¿Qué cubre esta sección?
Esta sección agrupa los procedimientos que aplican a todos los servicios una vez que están activos, sin importar si es TDC, TMA, Pilotos, DDV u otro. Es el «manual de mantenimiento» del servicio en operación: qué revisar, qué actualizar, cómo manejar cambios, y cómo garantizar que el grupo funcione correctamente hasta que el último alumno se gradúe.
Se diferencia de «Gestión de servicios activados» (que tiene procedimientos específicos por tipo de servicio) en que estos son transversales — los mismos para cualquier grupo, en cualquier sede.
El sistema central: Sistema 1000
Todo el trabajo de esta sección gira alrededor del Sistema 1000. Su arquitectura tiene tres capas:
- Base de datos: Airtable (tablas 995 a 1001 y 172)
- Interfaz de trabajo: Soft.io — aquí se ve, edita y gestiona toda la información
- Automatizaciones: Relay (crea carpetas en Drive y envía correos automáticamente) + ThePdfmaker (genera PDFs desde los datos)
Las tablas más importantes para esta sección:
- 998 — Catálogo básico de productos (sin variaciones)
- 999 — Catálogo con variaciones (combinaciones de tipo inicial/recurrente con nivel de servicio: preplanificado, VIP, semi-personalizado, grupal)
- 1000 — Lista de servicios activados: el corazón del sistema, donde vive todo el ciclo de un grupo activo
- 1001 — Ofertas activas con descuentos y esquemas
El ciclo operativo: qué hace Diseño con un servicio activo
1. Pre-activación — Instructivo 04-801 Antes de abrir cualquier grupo, analizar salones y horarios usando el documento 3500 (Control Maestro en servidor, carpeta 30. Diseño). Verificar que el nuevo grupo no choca con grupos ya activos en esa sede.
2. Registro formal — Formulario de Creación de Servicio Llenar el formulario → crear el grupo en Sistema 1000 → tomar screenshot al sistema 1720 → archivar en Drive → notificar a Planificación y Ventas.
3. Producto en tienda — Instructivo 11 Crear la variación del producto en WooCommerce (store.aeroidea.net). Para configurar planes de pago correctamente, revisar primero la familia 2100.XX (instructivos de Sumo Payments).
4. Gestión de cupos — Instructivo 07 Monitorear el totalizador en la tabla 1500 (que actualiza Administración). Cuando los cupos se agotan, el Departamento de Diseño es el único autorizado para recargar cupos en WooCommerce. Tras la recarga, notificar a Ventas por el grupo de WhatsApp correspondiente.
5. Cambios al servicio activo — Fase 1.60 15 días antes del inicio de clases, analizar el informe de servicio activado y decidir: fusión de grupos, cancelación, reprogramación de inicio, o postergación al próximo trimestre. Actualizar siempre en los tres lugares: WooCommerce, Sistema 1000, y documento 3500.
6. Checklist trimestral — Instructivo 13 (839) Lista de chequeo horizontal con todos los ítems que deben cumplirse para cada grupo activo en el trimestre. Usarla como guía de auditoría periódica.
Capacidad y disponibilidad de instructores
Para gestionar cualquier servicio activo, Diseño necesita visibilidad permanente sobre qué instructores están disponibles y qué cursos cubren. Esto es especialmente crítico con instructores que se comparten entre varios servicios — un recurrente, un especial, y un regular pueden estar compitiendo por el mismo instructor al mismo tiempo.
Fuente de verdad: El listado maestro de instructores vive en el Sistema de Usuarios (módulo 00). Los expedientes 1015 de cada sede tienen su separador local de instructores.
Responsabilidad de Diseño: Mantener una copia actualizada en el expediente 1015 del Departamento de Diseño, tomada del módulo 00 como única fuente. No se crean listas paralelas.
Cuándo consultarlo: Antes de pre-activar cualquier servicio nuevo, y cuando un servicio activo quede sin instructor asignado o el instructor actual ya no tenga disponibilidad.
Onboarding de instructores — Instructivo 12
Cuando se incorpora un instructor nuevo, el proceso es: revisión de CV → primer contacto → sesión de presentación e inducción a la institución → inmersión en documentación operativa (manuales, portal) → creación del expediente digital → evaluación inicial de conocimientos. El responsable del proceso es el Jefe de Instrucción.
Herramientas clave
- Sistema 1000 (Airtable + Soft.io): registro central de todos los grupos activos
- Documento 3500 (Excel en servidor): control maestro de aulas y calendarios por sede
- WooCommerce: productos, variaciones, cupos y cupones
- Checklist 839: auditoría trimestral de grupos activos
Lee estos primero si eres nuevo en la sección
- 02-2403 Descripción Sistema de gestión de servicios (1000) — entiende el ecosistema tecnológico completo
- Gestión de Servicio al Sistema 1000 — cómo se usa el sistema en la práctica
- 04-801 Pre-activación — antes de abrir cualquier grupo
- Instructivo 3500 — el documento maestro de planificación de aulas
- Fase 1.60 Cambios en servicio activado — qué hacer cuando algo cambia después del lanzamiento
