Definir todas las alertas y notificaciones automaticas del Ecosistema IDEA: que evento las dispara, que accion ejecutan, por cual canal se envian y a quien le llegan. El objetivo es que nada pase desapercibido.
2. Canales de Comunicacion
Canal
Herramienta
Uso principal
Bandeja interna
Notificacion dentro del ERP
Alertas operativas del dia a dia
Correo electronico
Email automatizado
Comunicaciones formales, recibos, confirmaciones
WhatsApp
API Tellbid / Meta Business
Alertas urgentes, recordatorios de pago, confirmaciones rapidas
SMS
Gateway de mensajeria
Fallback cuando no hay internet / WhatsApp
Regla: Toda alerta critica se envia por minimo 2 canales simultaneos para garantizar recepcion.
3. Tabla Maestra de Alertas y Notificaciones
3.1 Alertas Financieras (Nucleo 5)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Cuota vence en 5 dias
Recordatorio de pago proximo
Ninguna (solo aviso)
Usuario
WhatsApp + Email
Cuota vence hoy
Pago vence hoy
Ninguna (ultimo aviso)
Usuario
WhatsApp + Email + SMS
Cuota vencida hace 3 dias
Primer aviso de mora
Se marca como moroso leve
Usuario + Administracion
WhatsApp + Email
Cuota vencida hace 15 dias
Segundo aviso de mora
Bloqueo de portal academico
Usuario + Administracion + Coordinador
Todos los canales
Cuota vencida hace 30 dias
Suspension por mora grave
Estatus -> Suspendido
Usuario + Gerencia
Todos los canales
Pago recibido
Confirmacion de pago
Actualiza saldo, reactiva si aplica
Usuario
WhatsApp + Email
Suscripcion proxima a renovar
Aviso de renovacion (7 dias antes)
Ninguna
Usuario
Email
Renovacion fallida
Fallo de cobro automatico
Reintento en 3 dias
Usuario + Administracion
WhatsApp + Email
3.2 Alertas Academicas / Produccion CIA (Nucleo 4.1)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Clase programada manana
Recordatorio de clase
Ninguna
Alumno + Instructor
WhatsApp
Vuelo programado manana
Recordatorio de vuelo
Ninguna
Alumno + Instructor de Vuelo
WhatsApp + SMS
Alumno no asiste (No-Show)
Registro de inasistencia
Sancion automatica
Alumno + Coordinador + Administracion
WhatsApp + Email
Notas cargadas
Notas disponibles
Ninguna
Alumno
Email + Bandeja
Examen programado
Aviso de examen (3 dias antes)
Ninguna
Alumno
WhatsApp + Email
Certificado emitido
Certificado listo para descargar
Disponible en perfil
Alumno
Email + Bandeja
Curso aperturado ante INAC
Notificacion de apertura
Registro en log INAC
Jefe de Instruccion + Admin
Email + Bandeja
Alumno completa programa
Graduacion pendiente
Cambio de rol: Alumno -> Exalumno
Alumno + Administracion
Todos los canales
3.3 Alertas de Vigencia Documental (Nucleo 1 + 6)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Certificado Medico vence en 30 dias
Vencimiento proximo de CMV
Ninguna
Instructor/Alumno + RRHH
Email + WhatsApp
Certificado Medico vence en 7 dias
Urgente: CMV por vencer
Alerta critica
Instructor/Alumno + Jefe Instruccion
Todos los canales
Certificado Medico vencido
CMV expirado
Bloqueo de actividad de vuelo
Instructor/Alumno + Jefe + Gerencia
Todos los canales
Cedula vence en 30 dias
Cedula proxima a vencer
Ninguna
Usuario + RRHH
Email
Licencia INAC vence en 60 dias
Licencia proxima a vencer
Ninguna
Instructor + Jefe Instruccion
Email + WhatsApp
Pasaporte vence en 90 dias
Pasaporte proximo a vencer
Ninguna
Usuario
Email
Documento faltante en expediente
Expediente incompleto
Marca expediente como pendiente
Usuario + Responsable de area
Email + Bandeja
3.4 Alertas de Sanciones y Relaciones
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Sancion registrada
Notificacion de sancion
Se agrega al historial
Usuario + Coordinador
Email + Bandeja
3ra sancion acumulada
Alerta de escalamiento
Notifica a Gerencia
Usuario + Gerencia
Todos los canales
5ta sancion acumulada
Suspension por conducta
Estatus -> Suspendido
Usuario + Gerencia + RRHH
Todos los canales
Usuario en Lista Negra
Alerta de restriccion
Bloqueo de nuevas compras
Administracion + Ventas
Bandeja
3.5 Alertas de Soporte (Nucleo 8)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Ticket creado
Confirmacion de ticket
Asigna numero de caso
Usuario
Email + WhatsApp
Ticket respondido
Respuesta disponible
Ninguna
Usuario
Email + WhatsApp
Ticket sin respuesta (24h)
Ticket sin atender
Escalamiento automatico
Agente + Supervisor
Bandeja + Email
Ticket resuelto
Caso cerrado
Encuesta de satisfaccion
Usuario
Email
