Generalidades de configuración de Chatbot

Normas generales de configuración

1. Cada División tendra su documento descriptivo, dirección, horarios, contacto, historia, visión, misión.
2. Hacer documentos de no mas de 30 hojas para la descripción de cada servicio, llamado guia de soporte.
3. Hacer documentos sin imagenes dentro de el, las imagenes van a parte y tendran su identificación que puede ser referenciada desde el documento
4. Habra un documento con las normas de configuración de chatbots de nombre manual de chatbots

Manual de chatbot

1. Política de Escalabilidad (Protocolo de Humano)

Es vital que el bot sepa cuándo «rendirse».

• Qué debe contener: En qué casos específicos el bot debe transferir la conversación a un agente humano (ej. quejas graves, emergencias médicas reales, fallos en el pago).
• Instrucción para la IA: «Si el usuario usa palabras como ‘denuncia’, ‘abogado’ o ‘reembolso’, transfiere a un humano inmediatamente».

2. Normas de Estilo y Personalidad (Voz de Marca)

Aunque tengas la configuración técnica, el bot necesita saber cómo hablar.

• Qué debe contener: ¿Tutea o habla de «usted»? ¿Usa emojis? ¿Es formal como un capitán de vuelo o cercano como un instructor de academia?
• Glosario de términos prohibidos: Palabras que el bot no debe usar (por ejemplo, evitar «azafata» si prefieren estrictamente «Tripulante de Cabina»).

3. Política de Privacidad y Manejo de Datos (GDPR/Leyes locales)

Como vas a pedir datos para inscripciones, el bot debe ser capaz de responder a esto.

• Qué debe contener: Qué hacéis con el nombre, teléfono y correo del alumno.
• Referencia: «Si el usuario pregunta por la seguridad de sus datos, cita el párrafo 4 de la Política de Privacidad».

4. Guía de «Casos de Borde» o Excepciones

Los documentos de 30 páginas dirán lo que sí se puede hacer, pero el bot necesita saber los «No».

• Qué debe contener: Situaciones que no cubren los servicios (ej. «¿Puedo financiar el curso si vivo en el extranjero?», «¿El curso incluye el alojamiento?»). Si no está en la guía de soporte, el bot debe tener una respuesta estándar de «Consultar con administración».

5. Control de Actualizaciones (Log de Cambios)

Como la aviación cambia (nuevas normativas de la autoridad aérea), necesitas un documento que el bot priorice.

• Qué debe contener: «A partir de [Fecha], el requisito de inglés cambia de B1 a B2». Esto evita que el bot de información antigua si hay conflicto entre documentos.

Configuraciones Generales

1. Configura el «System Prompt» (Instrucción Maestra)

No dejes que el bot solo lea los documentos; dale un rol. En la configuración de la IA de Chatfuel, añade una instrucción similar a esta:

2. Implementa «Knowledge Base Chunking» Inteligente

Aunque tus documentos tienen 30 páginas, Chatfuel procesa mejor los fragmentos pequeños.

• Divide por subtítulos: Asegúrate de que cada tema (ej. «Requisitos de nado») sea un bloque de texto independiente en tu documento.
• Metadatos: Si usas la base de conocimientos de Chatfuel, etiqueta los fragmentos por división (Ventas, Académico, Seguridad) para que la búsqueda sea más rápida.

3. Entrenamiento con «Sinónimos Críticos»

En aviación, los usuarios usan términos muy distintos. Crea una tabla de equivalencias para que el bot no se bloquee:

• TCP = Tripulante de Cabina = Azafata = Sobrecargo = Cabin Crew.
• Ditching = Amerizaje = Emergencia en agua.
• Maqueta = Simulador de cabina = Mock-up.

4. Uso de «User Attributes» para Personalización

Configura a Chatfuel para que «recuerde» con quién habla. Esto es vital para un curso:

• Si el usuario dice «Soy alumno del curso intensivo», guarda el atributo {{tipo_alumno}} = intensivo.
• A partir de ahí, el bot puede filtrar las respuestas de los documentos de 30 páginas para mostrarle solo lo que aplica a su modalidad.

5. El «Bucle de Retroalimentación» (Feedback Loop)

Esta es la regla de oro para que el bot mejore solo:

• Configura un botón de «¿Te fue útil esta respuesta? 👍/👎» después de cada respuesta larga de la IA.
• Revisa semanalmente las respuestas con «👎». Normalmente es porque el dato está en la página 25 de tu guía de soporte pero el bot no lo interpretó bien. Ajusta el texto de esa página para que sea más directo.

