Gestión de documentos ➡ Orden de gestión y ejecución de pedidos – Instructivo 342

Importante

• La gestión de este documento está íntimamente relacionado al procedimiento de gestión de pedido en sus partes 1 y 2
• El registro maestro de gestión de pedidos deberá ser administrado exclusivamente por ventas. Sin embargo las entradas se generan a partir de cualquier departamento
• El RM no debe mostrar el estatus de la gestión del pedido que sera puesto por el departamento que lo gestiona en la variación que aplica.

Variaciones del documento

• 342A: Gestión de pedido
  • Responsable de atención y soporte al usuario
  • Coordinar detalles de la ejecución del pedido
  • Otros
• 342B: Ejecución de pedido, contiene los detalles de la ejecución del pedido como:
  • Hora
  • Lugar
  • Duración
  • Fechas
  • Logistica
  • Otros

Versiones del registro

• Versión maestra: 
  • Consiste en la versión generada en hoja de calculo de Air Table Su código es 342RM.
  • Estará en el drive de administración
• Versión interna de cada departamento: Es la versión de cada departamento, que de forma ideal se genera a partir del listado maestro (320). Pero que también se llena de forma individual de cada departamento con pedidos antiguos u otro tipo de pedidos
  • 342.11 – Aerotienda uniformes – Impresa en físico
  • 342.2 – Gestión de vuelo (Horas de vuelo y simulador) – Impresa en físico
  • 342.3 – Planificación (Tramites) – Impresa en físico
  • 342.4 – RPA – Impresa en físico – Impresa en físico
  • 342.5 – Náutica – Impresa en físico
  • 342.6 – Especiales individuales – Impresa en físico
  • 342.7 – Especiales grupales – Impresa en físico
  • 342.10 – Grupos regulares CIA (TDC-TMA-PPA-INGLES-DDV)

Expediente

• Instructivo de expedientes: Ver instructivo
• Versiones
  • Digital: 342. Hoja de gestión de Pedido, (que genera el Registro General de pedidos)
  • Física CCO: Ubicada en la carpeta 2000- Expediente de Gestión de servicio activado.
  • Física sede: Ubicada en la carpeta 2000-Expediente de Gestión de servicio activado.

Física

• Administración tendrá su versión física del documento, con toda la información de pagos. Archivada en la carpeta física CCO-4-11-05 – Gestión de pedidos
• Pedidos de 1000$ en adelante: Tendrá respaldo físico del pago
• El departamento que gestiona el pedido tendrá la segunda copia del documento. Archivada en carpeta CCO-30-11-002-X-Y Servicios y productos, donde X es la división del servicio, mientras que Y es el número y nombre del pedido.
• Ubicación: Carpeta CCO-4-11-05- Gestión de pedidos.
• Parte 1 – Expediente digital
  • Nombre y apellido.
  • Teléfono
  • Cedula
  • Correo
  • ID
  • Grupo
• Parte 2 – Sección administrativa
  • El primer cuadro es el apartado para los pedidos de las cuotas del cliente, contiene 8 columnas con los siguientes campos:
    • Numero de pedido de cada cuota.
    • Fecha de pago de la cuota.
    • Monto total del curso y deuda restante del plan de pago.
    • Numero de plan de pago.
    • Monta de la cuota.
    • Numero de cuota.
    • Nombre y apellido de quien confirma el pedido.
    • Firma de quien confirma el pedido.
  • Segundo cuadro, se asignaran los demás pedidos del cliente (Tramites administrativos, Uniformes, horas de vuelo, etc.) pedidos no de cuotas.

Digital

• Ubicacion: Producción
• Parte 1 – Datos del cliente.
  • Nombre y apellido del cliente.
  • Telefono del cliente
  • Email del cliente
  • Cedula
• Parte 2 – Informacion del pedido.
  • Estatus
    • En proceso: estatus por defecto al momento que administracion confirme el pedido en Woocomerce (pago confirmado).
    • En proceso, con alerta administrativa: pedido en el que no se ha confirmado por completo el pago, pero puede comenzar a procesarse (segun aplique).
    • En transito: estatus de pedido enviado (aerotienda).
    • En sede – puede retirar: estatus de aerotienda.
    • Defectuoso brindando soporte: estatus de aerotienda.
    • Completado: gestion del pedido completada
    • Stanby: gestion del pedido en pausa.
    • Cancelado: gestion del pedido cancelado.
    • Vuelo por programar.
    • Vuelo programado.
    • Vuelo finalizado.
  • N° de pedido.
  • Parte del pedido.
    • N/A: cuando en el pedido se encuentra un unico producto.
    • 1: cuando en el pedido se encuentras mas de un producto y se va a gestionar el producto numero 1.
    • 2: cuando en el pedido se encuentras mas de un producto y se va a gestionar el producto numero 2.
    • 3: cuando en el pedido se encuentras mas de un producto y se va a gestionar el producto numero 3.
  • División
    • Centro de instrucción aeronautico: cursos regulares, especiales, recurrentes, etc.
    • Centro de capacitación: Curso de ingles, curso de natacion, (cursos no del CIA).
    • Organizacion de mantenimiento: gestion de pedidos relacionados a la OMO, overhould de motores, mantenimineto de aeronaves, etc.
    • Centro de alquileres nauticos: Pedidos relacionados a activades nauticas (yate, surfing, etc)
    • Aerotienda: Pedidos relacionados con la aerotienda (uniformes, ropa, accesorios, etc).
  • Area de trabajo: Area en que se va a procesar el pedido.
  • Responsable de procesar el pedido.
  • Teléfono del responsable.
  • Ejecutor del proceso: quien asigno el pedido para su procesamiento y gestion.
  • Lista de chequeo.
    • Inicio del pedido por administración: check al momento de administración confirma el pago, y lo asigna para su gestión.
    • Recepción del pedido: check al momento de la recepcion del pedido por parte del responsable.
    • Impresión de hoja de gestión de pedido: check de hoja de gestion de pedido impresa por parte del departamento y responsable de gestionar el pedido.
  • Categoria del servicio – producto
  • Nombre del servicio/Producto
  • Sede
  • Comentarios
• Parte 3 – Datos de venta.
  • Vendedor.
  • Referidor.
  • Observaciones.
  • Evidencia de aceptacion de nuestros T&C. (Cargar captura)

Responsables

Función

Concentra toda la información relacionada al cliente y sus pedidos.

• La data administrativa
• La recepción del pedido desde administración
• Comentarios y novedades
• Eventos
• Auditoria de cierre

Cierre del pedido

• Representa con evidencia de la culminación del pedido.
• Por ejemplo en el caso de aerotienda, se trata de una copia de la recepción conforme del pedido que se carga a la planilla online para que sea archivado en el drive correspondiente. y se tenga evidencia de que el pedido fue recibido conforme, o inconforme.