3.6 Alertas de RRHH (Nucleo 7)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Empleado no marca entrada
Falta de asistencia
Registra inasistencia
Empleado + Supervisor
Bandeja
Permiso aprobado
Confirmacion de permiso
Actualiza calendario
Empleado
Email + Bandeja
Evaluacion de desempeno pendiente
Recordatorio de evaluacion
Ninguna
Supervisor
Email + Bandeja
Contrato por vencer (30 dias)
Renovacion pendiente
Ninguna
RRHH + Gerencia
Email + Bandeja
3.7 Alertas Comerciales (Nucleo 2)
Disparador
Alerta
Accion del sistema
Destinatario
Canales
Nuevo pedido recibido
Pedido registrado
Asigna rol Cliente
Cliente + Vendedor
WhatsApp + Email
Pedido confirmado
Confirmacion de compra
Genera compromiso financiero
Cliente
WhatsApp + Email
Prospecto sin contactar (48h)
Prospecto abandonado
Reasigna a otro vendedor
Vendedor + Coordinador Ventas
Bandeja
Puntos de fidelidad acumulados
Nuevo nivel alcanzado
Desbloquea beneficios
Usuario
WhatsApp + Email
4. Como se ejecutan las Acciones (Interfaz)
Las acciones del sistema se disparan de dos formas: automaticamente (sin intervencion humana) o manualmente (un usuario inicia la accion desde el ERP). Para las manuales, el sistema ofrece una interfaz estandarizada:
4.1 Acciones Automaticas (el sistema las ejecuta solo)
Accion
Disparador automatico
Intervencion humana
Recordatorio de pago
Fecha del calendario (5 dias antes)
Ninguna
Bloqueo por mora
Contador de dias vencidos >= 15
Ninguna (Admin puede revertir)
Suspension por mora grave
Contador de dias vencidos >= 30
Ninguna (solo Gerencia revierte)
Asignacion de rol Cliente
Pedido confirmado
Ninguna
Escalamiento de ticket
Ticket sin respuesta > 24h
Ninguna
Alerta de documento vencido
Fecha de vencimiento alcanzada
Ninguna
4.2 Acciones Manuales (requieren un formulario)
Para cada accion manual, el ERP presenta un boton de accion dentro del perfil del usuario que abre un formulario estandarizado:
Accion
Boton en el perfil
Formulario que se abre
Campos obligatorios
Quien puede usarlo
Registrar sancion
«+ Registrar Sancion»
Formulario de sancion
Tipo de sancion (lista), descripcion, evidencia (archivo adjunto opcional), fecha del incidente
Coordinador, Admin, Gerencia
Registrar No-Show
«Marcar No-Show»
Formulario de inasistencia
Servicio (clase/vuelo), fecha, motivo (si se conoce)
Instructor, Coordinador
Agregar nota de relacion
«+ Nota de Relacion»
Formulario de nota
Tipo (positiva/negativa/neutra), contenido, privacidad (visible para todos o solo admin)
Cualquier empleado
Mover a Lista Negra
«Mover a Lista Negra»
Formulario de restriccion
Motivo, duracion (temporal/permanente), aprobacion de Gerencia requerida
Admin Nivel 2 + aprobacion Gerencia
Cambiar estatus manualmente
«Cambiar Estatus»
Selector de estatus
Nuevo estatus, motivo del cambio
Admin Nivel 2, Gerencia
Registrar dano a instalacion
«+ Registrar Dano»
Formulario de incidente
Instalacion afectada, descripcion, foto (obligatoria), monto estimado de reparacion
Boton: El usuario hace clic en el boton de accion dentro del perfil del afectado
Formulario: Se abre un formulario con los campos obligatorios y opcionales
Validacion: El sistema valida permisos (el usuario tiene la capacidad requerida?)
Confirmacion: Se muestra un resumen: «Estas a punto de registrar una sancion a [Nombre]. Confirmar?»
Ejecucion: El sistema registra la accion, dispara las notificaciones correspondientes y actualiza el historial
Log: Todo queda en el log de auditoria (quien lo hizo, cuando, que cambio)
5. Reglas Generales
Horario de envio: Las notificaciones no urgentes se envian entre 8:00 AM y 6:00 PM. Las urgentes (seguridad, vuelo) se envian inmediatamente.
Frecuencia: Maximo 3 notificaciones del mismo tipo al dia para evitar saturacion.
Preferencias del usuario: Cada usuario puede configurar sus canales preferidos desde su perfil, pero las alertas criticas (mora grave, vencimiento de documentos de vuelo) son obligatorias y no se pueden silenciar.
Idioma: Las notificaciones se envian en espanol. Se contempla ingles para clientes internacionales en fase futura.
Registro: Toda notificacion enviada queda registrada en el log de auditoria del usuario, incluyendo fecha, hora, canal y si fue leida/recibida.
6. Referencia
La nocion general del sistema de alertas esta en la Seccion 2.2 del Instructivo Maestro de Gestion de Usuarios. Las consecuencias financieras estan en el Capitulo 05: Historial Financiero. Las sanciones estan en el Capitulo 08: Fidelidad y Relaciones.
