Generalidades
El restaurante tendrá una oficina administrativa en donde se manejaran las integraciones de procesos de controles digitales y físicos a modo de archivo para tener un control adecuado de las operaciones administrativas diarias, así como el control del personal. De esta forma se garantiza que hay una información adecuada auditable y comprobable.
La carpeta de diseño del restaurante estará ubicada en el servidor de la siguiente manera:
Dentro de dicha ubicación se podrán ubicar: manual de funcionamiento del restaurante, formatos de control de operaciones diarias como, apertura y cierre de caja, asistencia, reporte de entrada y salida de mercancía, así como otros tipo de documentación organizativa del mismo
Organización de expedientes de venta diarios
Para efectos de atención al cliente se manejara una comandera doble hoja (original y copia) la cual será tomada para la ejecución de cada orden de cliente, una será suministrada a cocina para su preparación y la otra a caja una vez finalizada la la toma de orden definitiva.
En caja el encargado de la facturación cotejara que los datos de la misma estén correctamente reflejados en la factura digital del cliente y una vez se use la misma para facturar al cliente, deberá ser posteriormente grapada junto con la copia de la factura digital del cliente que deberá ser impresa
Allí deberá verse reflejado el detalle de la compra, así como datos del cliente y en caso de haber aplicado alguna promoción o cupón de fidelización el mismo a de ser impreso en el formato 354-R3 autorización de cupón ubicado en la carpeta principal señalada al principio de este articulo
Descripción de la forma de entrega de expedientes diarios
- Debe de entregarse en una carpeta amarilla bien organizada y con su debida fecha identificada
- Dentro de dicha carpeta estarán el formato de apertura y cierre de caja con los expedientes de cada cliente (factura del sistema y comanda)
- También deben ser anexados los diferentes reportes o controles auditables o de carácter diario. Ej: Reporte de fallas o reposición de mercancía, cupones emitidos en caso de aplicabilidad, o cualquier otro documento de importancia que se requiera anexar como información de relevancia de dicho día.
Forma de organización del archivo
- El archivador estará ubicado en la oficina particular de gerencia del restaurante y al mismo solo tendrán acceso los directivos en caso de querer realizar alguna auditoria o comprobación de informacion vitalicia, también accederá al mismo personal de la gerencia de Idea bistró and bar.
- El proceso de archivo estará a cargo de la gerencia del restaurante siendo tarea del Sr Victor Colmenarez (sub-gerente) mantener su optima organización y de Marian Gámez (gerente) la orientación de como realizarlo e irlo chequeando a fin de que todo se encuentre en orden con el mismo.
- Cada gaveta contendrá un separador con etiqueta que estará descrita con el mes y año; y dentro de la misma se guardara la carpeta amarilla correspondiente a cada día del mes con toda la informacion correspondiente anexada
