810-Procedimiento de confirmación de pago – Administracion

810-Esquema de proceso de gestión de ingresos

Resumen del procedimiento

1. Recibir soporte de pago desde el formato 534-M-R1-Reporte de pago.
2. Registro en documento 20000.
3. Registro en documento 534-M-R1-Reporte de pago.
4. Confirmar pedido en Woocomerce.
5. Procedimiento de gestion de pedido 342. (Fisico)
6. Procedimiento en documento Listado-320. (Si aplica)
7. Procedimiento en el documento digital 15000.
8. Notificacion via whatsapp en el grupo de gestion de pedido.

1. Recibir soporte de pago desde el formato 534-M-R1-Reporte de pago

Al recibir el soporte de pago del cliente debemos verificar el numero de pedido en Woocomerce de dicho reporte para conocer el producto o cuota que esta cancelando con dicho pago

En caso de que el cliente no reporto el numero de pedido se debe solicitar el numero de pedido comuinicandonos con el cliente mediante los canales regulares o con el correo filtrar los pedidos del usuario y luego llamarle para confirmar el pedido que esta pagando.

2. Control y reporte de bancos y cajas IDEA

Ver – Gestion de documento – 2000. Control y reporte de bancos y cajas IDEA

Transferencias Juridicas y Pago Movil

Para cambiar de banco: rodar horizontalmente

Para confirmar pagos por la cuenta juridica o Personal se debe filtrar con el numero de cedula o Numero Telefónico del titular de la cuenta con el que fue reportado el pago (atajo de teclado = ctrl+f)

Al encontrar la coincidencia se marcara en Amarillo, asegurar que el monto transferido sea el monto correspondiente al Soporte de pago.

Zelle o Transferencias Internacionales

En el caso de transferencias BOFA o Zelle, se debe ubicar el movimiento del estado de cuenta con el numero de confirmacion de Zelle o con ek Nombre del titular de la cuenta

Dichos datos, deben ser reportados con el soporte de pago

Efectivo y Punto de Venta

Los Pagos en efectivo y Punto de Venta deben ser reportados por el coordinador de Sede, mediante el grupo de Whatsapp y por el Formulario de reporte de pagos, de Ingresos de la Sede Correspondiente

Los cuadres de Caja deben ser actualizados diariamente Manualmente por el encargado de los ingresos de la sede correspondiente y el monto del dia debe coincidir con el cuadre de Caja que envia diariamente los coordinadores de cada sede

Cuadre de Caja Administracion

Cuadre de Caja de Coordinacion

Cierre de Punto de Venta Administracion

Cierre de Punto de Venta Coordinacion

Paypal

Para confirmar pagos por Paypal, se debe verificar si el Titular de la cuenta y el Monto reportado es igual al de Nuestro estado de cuenta Paypal. Para esto es necesario iniciar sesion en la cuenta Paypal

⚠️Debes asegurarte que el monto que aparece en nuestro estado de cuenta (Control y reporte de bancos y cajas IDEA) sea el mismo monto que fue reportado⚠️

Confirmacion de pagos sin Soporte de pago (Pagos Antiguos)

Este proceso será aplicado cuando el alumno no cuente con el soporte de pago, pero proporcione el número de cédula o el nombre del titular de la cuenta desde la cual se realizó la transacción, al momento de comunicarse con el equipo de Soporte Administrativo a través de WhatsApp.

Aplicabilidad

Este procedimiento aplica únicamente para pagos realizados hace 4 meses o más, ya que comprendemos que, con el paso del tiempo, algunos alumnos pueden extraviar los soportes de pago.

Sin embargo, en estos casos, se brinda la opción de verificación siempre y cuando el alumno proporcione al menos uno de los siguientes datos del titular de la cuenta desde la cual se efectuó el pago:

• Número de cédula
• Número de teléfono asociado
• Nombre completo del titular de la cuenta (en el caso de pagos por Zelle)

3. Registro maestro de ingreso

Se debe hacer registro del ingreso reportado en el registro maestro de ingreso, ubicado en el Drive de administración, en el registro 534-M-Reporte de pago

Deben rellenarse los espacios en Blanco con la informacion Adecuada (los espacios resaltados en amarillo, son aquellos que deben rellenarse por el personal de administracion)

4. Confirmacion del pedido en WooCommerce

En WooCommerce, Pedidos filtramos el numero de pedido (enlace de acceso)

Luego procedemos a confirmar el pago en woocommerce. (Si el pago fue Realizado en su totalidad, el estado del pedido es colocado en Completado, si solo fue cancelada una parte o fue cancelado con mora el estado es colocado en procesando)

Se debe añadir una nota en el pedido, para asi poder verificar que el pago fue realizado.

luego se debe añadir la nota al cliente filtrando en el listado 534-M-R1-Reporte de pago con el numero de reporte en la seccion del metodo de pago! (esta nota añadida llegara al correo del cliente) y Actualizamos

5. Procedimiento de gestion de pedido 342.

Ver – Gestión de documentos – 342. Hoja de gestión de pedidos

6. Procedimiento de documento 320.

Funcion de indice para las carpetas de gestion de pedidos.

Aplica solo a inscripciones, gestion de vuelos, tramites administrativos, y aerotienda.

7. Procedimiento en el documento 15000. Estatus administrativo de estudiantes

Siguiendo el procedimiento de Actualizacion de Gestión de documentos ➡ 15000-Sistema administrativo

Las cuotas recibidas con retraso se deben llenar en el formato 342. y coloca en las observaciones (parte posterior de la hoja) que el pago fue recibido con atraso, e indicar la mora generada.

La mora y la reactivacion deben ser añadidas al pedido de la cuota que pago con mora, se hara colocando en pendiente de pago el pedido, para activar la opcion de editar, y agregar ambos productos al pedido de la cuota pagada con atraso.

Codigos para ubicar los productos desde el bucador de productos
692887 – Mora
246214 – Reactivacion de plan de pago.

Listado de Insolventes

Para verificar el listado de Insolventes, se debe dirigir hacia el procedimiento de Verificación del estatus administrativo de estudiantes – 15000. / Listado de Insolventes

Realizar notificaciones de insolvencia a los alumnos con pagos pendientes

Al confirmar un Pago con atraso, se debe realizar la notificación de los dias de mora generados en sus cuotas siguiendo con el Guion 52 – Cobro reactivación de plan de pago y días de mora

Responsabilidades del agente de Confirmacion de pago

Además de la confirmación de pagos, los agentes deberán cumplir con las siguientes funciones:

• Brindar soporte a los alumnos mediante llamadas y WhatsApp.
• Realizar notificaciones de insolvencia a los alumnos con pagos pendientes.
• Auditar la solvencia administrativa de los alumnos antes de la emisión de certificados de culminación de curso.
• Otras responsabilidades asignadas dentro del departamento.

Procedimientos Relacionados

• Verificación del estatus administrativo de estudiantes – 15000. / Listado de Insolventes
• Gestión de documentos ➡ 15000-Sistema administrativo
• Gestión de documentos – 342. Hoja de gestión de pedidos