1. Objetivo
Establecer el procedimiento integral de pre-planificación de operaciones aéreas en la Línea de Vuelo, incorporando aspectos operativos, logísticos, académicos, financieros y de calidad, con el fin de optimizar la utilización de recursos, garantizar la seguridad operacional, mantener la excelencia académica y asegurar la sostenibilidad económica del Instituto.
2. Alcance
Este instructivo aplica a todas las actividades previas a la programación oficial de vuelos, incluyendo:
- Planificación operativa y logística de aeronaves.
- Asignación de instructores y alumnos.
- Validación académica de progresión de entrenamiento.
- Estudio de costos asociados a cada jornada.
- Implementación de estándares de calidad académica y de seguridad operacional.
3. Responsabilidades
- Jefatura de Línea de Vuelo: Supervisar la pre-planificación, garantizar la disponibilidad de recursos, velar por cumplimiento normativo y seguridad.
- Departamento Académico: Asegurar que la programación cumpla con el pensum, estándares de progresión y horas mínimas exigidas por la RAV.
- Departamento de Logística: Coordinar combustible, equipos de apoyo en tierra, transporte de instructores/alumnos, y necesidades de pernocta si aplica.
- Departamento Administrativo-Financiero: Realizar análisis de costos, optimización de recursos y control presupuestario.
- Instructores: Confirmar disponibilidad, verificar avance académico de los alumnos asignados.
- Despachadores de Vuelo: Reunir información meteorológica, NOTAMS y asegurar que toda documentación operativa esté lista.
4. Procedimiento de Pre-planificación
4.1 Recepción de requerimientos
1. Recepción del programa académico semanal/mensual (horas de vuelo por asignatura y nivel).
2. Registro de solicitudes de vuelos por estudiantes.
3. Priorización según avance académico y disponibilidad.
4.2 Evaluación de recursos disponible
1. Aeronaves:
o Horas remanentes antes de mantenimiento.
o Estado técnico (según libro de mantenimiento).
o Asignación por tipo de instrucción (monomotor, multimotor, IFR).
2. Instructores:
o Disponibilidad horaria.
o Competencias habilitadas (VFR, IFR, multimotor, nocturno).
o Relación instructor-alumno (máximo 1:4 por planificación semanal, como estándar).
3. Infraestructura:
o Disponibilidad de aulas, simuladores, salas de briefing y debriefing.
o Horarios de operación del aeródromo.
4. Logística en tierra:
o Coordinación de combustible (estimación diaria y semanal).
o Transporte interno (tripulación/alumnos hacia plataforma).
o Disponibilidad de equipos de apoyo en tierra (GPU, extintores, herramientas).
4.3 Estándares académicos de calidad
1. Revisión de la progresión de cada alumno según programa:
o Horas de instrucción cumplidas.
o Competencias alcanzadas.
o Secuencia académica (no se autoriza vuelo fuera de orden).
2. Inclusión de sesiones de simulador como parte de la pre-planificación (según estándar RAV).
3. Garantizar un mínimo de 2 vuelos supervisados por semana para cada alumno activo.
4. Establecimiento de un sistema de retroalimentación semanal entre instructores y coordinación académica.
4.4 Estudio de costos y presupuesto
1. Cálculo de costos directos por jornada:
o Combustible estimado por aeronave y misión.
o Horas de mantenimiento proyectadas.
o Honorarios instructores.
2. Cálculo de costos indirectos:
o Uso de infraestructura.
o Servicios logísticos y transporte.
o Consumos adicionales (agua, energía, insumos de oficina).
3. Matriz de rentabilidad:
o Comparación entre costo proyectado y facturación académica de horas de vuelo.
o Identificación de vuelos deficitarios (entrenamiento en espera, vuelos de práctica de emergencia) y balance con vuelos rentables.
4.5 Consolidación de pre-programación
1. Elaboración de Matriz Preliminar de Vuelos con los siguientes campos:
o Alumno – Instructor – Aeronave – Horario – Tipo de Vuelo – Recurso logístico requerido – Costo estimado.
2. Validación académica por Coordinación.
3. Validación financiera por Administración.
4. Aprobación final por Jefatura de Línea de Vuelo.
5. Publicación del plan preliminar en plataforma interna.
5. Indicadores de Control y Calidad
• Utilización de aeronaves: mínimo 75% de disponibilidad semanal.
• Cumplimiento académico: mínimo 90% de vuelos programados deben efectuarse.
• Optimización de costos: desviación máxima de ±5% frente al presupuesto proyectado.
• Índice de reprogramaciones: no superior al 15% por causas logísticas internas.
• Satisfacción académica: encuestas trimestrales a estudiantes e instructores.
6. Documentos de Referencia
• Regulaciones Aeronáuticas Venezolanas (RAV 61 y 141).
• Manual de Operaciones Estándar IDEA.
• Manual de Mantenimiento.
• Reglamento Académico IDEA.
• Políticas de Calidad Institucional.
7. Registros y Formatos Generados
• Pre-programación de Vuelos (248.1) ubicado en el drive de Planificaciondevuelo.
• Listado de disponibilidad de aeronaves.
• Listado de disponibilidad de instructores.
• Reporte de costos estimados por jornada.
• Informe de indicadores semanales de calidad.
