Esta es la guía del lado de Administración: qué hace el equipo desde que llega una solicitud de egreso hasta que el pago queda registrado, auditado y soportado. Si tú gestionas egresos, este es tu mapa de cabecera.
Esta guía vive dentro del sistema de egresos. Si quieres el panorama completo, pásate por el ⭐ Instructivo Maestro de Egresos.
📍 ¿Para qué casos sirve?
- Pagos de horas de vuelo
- Cursos especiales
- Compras de bienes y servicios
- Solicitudes de personal y proveedores
- Obligaciones administrativas y cuentas por pagar
🗺️ El recorrido completo, de un vistazo
Antes de entrar en detalle, así se ve el viaje de un egreso desde que entra hasta que se cierra:
- Llega la solicitud por el formulario de egreso
- El gestor de egresos hace la revisión preliminar
- Se registra y se valida con la autorización jerárquica (470)
- Aprobación final y ejecución del pago
- Se registra en el Maestro de Egresos (471)
- Entra en los reportes diarios y la conciliación bancaria
- Se audita: soportes, autorización y certificación
📥 1. Recibir la solicitud
Toda solicitud entra por el Formulario Digital de Solicitud de Egreso, y cae automáticamente en la tabla 470, en «Solicitudes de Egreso». Nada de solicitudes sueltas por otro lado.
El formulario debe traer lo mínimo indispensable: fecha, solicitante, descripción detallada (concepto y finalidad) y método de pago (USD o VEF, según se acuerde con Administración). Si es una compra, recuerda coordinar el transporte para el día.
🔍 2. Revisión preliminar del gestor
El Gestor de Egresos es quien le da el primer filtro a cada solicitud. Su trabajo es asegurarse de que todo cuadre antes de mandarla a autorización:
- Confirmar que el formulario esté bien llenado
- Corroborar que estén los soportes (facturas, cotizaciones, comprobantes)
- Dejar las observaciones que hagan falta antes de pasar a la fase de autorización
Si la solicitud no cumple, se devuelve al solicitante con comentarios para que la corrija. La planilla del egreso debe estar bien llenada y firmada con su autorización.
⚙️ 3. Procesar el egreso
3.1 La aprobación va en cadena
La solicitud pasa por tres manos, en este orden:
1
Revisión por el Jefe de Gestión de Vuelo
2
Revisión por los Jefes de Planificación
3
Validación final por el Gestor de Egresos
Cada nivel aprueba digitalmente en el formulario de la 470, donde se ven los datos, los soportes y el estado del flujo. Cuando todos aprueban, la solicitud pasa a «Aprobada para ejecución» y una automatización la mueve de la 471 a la 470 para procesarla. Eso dispara un respaldo por correo al usuario y a Administración.
3.2 Hacer efectivo el egreso
Con todo lo anterior listo, se hace efectivo el pago (o se le da luz verde a la sede para que proceda). Esto se refleja moviendo la tarjeta de solicitud al paso de «solicitudes aprobadas».
3.3 Cuentas por pagar de IDEA
Cuando el egreso sale de una cuenta por pagar (internet, alquileres, condominio, servicios web, seguro de aviones…), hay que ir al registro digital y físico y actualizarlo según el pago. Estos pagos recurrentes viven en la sección de gastos fijos.
📌 Esta sección está pendiente por ampliar.
📒 4. El Registro Maestro de Egresos
Todo egreso, sin importar de dónde salga ni cómo se pague, queda en el registro maestro (bitácora) — tanto los de sede como los de CCO. De ahí sale el ID de egreso, que es la huella que nos deja ubicar cualquier pago en segundos.
📁 La parte física
El registro físico se archiva en una carpeta identificada en el CCO, en la ruta:
4. Departamento de RRHH y Administración\11. CONTROLES Y REGISTROS GENERALES\31. ADMINISTRACION\3. EGRESOS
Al imprimir hojas nuevas, verifica el ID del último egreso de la última hoja impresa para saber desde qué número seguir. Los ID van siempre en secuencia.
🗂️ Los campos del formato
- Solicitante del egreso
- Ubicación
- Descripción
- Observaciones
- Fecha de la solicitud
- Proyecto / Concepto / Categoría
- Método de pago
- Monto USD
- Monto VEF
- Departamento
✅ Cómo se autoriza
Una vez autorizado el egreso por la planilla, se hace efectivo (o se da la autorización a la sede). Esto va después de llenar el registro maestro, que nos deja el ID. Ese ID se notifica junto con la autorización:
«Se autoriza el egreso para xxxxxxxx bajo el ID 0012».
Cuando el egreso ya está pagado (sea desde sede o CCO), se envía la tarjeta al paso de «solicitudes pagadas» y se adjunta el soporte de pago.
Las que no se saltan nadie
- Todo egreso debe estar debidamente autorizado.
- Todo egreso debe quedar registrado en el maestro.
- Aunque haya egresos pre aprobados, igual se sigue el procedimiento.
- Todo egreso debe estar justificado (factura o nota de entrega).
- Todo egreso debe tener su ID (del registro maestro).
📊 Reporte diario
Cada día se entrega un reporte de todos los egresos, ordenados por método de pago y con los montos de cada uno.
📌 Pendiente: crear el formato con gráfico para este reporte.
🔎 Auditoría
La auditoría se hace al día siguiente. Se revisan todos los egresos desde el registro maestro y deben coincidir en ID tanto en QuickBooks como en la planilla de egresos (autorización). Cada movimiento de cada caja y cuenta de IDEA en QuickBooks tiene que estar bien soportado (talonario, factura o nota de entrega).
La realiza el Gerente de Administración en curso, que es el responsable y garante de que todo esté soportado y justificado.
📋 Normas generales
- Mantener procedimientos para dividir la administración de las 3 empresas y divisiones.
- Todo debe ingresarse en el registro manual de egresos, con firma del pagador, jefe de administración, jefe de finanzas y auditor.
- Deben existir normas de archivo de documentos (facturas y garantías) clasificadas por proceso.
- Archivar siguiendo preceptos de fiscalización.
- El soporte original del pago debe tener copia en las carpetas físicas o digitales del proceso.
Según el método de pago
📱 Pago móvil: autorización + facturas + capture del pago.
💵 Efectivo: talonario indicando motivo y destinatario + facturas.
💳 Zelle: autorización + facturas + capture de la transferencia.
Actualizado: junio 2026 · Gestión de solicitudes de egreso (Administración) · Depende del Instructivo Maestro de Egresos.
