El presente procedimiento aplica de manera exclusiva para la gestión de reingreso de alumnos inscritos en cursos de modalidad personalizada, los cuales se caracterizan por una estructura académica y contractual diferenciada. Los cursos personalizados se diseñan bajo condiciones específicas acordadas con el alumno, donde la inversión garantiza el acceso permanente al contenido y la mentoría, sin límites temporales para su culminación.
Los alumnos pueden suspender su participación activa en el curso por diversas situaciones (viajes, compromisos laborales, circunstancias personales, entre otros), sin que esto implique la pérdida del derecho a retomar sus estudios. Dado que en esta modalidad el curso no vence y el alumno conserva su inversión, es fundamental contar con un proceso claro y eficiente que permita su reintegración en cualquier momento
Paso 1: Identificación y Contacto Inicial
1.1. El coordinador o responsable de admisiones identifica al alumno en la lista de «Abandonos Voluntarios» o recibe una solicitud informal de reingreso.
1.2. Se recopila la información previa del alumno: historial académico, estado de cuenta, motivo de abandono (si está registrado).
1.3. Se programa una llamada telefónica como medio de contacto principal por su carácter personal e inmediato.
Paso 2: Ejecución de la Llamada de Evaluación (Script Guía)
El responsable debe realizar la llamada en un entorno tranquilo y seguir este guion de manera natural y empática.
Saludo Inicial y Identificación:
«Buenos días/tardes, ¿hablo con [Nombre del Alumno]?
Le saluda [Su Nombre], de IDEA. ¿Tiene unos minutos para hablar?»
«Le llamo porque según nuestros registros, usted formaba parte de nuestro curso [Nombre del Curso] pero no pudo continuar. Hoy estamos contactándole para verificar su situación y explorar la posibilidad de que pueda retomar sus estudios con nosotros.»
Bloque 1: Evaluación de Disposición y Situación Pasada (Preguntas Clave)
- «Para entender mejor, ¿sigue interesado en culminar el curso?»
- (Escuchar atentamente la respuesta)
- «En su momento, identificamos que la razón de su pausa estuvo relacionada con un viaje y un tema pendiente de pago. ¿Sigue siendo esa su situación actual o ha cambiado algo?»
- (Esto abre la puerta para que el alumno explique su nueva circunstancia)
Bloque 2: Confirmación Financiera (Pregunta Directa)
3. «Para poder gestionar su reingreso, es fundamental regularizar la situación financiera pendiente. ¿Se encuentra en disposición de saldar el monto restante en este momento?»
* Si la respuesta es SÍ: Proceder al Bloque 3.
* Si la respuesta es NO o «Tengo dudas»:
* Opciones de respuesta: «Entiendo. ¿Le interesaría entonces conocer opciones de pago o planes de financiamiento para facilitarle el proceso?»
Bloque 3: Evaluación de Disponibilidad y Reprogramación
4. «Excelente. Ahora, para reintegrarlo de la mejor manera, necesito conocer su disponibilidad actual.
5. «Perfecto. Con esa información, podemos proceder a [reprogramar/reinscribirle]
Cierre y Siguientes Pasos:
«Muy bien [Nombre del Alumno], entonces quedamos en que:
- Usted regularizará el pago [Indicar método y plazo].
- Le reinscribiremos en el grupo.
Le estaré enviando un correo electrónico en los próximos minutos con la confirmación por escrito de todo lo acordado, el monto a pagar y los enlaces para realizar el pago. ¿Alguna pregunta antes de finalizar?
Ha sido un placer hablar con usted. ¡Estamos ansiosos por tenerle de vuelta!»
Paso 3: Acciones Posteriores a la Llamada
- Si el alumno aceptó: El responsable debe:
- Generar el cobro o la factura correspondiente.
- Actualizar el estatus del alumno en el sistema a «Proceso de Reingreso».
- Coordinar con el área académica su incorporación al nuevo grupo.
- Si el alumno declinó o postergó la decisión:
- Agradecer su tiempo y dejar la puerta abierta.
- Registrar en el sistema el resultado de la gestión: «Contactado – No interesado por el momento».
- Programar un recordatorio para un seguimiento futuro en [ej: 3 meses].
Paso 4: Formalización del Reingreso
Una vez confirmado el pago, se debe gestionar el pedido
