Nomenclatura — Cómo Asignar un Código Nuevo

Sistema 091 — Gestión de Calidad   Procedimiento

Guía paso a paso para asignar correctamente un código a cualquier documento nuevo de IDEA.

📑 Índice

1. Antes de empezar: ¿Realmente necesitas un documento nuevo?
2. Pasos para asignar el código
3. Ejemplos prácticos
4. Lo que NUNCA debes hacer

Antes de empezar: ¿Realmente necesitas un documento nuevo?

• Busca en la KB por palabras clave del tema
• Revisa la tabla Airtable del Sistema 091
• Si ya existe algo similar, evalúa si puedes expandirlo en lugar de crear uno nuevo

Pasos para asignar el código

Paso 1 — Confirma que el documento es nuevo y necesario
         ↓
Paso 2 — Identifica a qué área/sistema pertenece
         → Consulta la Tabla Maestra de Rangos (ver artículo relacionado)
         ↓
Paso 3 — Determina el tipo de documento
         → ¿Instructivo (I)? ¿Norma (N)? ¿Proceso (P)? ¿Formulario (F)?...
         ↓
Paso 4 — Abre Airtable → Sistema 091 → Tabla de Códigos
         → Filtra por el rango del área
         → Identifica el último número usado
         → Toma el siguiente disponible
         ↓
Paso 5 — Forma el código: NNNNN-Z
         ↓
Paso 6 — Regístralo en Airtable ANTES de publicar
         ↓
Paso 7 — Publica el documento con ese código

Ejemplos prácticos

Lo que NUNCA debes hacer

• ❌ Asignar un número «al azar» porque suena bien o es fácil de recordar
• ❌ Reutilizar un código de un documento eliminado
• ❌ Usar un rango reservado sin aprobación del Sistema 091
• ❌ Crear un documento sin registrarlo en Airtable
• ❌ Cambiar el código de un documento que ya está publicado