9904-P Procedimiento de egreso – Gestión de solicitudes -Administración

Aplicabilidad y procedimientos relacionados

• Pagos de horas de vuelo
• Cursos especiales
• Compras de bienes y servicios
• Solicitudes de personal y proveedores
• Obligaciones administrativas y cuentas por pagar

Resumen del procedimiento

1. Recepción de la solicitud a través de un Formulario de Egreso.
2. Verificación preliminar por el Gestor de Egresos.
3. Registro de la solicitud en el formulario digital (470) Solicitud de Egreso, con su respectiva validación y autorización jerárquica.
4. Aprobación final y ejecución del pago.
5. Registro en el Maestro de Egresos (471).
6. Inclusión en reportes diarios y conciliación bancaria.
7. Auditoría de egresos.:
   • soportes de pago
   • Autorización de egreso.
   • Certificación.

1. Recibir solicitud de egreso

Toda solicitud de egreso debe presentarse a través del Formulario Digital de Solicitud de Egreso. Este formulario debe cumplir con los siguientes requisitos:

Recepción automática: El formulario se recibe automáticamente en 470 Solicitud de Egreso, en la tabla de «Solicitudes de Egreso».

Formulario de requisición de compras:

Se debe coordinar el transporte para el día de la compra.

Formulario Digital de Solicitud de Egreso (obligatorio):

Debe contener campos obligatorios como la fecha, el solicitante, una descripción detallada (concepto y finalidad) y el método de pago (USD o VEF, según acuerdo con Administración).

2. Revisión Preliminar por el Gestor de Egresos

El Gestor de Egresos es el responsable de verificar la veracidad, consistencia y justificación de cada solicitud. Sus tareas incluyen:

• Confirmar que el formulario esté debidamente llenado.
• Corroborar que existan los soportes necesarios (facturas, cotizaciones o comprobantes).
• Realizar observaciones pertinentes antes de pasar la solicitud a la fase de autorización.

Si la solicitud no cumple con estos requisitos, será devuelta al solicitante con comentarios para su corrección3. Procesar autorización

Se debe confirmar la autorización del egreso con la planilla del egreso solicitado, debe estar debidamente llenada y firmada con su autorización.

3. Procesar egreso

3.1 Procesar solicitud

La solicitud sigue un flujo de aprobación en cadena:

1. Revisión por el Jefe de Gestión de Vuelo.
2. Revisión por los Jefes de Planificación.
3. Validación final por el Gestor de Egresos.

Cada nivel debe aprobar digitalmente a través de un formulario en 470 Solicitud de Egreso de que muestra los datos del egreso, los soportes adjuntos y el estado del flujo. Una vez que todos los niveles han aprobado, el estatus de la solicitud cambia a «Aprobada para ejecución» y se transfiere de la tabla 471 a la 470 por una automatización para ser procesada.

Esto ejecutara un respaldo vía correo electrónico a el usuario y al departamento de administración para su notificación.

3.2 Hacer efectivo el egreso o dar autorización

Una vez realizado los pasos anteriores, se procede a hacer efectivo el egreso, o dar la autorización a la sede a proceder con el mismo, esto se hará cambiando la negociación (tarjeta de solicitud) al paso de “solicitudes aprobadas”.

3.3 Egresos de cuentas por pagar de IDEA

Al realizar el egreso de alguna cuenta por pagar ( Internet, Alquileres, Condominio, Servicios WEB, seguro de aviones, etc. se debe ir al registro digital y físico y hacer la actualización según el pago realizado.

Habrá una sección de pagos recurrentes llamados gastos fijos.

«Procedimiento por ampliar»

4. Registro maestro de egresos

Se llevara un control de cada egreso realizado, para esto se tendrá un registro maestro de egresos (bitácora) tanto para los egresos en sede como para los realizados desde CCO sin importar el método de pago, todos los egresos deben quedar registrados dejando como resultado un ID de egreso, este será utilizado para ubicar el egreso con mayor facilidad debe quedar reflejado tanto en la tabla 471 solicitud de egresos, planilla de pago de materias.

4.1.2 Fisica

Estos registros deben ser archivados en una carpeta debidamente identificada junto al departamento de administración (egresos), ya que será el encargado de llenar dicho registro.

El registro maestro de egresos estará archivadas en una carpeta fisica en el CCO, identificada como 4. Departamento de rrhh y administracion\11. CONTROLES Y REGISTROS GENERALES\31. ADMISTRACION\3. EGRESOS

Al momento de imprimir nuevas hojas se debe verificar el ID del último egreso de la última hoja impresa y agregada a la carpeta donde se llevara el registro maestro, esto nos dará información desde que ID de egreso de deberá imprimir los siguientes ID. Estos ID deben ir en secuencia y deben ser impresos siguiendo la misma.

4.2 Campos en el formato

• Solicitante del Egreso.
• Ubicación.
• Descripción.
• Observaciones.
• Fecha: fecha en que se realizo la solicitud.
• Proyecto / Concepto / Categoría
• Método de pago.
• Monto USD.
• Monto VEF.
• Método de pago.
• Departamento

4.3 Procedimiento

Una vez autorizado el egreso por medio de la planilla de egresos, se procede a hacer efectivo el egreso o dar la autorización de parte de administración para hacer efectivo el egreso en alguna sede, esto se hará luego de haber llenado el registro maestro de egresos, con la información necesaria lo que nos dejara un ID de egreso, este debe ser notificado junto con la autorización, ejemplo: “Se autoriza el egreso para xxxxxxxxxxxxx bajo el ID 0012”.

• Todo egreso debe estar debidamente autorizado.
• Todo egreso debe quedar registrado en este registro.
• Habrá egresos pre aprobados, más, sin embargo, se debe seguir el procedimiento de egreso.
• Todo egreso debe estar debidamente justificado (factura o nota de entrega).
• Todo egreso debe poseer un ID de egreso (proveniente de este registro maestro de egresos).

Reporte

Se debe entregar un reporte diario de todos los egresos del día según sus métodos de pago y los montos de cada método de pago utilizado

Nota: (Crear formato con grafico).

Auditoria

La auditoria de egresos se realizará un día después, esto se hará verificando todos los egresos desde el registro maestro de egresos, estos deben coincidir en ID de egreso tanto en Quickbooks como en la planilla de egresos (autorización).

Se debe auditar, cada movimiento de cada caja y cuenta de IDEA en Quickbook debe estar correctamente soportado (talonario de egresos, factura o nota de entrega).

Esta auditoria será realizada por el Gerente de administración en curso, el cual es el responsable y garante que todos los egresos estén correctamente soportados y justificados.

Normas Generales

• Tener procedimientos para dividir la administración de las 3 empresas y divisiones.
• Tiene que estar ingresado manualmente en registro manual de egresos, con firma de (pagador-jefe de administración-jefe de finanzas-y auditor)
• Deben existir normas de archivo de documentos (facturas y garantías) clasificado por procesos.
• Archivar siguiendo preceptos de fiscalización.
• El soporte original del pago Tiene que tener la copia en las carpetas fisicas o digitales del proceso.
• Si es egreso por pago móvil: colocar la autorización, facturas y capture del mismo como soporte.
• Si es egreso por efectivo: llenar el talonario de egreso indicando el motivo a quien va dirigido y soportar con facturas.
• Si es egreso por zelle: colocar la autorización, facturas y capture de la transferencia como soporte.
• Se debe hacer un reporte diario de cuantas transacciones se realizaron según sus métodos de pago.