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Un truco extra: «Rutas de Escape» por Botones

Aunque la IA es genial, a veces el usuario solo quiere el horario.

• No confíes 100% en la escritura del usuario. Mantén un Menú Principal con botones (Requisitos, Precios, Sedes).
• Si el usuario se pierde en la charla con la IA, siempre debe haber un botón visible de «Volver al menú» o «Hablar con un humano».

Generalidades de configuración de servicios

Para un curso como el de de Tripulante de Cabina de Pasajeros (TCP), la estructura debe ser técnica, operativa y enfocada en la seguridad y el servicio.

Para que Chatfuel (o cualquier IA que conectes) sea un experto en tu academia, el documento debe estar organizado por «compartimentos estancos». Aquí tienes el esquema ideal:

1. Información General y Requisitos (El «Filtro»)

Esto es lo que más preguntan los prospectos. La IA debe tener respuestas rápidas para:

• Requisitos Legales: Edad mínima/máxima, nacionalidad, nivel de idiomas (inglés B1/B2) y estudios previos.
• Requisitos Físicos: Altura mínima (para alcanzar los equipos de emergencia), capacidad de nado (metros y tiempo) y salud visual.
• Certificado Médico: Detalles sobre el certificado médico aeronáutico de Clase 2 o CC.

2. Plan de Estudios y Módulos Técnicos

Divide el contenido para que la IA entienda que no solo enseñan a «servir café», sino a salvar vidas:

• Conocimientos Básicos de Aviación: Meteorología, aerodinámica y terminología aeronáutica.
• Seguridad y Emergencias (SEP): Procedimientos de evacuación, despresurización, incendios y uso de balsas/chalecos.
• Medicina Aeronáutica: Primeros auxilios a bordo, uso del botiquín y reanimación (RCP).
• Mercancías Peligrosas: Identificación de sustancias prohibidas.
• Factores Humanos y CRM: Gestión de recursos de la tripulación y psicología del pasajero.

3. Detalles Logísticos y Administrativos

• Modalidad: ¿Es presencial, híbrido o intensivo?
• Instalaciones: Si cuentan con simuladores (Maqueta de cabina, piscina para el ditching, simulador de fuego).
• Costo y Financiación: Precios, qué incluye el examen de la autoridad aérea y si hay planes de pago.
• Bolsa de Empleo: Convenios con aerolíneas o preparación para entrevistas (Open Days).

4. Preguntas Frecuentes de «Supervivencia»

Para que Chatfuel sea «inteligente», dale ejemplos de situaciones:

• ¿Qué pasa si no sé nadar muy bien? (Explica el entrenamiento en piscina).
• ¿Puedo tener tatuajes? (Define la política de uniformidad).
• ¿El curso incluye el uniforme?

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Tips para optimizar el documento en Chatfuel:

1. Usa Tablas de Datos: Por ejemplo, una tabla comparativa de horarios o precios. La IA procesa muy bien los datos tabulados.
2. Jerarquía con Numerales: Usa 1., 1.1, 1.2 para que la IA entienda que los «Primeros Auxilios» son parte del «Módulo de Medicina».
3. Sinónimos: Incluye términos como «TCP», «Tripulante», «Azafata/o» y «Cabin Crew» para que el bot identifique la intención sin importar cómo pregunte el usuario.
4. Llamados a la Acción (CTA): Al final de cada sección del documento, añade una instrucción para el bot: «Si el usuario pregunta por precios, dile que deje su email para enviarle el folleto».

Fotos en documentos-

El problema de las Fotos 📸

• Puntos ciegos: Chatfuel (y los modelos de lenguaje en general) no «ven» las fotos dentro de un documento de entrenamiento de la misma forma que un humano. Si tienes una foto de una balsa salvavidas con flechas indicando sus partes, la IA no sabrá qué hay ahí a menos que haya texto describiéndolo.
• Peso innecesario: Las fotos hacen que el archivo sea pesado y lento de procesar.
• Solución: Si la imagen es vital (ej. un diagrama de evacuación), asegúrate de que justo debajo haya un texto descriptivo detallado: «Diagrama de la puerta del Boeing 737: La palanca de armado se encuentra en la parte inferior derecha…»

El problema de las 300 Páginas 📄

• Ruido vs. Señal: En 300 páginas suele haber mucho contenido de «relleno» (introducciones largas, saludos, fotos de stock, índices repetidos).
• Alucinaciones: Cuando el documento es demasiado extenso y desordenado, la IA puede empezar a inventar respuestas (alucinar) porque no encuentra el dato específico rápidamente.
• Solución: No le des el «Libro de Texto» completo. Dale un «Manual de Consulta Rápida».

