro de observaciones Cualquier situación imprevista, cambio, incidencia o motivo que afecte la ejecución de una tarea deberá ser registrado en el campo Observaciones, dejando constancia clara de lo ocurrido.
Carácter de respaldo La planificación diaria constituye un registro operativo oficial, sirve como respaldo documental, y alimenta la bitácora del departamento, la actualización de objetivos y la evaluación del desempeño.
Al final del día, esta tabla puede alimentar directamente la bitácora y la planificación del día siguiente.
Bitácoradel Departamento
La Bitácora del Departamento constituye un registro oficial y obligatorio de carácter interno, destinado a documentar de forma cronológica, sistemática y verificable las actividades ejecutadas, incidentes ocurridos, decisiones adoptadas y cualquier información relevante para el control operativo, la trazabilidad de los procesos y la elaboración de informes de gestión.
Toda la información registrada en la bitácora tendrá carácter de respaldo documental, servirá como evidencia histórica de las actuaciones del departamento y será utilizada como fuente de referencia para auditorías internas o externas, procesos de evaluación y toma de decisiones. Asimismo, la bitácora garantizará la continuidad operativa y facilitará la transferencia de conocimiento, permitiendo que los nuevos integrantes del departamento accedan a los antecedentes y criterios previamente aplicados.
Se utiliza el formato 1015 – 5 Bitácora
Importante: Se debe hacer todos los días de 4:30 a 5:30
Reportes:
Registro formal de reportes operativos generados por el personal, destinados a documentar daños, fallas en plataformas, incidencias académicas (materias, contenidos, horarios), problemas administrativos y cualquier otra situación relevante que requiera atención, corrección o seguimiento.
Los reportes constituirán un insumo clave para la actualización de los objetivos, la priorización de tareas y la planificación diaria del trabajo, permitiendo una respuesta oportuna, trazable y alineada con las necesidades del departamento.
Se utiliza el Formato 1015 – 6 Reportes
Instrucciones de llenado:
Fecha: Día en que ocurrió o se detectó el evento.
Reportado por: Nombre de la persona que registra el reporte.
Descripción breve: Explicación concisa de lo ocurrido, indicando qué pasó y qué se vio afectado.
Prioridad: Nivel de urgencia del evento (Alta, Media o Baja).
Responsable: Persona asignada para dar seguimiento o solución al reporte.
Estatus: Situación actual del reporte (Pendiente, En proceso o Cerrado).
Observaciones: Comentarios adicionales, avances, decisiones o notas relevantes.
Horarios del Personal, Itinerarios
8.1 – Horario del personal: Registro detallado por cada trabajador de sus días laborables, horarios de trabajo, tiempos de descanso y demás condiciones de jornada aplicables, con el fin de establecer de forma clara su disponibilidad y responsabilidades operativas.
Se utiliza el formato 1015-7-063.1 Horario del Personal.
8.2 – Itinerario operativo del departamento: Planificación fija de la semana de las tareas recurrentes, actividades operativas, reuniones, entrenamientos, y tareas puntuales, asignadas al departamento en su conjunto, permitiendo la coordinación y seguimiento de las actividades colectivas.
Se utiliza el formato 1015-8-063.2 Horario del Departamento.
Calendario General Mensual:
Calendario consolidado de carácter mensual donde se reflejan eventos específicos, objetivos institucionales, plazos críticos y actividades relevantes a cumplir en fechas determinadas, sirviendo como referencia global de planificación y control.
Convenios con el personal
En este apartado se registrarán los acuerdos de carácter laboral y operativo establecidos con cada uno de los trabajadores que conforman el departamento, incluyendo condiciones especiales de servicio, horarios acordados, permisos, y cualquier otro compromiso particular que impacte en el desempeño de sus funciones. Se usa el formato
Condiciones Salariales: Definen el salario base, complementos salariales (como la antigüedad o la productividad), gratificaciones extraordinarias y otros beneficios económicos.
Jornada Laboral: Establecen el número de horas de trabajo, horarios, turnos, descansos y la regulación de horas extras.
Vacaciones y Permisos: Determinan la duración de las vacaciones anuales, así como los permisos retribuidos para situaciones específicas (matrimonio, nacimiento de un hijo, mudanza, etc.)
Formato (1015 -10 Registro de Convenios con el Personal)
Nombre y Apellido: Datos personales del empleado o representante involucrado en el convenio.
Fecha: Día en que se formaliza o se firma el convenio.
Observación: Comentarios adicionales o detalles relevantes sobre el convenio, como condiciones específicas o acuerdos importantes.
Control de Asistencia
11.1- Personal y evaluación individual: El horario del personal constituye el registro que detalla las horas de entrada y salida, tiempos de descanso y días laborables, permitiendo el control efectivo de la jornada y el cumplimiento de las funciones asignadas.
