Generalidades
- Consiste en el procedimiento para crear instructivos, procedimientos, guias, manuales, y cualquier instrumento escrito que se cree en esta organización.
- Debe haber un instructivo para el uso de listados.
- Se usan instrumentos de información (listados, manuales, guias, formularios) como base del diseño de un instructivo
- Se debe tratar de hacer instructivos con redacciones simples, y puntuales pero que no dejen por fuera ningun aspecto necesario para el cumplimiento del procedimiento.
- Existen varios niveles de procedimientos. Que son:
- Nivel usuario
- Nivel instructor
- Nivel coordinador
- Nivel producción
- Existen procedimientos que deben ser muy privados como
- Administración
- Gerencia
- CIA
Para crear un instructivo o procedimiento, es fundamental establecer objetivos claros, identificar los pasos necesarios y presentarlos de manera concisa y ordenada. Se recomienda utilizar un lenguaje sencillo y evitar jerga técnica innecesaria. A continuación, se detallan los pasos para crear un instructivo efectivo:
1. Definir el objetivo del instructivo:
¿Qué se quiere lograr con este instructivo, ¿A quién va dirigido, ¿Cuál es el alcance de la información.
2. Identificar los pasos del procedimiento:
- Desglosar cada paso de manera secuencial y clara.
- Incluir descripciones detalladas de cada acción.
- Indicar los materiales o herramientas necesarios para cada paso.
3. Elaborar la estructura del instructivo:
- Introducción: Breve descripción del propósito del instructivo y su alcance.
- Lista de materiales o herramientas: Enumerar de forma clara y concisa.
- Pasos del procedimiento: Desglosar cada paso de manera detallada y ordenada.
- Recomendaciones o precauciones: Incluir información adicional relevante para la ejecución del procedimiento.
- Diagramas o imágenes: Complementar el texto con ayudas visuales para facilitar la comprensión.
- Conclusión: Resaltar los resultados esperados y agradecer la atención.
4. Redacción y revisión:
- Utilizar un lenguaje claro y sencillo, evitando tecnicismos innecesarios.
- Revisar el instructivo varias veces para identificar errores gramaticales o de coherencia.
- Pedir a otra persona que revise el instructivo para obtener retroalimentación.
5. Diseño y formato:
- El formato del instructivo debe ser claro y fácil de leer.
- Utilizar una tipografía legible y un tamaño de letra adecuado.
- Incluir imágenes o diagramas relevantes para facilitar la comprensión.
6. Es importante mencionar que si desea saber como realizar un procedimiento debe verificar el instructivo con aprobacion de la directiva 7777-Procedimiento para crear procedimientos.
Caracteristicas
- Tabla de contenido: Debe tener tabla de contenido
- Duplicación: No debe tener información que ya exista en otro sitio (otro procedimiento), sin embargo si se pueden usar bloques repetitivos
- Los procedimientos deben tener una serie de responsables clasificados por niveles que son:
- Nivel de diseñador: Persona experta que actualiza, capacita y revisa el instrumento
- Nivel de ejecutor: Persona(s) que ejecuta(n) el instrumento, pero no tienen el conocimiento para discriminar fallas, y posibles mejoras.
- Cada instructivo debe tener secciones, en formato de titulo que genere tablas de contenido en sistemas web y documentos word
- Debe tener una sección de generalidades donde resuma de forma amigable el instructivo
- Los procedimientos se deben exponer en forma de pasos enumerados, con subtítulos en negrita
- Todas las tablas se deben realizar en el programa airtable e inscrustarse en paginas web y capturas para las versiones PDF.
- Cada instructivo debe contemplar lugar de archivo, codigos de documentos, referencias (instructivo)
- Cada procedimiento debe tener enlaces a instructivos relacionados
- Como regla general todo debe estar escrito, y todo provendra de un instrumento, estos son.
- Manuales
- Guia
- Subtitulos: Como este en cada sección posible
- Aplicabilidad: Determinar a que personas, departamentos, documentos, o procesos aplica el instructivo
Listado de instrumentos de manuales y instructivos
Instructivo
- Busqueda: Verificar la existencia o inexistencia del instructivo, en el buscador de producción.
- Ubicación: Se debe colocar la correcta ubicación seleccionando la sección en sistemas wordpress y eligiendo el manual que aplica en versión word
- Difusión del instructivo: Usando instructivo de información estándar