Estrategia Maestra: El «Documento de Entrenamiento Optimizado»

En lugar de subir el PDF original de 300 páginas, te recomiendo crear una versión «Lite» específicamente para el bot (puedes copiar y pegar en un nuevo archivo):

1. Elimina el 90% de las imágenes: Deja solo el texto.
2. Usa un Índice Semántico: Al principio del documento, pon una lista de lo que contiene.
   • Ejemplo: «Capítulo 1: Requisitos físicos y médicos de un TCP».
3. Divide por «Chunks» (Bloques): Si el manual habla de 10 tipos de aviones, crea secciones numeradas claras para cada uno.
4. Prioriza el texto plano: Si el documento es un sitio web, asegúrate de que el texto sea seleccionable (no que sea una foto de un texto).

Recomendaciones Finales para Chatfuel

1. Regla de Oro: Ningún mensaje debe tener más de 3 párrafos cortos. Si la información es muy densa (como el «Análisis Financiero»), ofrece un botón de [Descargar PDF].
2. Uso de Multimedia: Para las sedes y la flota, usa la galería visual de Chatfuel. Una foto del avión convence más que 10 líneas de texto.
3. Llamado a la Acción (CTA): Al final de cada sección de «Precios» o «Requisitos», coloca un botón directo a WhatsApp con un mensaje predeterminado: «Hola, vi los precios competitivos de IDEA y quiero más información».
4. Palabras Clave (AI Rules): Configura el bot para que si alguien escribe «barato», «precio», «cuánto cuesta» o «ahorro», lo lleve directamente a la nueva subcategoría de Liderazgo en Costos Globales.

Recomendación:

Crea un documento de síntesis de unas 20-30 páginas que resuma lo más importante de esas 300. Deja los detalles técnicos extremadamente específicos para una segunda fase.

Logica de configuración para chatbot de ventas de CIA IDEA

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La Antesala: Flujos de canales

En la arquitectura moderna de Chatfuel, esos flujos por canal (WhatsApp, Instagram, etc.) funcionan como la puerta de entrada o «recepción» de tu negocio.

Los flujos que ves marcados por red social (WhatsApp, Instagram, TikTok) son flujos «Enrutadores». Su función no es dar toda la información, sino identificar qué quiere el cliente.

Funciones

• Identificación: El usuario llega desde un anuncio (como el de TMA que diseñaste) y el flujo detecta el origen.
• Segmentación: El bot pregunta: «¿Te interesa ser Piloto, Tripulante de Cabina (TDC) o Técnico (TMA)?».
• Redirección: Dependiendo de la respuesta, el sistema lo envía al Sub-flujo especializado (como el de TDC que tienes en tu lista). Esto mantiene tu cuenta organizada; no tienes un bot gigante y confuso, sino varios pequeños y específicos para cada curso.

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Configuración de base del conocimiento (Tu negocio)

La base del conocimiento en chatfuel consiste en la combinación de información general, catalogos y preguntas frecuentes.

Dentro de Chatfuel, en la sección de AI Setup o Knowledge, debes alimentar a la IA con estas FAQs siguiendo esta lógica:

• Divide por Categorías: Crea bloques de texto separados para «Pagos/Costos», «Requisitos Legales (RAV)» y «Logística (Sedes/Horarios)».
• Usa Sinónimos: En la parte de entrenamiento, dile a la IA: «Si preguntan por ‘plata’, ‘precio’, ‘costo’ o ‘cuánto vale’, responde con la info de la tabla de precios».

Configuración de Productos

En el Producto (AI Product): En el entrenamiento o Knowledge Base de ese producto, asegúrate de que la frase «Especialización TDC» sea el disparador principal de la información detallada.

Manual: Configuración de Productos en Chatfuel

Este segmento es el cerebro que alimenta a Fuely IA. Entre más detallado seas, más persuasiva será la inteligencia artificial al hablar con tus prospectos.

