Tramite Tipo II – Transferencia de Servicio

El siguiente tramite involucra numerosos departamentos, por lo cuál, se categorizará por cada procedimiento según el personal que lo amerite.

Instructivo Versión Usuario: (Soporte)

Instructivo

Departamento responsable

• Departamento de administración.
• Departamento de diseño (en caso de aplicar)
• Departamento de Gestión de Vuelo.

Traspaso de Horas de Vuelo

Generalidades

El estudiante que haya adquirido horas de vuelos, y por algún motivo decide no iniciar o no continuar con su entrenamiento de vuelo, IDEA le da la opción de postular su caso para optar a una transferencia de sus horas de vuelo a otra persona (IDEA se reserva el derecho de aprobar o denegar transferencias de horas de vuelo, dependiendo cual sea el caso.); El alumno que decida presentar su caso debe cumplir con el siguiente procedimiento:

Procedimiento del Solicitante

• El estudiante debe conseguir la persona a la que desee hacer el traspaso de horas, es muy importante que el alumno que traspasa le explique claramente al alumno que recibe, que estas horas solo son transferibles una sola vez, aunque puede ser traspasada a diferentes personas. Sin embargo si el alumno que solicita un traspaso no logra encontrar a quien poder transferir las horas de vuelo, el personal de gestión de vuelo podrá proponer a un aspirante, siempre y cuando quede en total claridad que son únicamente ellos quienes entren en el proceso de negociación y términos para dicho traspaso.
• El alumno deberá realizar una carta de exposición de motivos, que deberá estar firmada por el alumno o el representante (si es menor de edad) y la persona a la que le transfieren las horas de vuelo, dicha carta deberá dejar claro a quien le hacen el traspaso de hora, con sus datos personales especificados, número de teléfono, copia de ambas cedulas.
• Enviar la carta firmada por ambas partes a través de un ticket de soporte, luego el encargado del caso deberá imprimir dicha carta. Así mismo dicho encargado realizará un informe en donde explique de manera detallada el caso a procesar, siendo obligatorio destacar los siguientes elementos:

1. Nombre completo de las partes involucradas, así como también sus números de cédula.
2. Número de ticket de soporte enviado por el solicitante y la persona que recibe la transferenica.
3. Número de pedido asociado a la adquisición de las horas de vuelo por parte de la persona que transfiere.
4. Firma del Director General de la institución, Ing. Pedro Rodríguez y el planificador que este llevando el caso.

Ejemplo

Puede visualizar un ejemplo en el siguiente enlace.

NOTA: Una vez realizado el informe explicativo, y a su vez firmado por los antes descritos, se debe adjuntar la carta enviada por el alumno solicitante a través del ticket de soporte, para ser trasladada al departamento de administración.

Procedimiento del Personal

• Contacto. El departamento de planificación de vuelo contactará a ambas personas en un tiempo máximo de 7 días hábiles desde la fecha que se creo el ticket, para notificarle al alumno si su solicitud fue aprobada o fue denegada. En el caso de ser aprobada se deberá imprimir la solicitud y agregarlo al expediente digital de ambos alumnos.
• Notificación. Se notificará al departamento de administración e inicia un procedimiento administrativo de confirmación de traspaso de horas de vuelo.
• Cumplir. Una vez administración asigne el nuevo pedido (a la persona que recibe la transferencia de horas de vuelo), el departamento de gestión de vuelo deberá cumplir el procedimiento de gestión de pedido de horas de vuelo.
• Expediente. El nuevo alumno deberá entregar su expediente a IDEA y si no ha realizado el curso teórico debe pagar por el curso en tierra que corresponda, una vez terminado el curso puede comenzar con las horas de vuelo.
• Programación. Ya confirmada toda la información y haber creado el nuevo pedido, el estudiante deberá generar un ticket de soporte para generar la solicitud de planificación para ser programado.
• Archivar. Al final todos los soportes, informes y documentos mencionados con anterioridad se deben archivar en la carpeta del departamento, expediente de los involucrados y de manera digital en el drive de Gestión de Vuelo.

Nota: Las horas de vuelo son trasferibles solo una vez a diferentes personas si lo desean, IDEA no es responsable de los acuerdos o negociaciones que realicen ambas partes

Reconversión de Pedido (Horas de Vuelo)

Generalidades

En el caso de que un individuo posea un pedido de horas de vuelo en una aeronave en especifico y por alguna razón o circunstancia decida cambiar su pedido y reconvertirlo hacia otra aeronave distinto debe se debe seguir el siguiente procedimiento.

Procedimiento

• Ticket de Soporte. La persona debe realizar un ticket de soporte a través del cual expresará mediante un informe adjuntado a dicho ticket la intención y razón de porque desea realizar una reconversión de pedido. Cabe destacar que el tipo de tramite será Tipo II transferencia de curso y que el informe deberá describir a detalle el pedido que posee, pruebas de los pagos realizados, así como también su documentación en cuanto a cédula de identidad.
• Contacto. El personal de gestión de vuelo deberá contactar a la persona creadora de la solicitud y confirmar la veracidad de la misma. Verificando a su vez de que la persona solicitante no ha realizado horas de vuelo bajo el pedido que desea reconvertir.
• Confirmación. Se deberá confirmar con el departamento de administración de que el pedido original este completado. Al mismo tiempo verificar el costo en el que se pagaron las horas de vuelo originales.
• Cálculo. Cabe destacar, que para realizar la reconversión se debe calcular a precio completo, es decir, que si desea reconvertir horas de Mooney M20 a Cessna C172, el precio a la cual se va a reconvertir es a costo completo de horas de equipo Cessna en ese momento.
• Aprobación. Para la aprobación de la reconversión se deberá presentar ante la directiva los siguientes documentos.

1. Informe realizado por el solicitante a través del ticket de soporte. Firmado por el personal de gestión de vuelo que lleva el caso, avalando la información antes descrita.
2. Hoja del Pedido completado.

• Archivar. Al momento en que toda la documentación se encuentre validada y aprobada, se deberá archivar tanto en la carpeta física del departamento como de manera digital en el drive de Gestión de Vuelo. Así como también en la carpeta de gestión de pedido de cada estudiante ver instructivo

Queda a total potestad de la directa el aprobar o rechazar la solicitud que se ha realizado.

El instructivo sobre la gestión de los expedientes se puede encontrar en el siguiente enlace.

El instructivo sobre la gestión de los expedientes gestiones de pedidos se puede encontrar en el siguiente enlace