Generalidades
Un pipeline (o embudo de ventas) es una representación visual del proceso que sigue un cliente potencial desde el primer contacto hasta que se concreta una inscripción o venta. Es una serie de etapas por las que pasa una persona para que el equipo de trabajo sepa exactamente en qué estado se encuentra cada gestión.
¿Cómo funciona un Pipeline?
En lugar de tener una lista desordenada de contactos, un pipeline organiza la información en columnas verticales. Cada columna es una etapa.
- Prospección: El contacto inicial (alguien que preguntó por un curso o servicio).
- Calificación: Se identifica si el interesado cumple con los requisitos o tiene interés real.
- Propuesta/Información: Se envía el pensum, costos o requisitos técnicos.
- Negociación/Seguimiento: El contacto está evaluando la oferta.
- Cierre (Ganado/Perdido): El proceso termina con una inscripción exitosa o se descarta.
El Pipeline en el CRM de TELLBID
1. Gestión por «Tarjetas» (Cards)
Cada prospecto se convierte en una tarjeta que contiene toda su historia: chats de WhatsApp, correos y notas. Para mover a alguien de etapa, simplemente arrastras la tarjeta de una columna a otra.
2. Seguimiento de Documentación.
En entornos académicos o técnicos, el pipeline no solo sirve para vender, sino para controlar el flujo de documentos. Puedes crear un pipeline específico para la «Auditoría de Expedientes», donde las etapas sean:
- Documentos Recibidos.
- En Revisión Técnica.
- Aprobado / Certificado Emitido.
Beneficios de usarlo correctamente.
| Beneficio | Descripción |
| Claridad Visual | Ves de un vistazo cuántos inscritos potenciales tienes en cada etapa. |
| Prevención de Olvidos | El CRM te avisa si un contacto lleva mucho tiempo estancado en una etapa. |
| Predicción de Ingresos | Te permite calcular cuántas ventas cerrarás el próximo mes basándote en lo que tienes «en camino». |
Estructura del Pipeline.
| Etapa | Acción Principal |
| Prospección | Entrada de nuevos contactos o leads interesados. |
| Calificación | Determinar si el perfil es apto para el servicio o curso. |
| Propuesta | Envío de cotizaciones, pensums o detalles técnicos. |
| Negociación | Seguimiento activo y manejo de dudas o cláusulas. |
| Cierre | Formalización del contrato o pago de inscripción. |
Normas para la creación de pipeline.
Instrucción Operativa: Registro de Pipelines en el CRM
Para que todos hablemos el mismo idioma y el CRM funcione sin errores, a partir de ahora, cada vez que alguien cree un pipeline es obligatorio seguir un formato de nombre específico. Esto nos permite saber, de un solo vistazo, a qué área pertenece el proceso y de qué año es.
La estructura debe ser siempre esta:
[Siglas del Departamento] – [Nombre del Proceso]
¿Qué siglas debes usar?
- AD para Administración.
- GVpara Gestión de Vuelo.
- DI para Diseño.
- VT para Ventas.
- PLA para Planificación.
¿Por qué lo hacemos así?
- Orden automático: El sistema agrupará todos los flujos de una misma área.
- Cero confusiones: Evitamos tener cinco pipelines llamados igual (ej. «Inscripciones») sin saber cuál es de ventas y cuál es de administración.
- Automatización: Facilita que herramientas como n8n y Airtable reconozcan los datos correctamente.
Ejemplo rápido:
- En lugar de poner solo «Curso de Piloto», escribe: VT – CURSO PILOTO.
Por qué usar este orden (Nomenclatura Jerárquica)
- Agrupación Automática.
- Facilidad para Automatizaciones.
- Identificación Rápida.