En este apartado se registrarán igualmente los permisos personales, inasistencias, amonestaciones o sanciones, así como las observaciones consignadas en bitácora derivadas de convenios personales, tales como autorizaciones para ausencias parciales o totales, por uno o varios días, durante la jornada laboral.
Se utiliza el Formato 900-001 (Instrucciones de llenado en el 900-000)
11.2- Evaluación y seguimiento grupal: Registro consolidado del seguimiento mensual de los días trabajados, el promedio de las evaluaciones quincenales, y las amonestaciones o sanciones, las cuales deberán reflejarse en las observaciones generales del departamento, con fines de control, análisis y toma de decisiones.
Se utiliza el Formato 900-002 (Instrucciones de llenado en el 900-000)
Comunicados Públicos
Tiene como objetivo principal es informar sobre eventos, decisiones, logros, cambios o cualquier noticia relevante que afecte o interese a sus partes interesadas, con el fin de gestionar la percepción, construir confianza y mantener una comunicación transparente y oportuna.
Se utiliza el formato 1015-12-Comunicados Publicos para registrar los comunicados que se van archivando en esta sección.
N°: Control interno y referencia rápida.
Medio: Canal utilizado para enviar el comunicado.
Destinatarios: A quién va dirigido (estudiantes, personal, grupo específico, etc.).
Motivo / Tipo: Clasificación del comunicado para facilitar búsquedas y control.
Confirmación: Indica si hubo acuse de recibo o confirmación de lectura.
Observaciones: Aclaratorias, reenvíos, cambios o notas relevantes.
Comunicados Privados
Su divulgación está estrictamente limitada al personal autorizado o a partes interesadas con una necesidad legítima de conocimiento. Su objetivo principal es proteger la confidencialidad de operaciones, transacciones y datos sensibles, asegurar la seguridad operativa, cumplir con regulaciones internas y externas de privacidad, y apoyar la toma de decisiones estratégicas sin exposición pública.
Se utiliza el formato 1015-13-Comunicados Publicos para registrar los comunicados que se van archivando en esta sección.
N°: Control interno y referencia rápida.
Medio: Canal utilizado para enviar el comunicado.
Destinatarios: A quién va dirigido (estudiantes, personal, grupo específico, etc.).
Motivo / Tipo: Clasificación del comunicado para facilitar búsquedas y control.
Confirmación: Indica si hubo acuse de recibo o confirmación de lectura.
Observaciones: Aclaratorias, reenvíos, cambios o notas relevantes.
Minutas e Informes
Registro y elaboración de minutas derivadas de reuniones, coordinaciones y sesiones de trabajo, así como de informes operativos y de gestión, en los cuales se documenten los acuerdos alcanzados.
Formato de minuta: 160 R5 – IDEA-Minuta (verificar ultima revisión del servidor)
Se utiliza el formato 1015 – 14 Minutas e Informes para registrar las minutas o enformes que se archivan en el expediente.
Fecha: Fecha en la que se realizó la reunión o se elaboró el informe.
Tipo (Minuta / Informe): Indica si el registro corresponde a una minuta (resumen de una reunión) o a un informe (documento de análisis, avance o resultados).
Título / Tema: Nombre o asunto principal tratado en la minuta o informe, que permita identificar rápidamente su contenido.
Responsable: Persona encargada de elaborar la minuta o informe y de dar seguimiento a la información registrada.
Observaciones: Espacio para comentarios adicionales, aclaratorias, acuerdos relevantes o notas de seguimiento.
Notas de Entrega
Las Notas de Entrega tienen como propósito formalizar y registrar la entrega de productos, materiales o resultados. Sirven como prueba fehaciente de que un bien o servicio ha sido transferido, incluyendo detalles clave como la fecha de entrega y las firmas de conformidad. Esta documentación es crucial para el control de inventario, la facturación, la resolución de disputas y, en general, para mantener un registro transparente de las transacciones.
Formato de lista:1015 – 15 Registro de Notas de Entrega
Número de Nota de Entrega: Un identificador único para cada documento.
Datos del Emisor: Nombre o razón social de la entidad que realiza la entrega, su dirección y datos de contacto.
Datos del Receptor: Nombre o razón social de la entidad que recibe, su dirección y datos de contacto.
Área de entrega: Espacio designado para recibir los productos o servicios entregados
Fecha de Emisión: El día en que se genera la nota de entrega.
Observaciones: Cualquier comentario adicional relevante sobre la entrega, como el estado del material, condiciones especiales o instrucciones.
Formato de Documento:
Descripción de los Ítems Entregados: Un listado detallado de cada producto, material o resultado
Firma del Entregador y Receptor: Firma y nombre legible de la persona que realiza o recibe la entrega, confirmando su despacho.
