Generalidades
La conciliación bancaria es un elemento fundamental en la contabilidad de las empresas. Se trata de un ejercicio que les permite conocer a cabalidad el estado de sus finanzas, detectar errores en la contabilidad y tener certeza de la fidelidad de los registros de sus operaciones.
¿Qué es una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos registrados en los libros de tu empresa frente a los asentados en el estado de cuenta que tu banco te envía. El objetivo consiste determinar si la información coincide para llevar un control preciso de tus finanzas. Hacerlo te permitirá constatar que tu contabilidad es fidedigna, o en caso de detectar que existe un error, corregirlo.
Cabe mencionar que este tipo de ejercicio no es obligatorio. Sin embargo, realizar conciliaciones bancarias de forma periódica te proveerá de información útil para la toma de decisiones sobre tu empresa, así como para enfrentar auditorías.
Además, si llevas una administración ordenada, el proceso de conciliación bancaria será muy sencillo, pues el banco ya lleva un registro de las operaciones que has realizado.
Sistema
Se utiliza el 1500. Sistema administrativo
Aplicablidad
- Cuentas bancarias IDEA
- Provincial (cuenta juridica).
- Banesco (cuenta personal).
- Bancaribe (cuenta juridica).
- Bancaribe cuenta personal).
- Bicentenario (cuenta juridica)
- Bicentenario (cuenta personal)
- Bank of america (IDEA AVIATION CORP).
- Cajas de sede.
Procedimiento
- Descargar el estado de cuenta del día anterior de los bancos a conciliar.
- Copiar y pegar la data en el formato de 1500.Sistema administrativo.
- Identificar cada egreso y categorizarlo, en base a la 470. en la columna ID de egreso.
- Audita cada egresos según corresponda en los estados de cuenta de los bancos o cajas, esto auditando los egresos de el banco juridico, personal (banco pagador), en donde el monto del egreso de la cuenta juridica este justificado en el banco pagador, con factura (de preferencia) o nota de entrega.
- Marcar conciliado el asiento contable.
Conciliando y auditando
Para la conciliación bancaria se requiere que todo egreso de la cuenta este justificado en la cuenta de la que salio el egreso (cuenta autorizada a realizar pagos (Cuenta personal PG, Banesco).
- Se realizara
- Verificando que todo egreso de la cuenta este justificado en la cuenta personal con factura, nota de entrega o planilla de egreso, autorizada.
- Se debe llenar las celdas de: Ref. Factura, Ref. de egreso del Banco Receptor, ID de egreso, Categoría del egreso, Subcategoría del egreso, División, Ubicación, Proveedor o Beneficiario, Vehículos o aeronaves, esto segun corresponda.
- Se verificara junto con el formato 476. Planilla de egreso, donde se verificara que el egreso estaba autorizado y se comparara en caso que aplique con la factura que estara junto al formato, ademas se confirmara el ID de egreso en el registro maestro de egreso y se comparara la data.
Ambos deben contener la data necesaria para coinciliar y auditar cada egreso de las cuentas IDEA.
El monto de la recarga debe ser el monto por el que se realizo el pago (egreso de Banesco), en caso de que se recargue para varios egresos desde Banesco, el monto por el cual se realizo la recarga debe coincidir con los montos de los egresos de Banesco.
Cada egreso debe poseer su factura jurídica, nota de entrega, o autorización debería de la directiva o personal autorizado
Procedimiento para archivo
- Se imprime el reporte de gastos diario de la 470. Registro maestro de egresos (Conciliación)
- Se archiva en una carpeta de transición 476.2 en conjunto con las 476. Planillas de Egreso y facturas de respaldo
- Se hace entrega de la carpeta al Ing. Pedro R. Para auditoria
- Una vez finalizado se archiva en la carpeta 476.1. Carpeta de archivo de planillas de Egreso, con el separador que indica la fecha de la conciliación
- Estructura
- Separador
- 470.Registro maestro de egresos (Conciliación).
- 476. Planillas de Egreso.
- Separador
- Estructura