Fecha de Recepción: La fecha exacta en que el receptor firma la nota, que puede diferir de la fecha de emisión.
Registro de Proveedores y Productos
El Registro de Proveedores es una base de datos fundamental que mantiene un listado actualizado de todos los proveedores autorizados con los que la organización colabora. Su propósito es centralizar la información esencial, incluyendo detalles de contacto, servicios o productos ofrecidos y las condiciones de contratación. Este registro es crucial para optimizar los procesos de adquisición, asegurar la calidad de los suministros, facilitar la comunicación y gestionar eficientemente las relaciones comerciales.
Formato: 1015 – 16 – Registro de Proveedores y Productos
Proveedores: Entidad o persona que suministra bienes, productos o servicios a la empresa.
Servicio/Productos Ofrecidos: Descripción detallada de los productos o servicios que el proveedor ofrece
Información de Contacto: Datos de contacto de las personas clave dentro del proveedor, como representantes de ventas o soporte, para facilitar la comunicación.
Procedimiento de Actualización: El Registro de Proveedores debe ser actualizado de forma regular para asegurar que la información sea siempre precisa y relevante.
Inventario
La sección de Inventario tiene como finalidad registrar, controlar y dar seguimiento a los bienes, materiales, equipos y recursos asignados al departamento, asegurando su correcta identificación, ubicación, estado y responsable.
Este registro constituye un respaldo documental oficial, permite conocer en todo momento la disponibilidad real de los recursos, facilita la planificación de compras, el control de activos, la prevención de pérdidas, y sirve como evidencia para auditorías internas o externas.
El inventario deberá mantenerse actualizado, reflejando altas, bajas, movimientos, cambios de estado o reasignaciones de forma oportuna y verificable.
📌 Archivo Físico
Cada departamento debe tener cada expediente archivado (Expediente donde archiva toda la informacíon estándar generada)
Se utiliza el documento 1015.N – R3 : Ubicado en el servidor y en el drive (consultar la revisión mas reciente del mismo.)
📌 Normas para el Uso y Control del Expediente
Normas generales
Carácter oficial del expediente
El Expediente 1015-N es un documento oficial de control interno, obligatorio para cada departamento, y constituye el repositorio central de la información operativa, organizativa y administrativa estándar.
Responsabilidad del expediente
El responsable del departamento será el encargado de supervisar el correcto uso, actualización y resguardo del expediente, sin perjuicio de que cada integrante sea responsable de la veracidad de los registros que genere.
Actualización permanente
El expediente deberá mantenerse actualizado de forma continua, incorporando oportunamente:
Planificaciones diarias
Bitácoras
Reportes
Minutas e informes
Comunicados
Convenios
Registros de asistencia
Notas de entrega
Registros de proveedores
Ciclo de Planificación y Registro (Regla 16:30)
Se establece un bloque horario obligatorio para la gestión documental de 4:30 p. m. a 5:30 p. m. para todo el personal.
Planificación Diaria: Todo empleado debe dejar registradas sus tareas para el día hábil siguiente. No se permiten registros genéricos; cada tarea debe estar vinculada a un Objetivo o a la categoría «Tareas Simples».
Actualización de Bitácora: Al finalizar la jornada, se debe alimentar la bitácora con los resultados de la planificación ejecutada, incidentes y decisiones tomadas.
Integridad de la información
No se permitirá la alteración, eliminación o sustitución de documentos archivados sin dejar constancia expresa mediante observaciones, notas aclaratorias o documentos complementarios.
Uso de formatos oficiales
Todos los registros deberán realizarse exclusivamente utilizando los formatos definidos en el presente instructivo (1015-1 al 1015-15, 900-001, 900-002, entre otros). No se admitirán formatos informales o paralelos.
Normas de archivo y organización:
Archivo físico obligatorio Cada departamento deberá contar con un archivo físico del Expediente 1015-N, organizado en carpeta gruesa, con etiquetado conforme al estándar institucional.
Orden documental
Los documentos deberán archivarse:
Por sección
En orden cronológico
Con identificación clara del formato y código correspondiente
Correspondencia con instructivos vigentes: El archivo físico y digital deberá mantenerse en concordancia con los instructivos de archivadores vigentes, consultando siempre la versión más reciente disponible en el servidor o drive institucional.
Normas de control y auditoría
Disponibilidad para revisión: El expediente deberá estar disponible en todo momento para procesos de:
Revisión interna
Auditoría
Evaluación de desempeño
Inducción de nuevo personal
Trazabilidad y respaldo: Toda la información contenida en el expediente tendrá carácter de respaldo documental, permitiendo reconstruir qué se hizo, cuándo, por quién y con qué resultado.
Continuidad operativa: El Expediente 1015-N será utilizado como fuente de referencia histórica, garantizando la continuidad del departamento ante cambios de personal, reorganizaciones o auditorías.