1. Información Básica y Gancho

• Nombre: Debe ser claro. En tu caso, «Piloto de avión (Teoría)» le indica a la IA exactamente qué está ofreciendo.
• Precio: Asegúrate de colocar el monto correcto. Esto permite que la IA maneje objeciones de costo o califique a clientes con presupuesto.
• Duración: Úsalo para definir el tiempo de la sesión o la validez de la oferta.

2. El Arte de los Detalles (Copywriting Persuasivo)

Aquí es donde ocurre la magia. No solo pongas datos, vende el sueño de volar. Según tu imagen, debes estructurar los detalles así:

• ¿De qué trata este curso?: Explica que es el cimiento de cualquier carrera aeronáutica. Sin la teoría, no hay alas. Es el pase de entrada al mundo de la aviación profesional.
• Fases de la Carrera: Define claramente el PPA (Piloto Privado) y el PCA (Comercial). Esto ayuda a que el usuario entienda su camino a largo plazo.
• Habilitaciones Especiales: Menciona el IFR y Multimotor como «upgrades» de carrera que multiplican las oportunidades laborales.

3. Requisitos de Inscripción

No dejes que el usuario adivine. La IA debe saber qué pedir:

• Edad mínima.
• Certificados médicos necesarios.
• Nivel de estudios previos.

4. Gestión Visual

• Imágenes: Intenta usar las 10 ranuras disponibles (1/10). Sube fotos de la cabina, los libros de texto o el simulador. Lo visual genera confianza.

1. Definición de Identidad (Rol, Negocio y Misión)

Es el «ancla» del bot. Sin esto, la IA responderá de forma genérica.

• Nombre y Negocio: Establece quién es el bot (ej. PedritoBOT) y a qué institución representa. Esto evita que el bot confunda su propósito.
• Misión con los Clientes: Define el objetivo final. No es solo «hablar», es «generar confianza» o «capturar clientes potenciales».
• Por qué funciona: Al darle una misión, el bot filtrará sus propias respuestas para asegurarse de que siempre acerquen al cliente al objetivo (ej. vender un curso de pilotaje o agendar una cita estética).

2. Pasos a seguir en la conversación (Flujo Lógico)

En lugar de dejar que la IA improvise, se le da una hoja de ruta numerada.

• Orden Secuencial: Instrucciones como «1. Saluda, 2. Pide el nombre, 3. Pregunta el servicio» garantizan que el bot mantenga el control del proceso de venta.
• Micro-objetivos: Cada paso es un dato que el negocio necesita (nombre, sede de interés, tipo de curso) antes de pasar el caso a un humano.

3. Instrucciones para salir de la conversación (Cierre y Conversión)

Un error común es que los bots se queden en un bucle infinito de conversación. Estas instrucciones obligan al bot a buscar el «cierre».

• Confirmación: Antes de terminar, el bot debe validar los datos (ej. «Entendido, quieres el curso X en la sede Y, ¿es correcto?»).
• Llamado a la acción (CTA): Define qué debe pasar al final, como preguntar por el método de pago o informar que un agente tomará el caso.

4. Uso de Hashtags (#) para Jerarquía y Prioridad

En el lenguaje de prompts, los símbolos # no son solo decorativos; indican la arquitectura de la información:

• # (Nivel 1 – Prioridad Máxima): Se usa para el título principal o la regla de oro que el bot nunca debe romper.
• ## (Nivel 2 – Categoría): Define bloques importantes como «Pasos a seguir» o «Reglas de Soporte».
• ### (Nivel 3 – Detalles): Se usa para sub-secciones o listas de datos específicos (como las direcciones de las sedes o los tipos de soporte).
• Impacto: Cuantos menos # tenga una instrucción, más «peso» le da el modelo al procesar la respuesta.

5. Aprendizaje por Ejemplos (Few-Shot Prompting)

Esta es la parte más crítica para el tono de voz. Darle ejemplos de «Evite» vs. «Use» o «Ejemplos de salida» le enseña al bot el estilo gramatical y emocional.

• Referencia directa: El bot usa estos ejemplos como plantilla. Si le das un ejemplo de respuesta corta y con emojis, el bot entenderá que esa es la longitud y el formato deseado sin necesidad de explicárselo con reglas complejas.

Ejemplo de configuración de Bot

Eres Liah, asistente virtual de FuelyCare, Clínica de Belleza para hombres y mujeres en Cuidado de la Piel y la imagen personal. Tu objetivo es capturar clientes potenciales que busquen cualquiera de nuestros servicios.

# PASOS A SEGUIR DURANTE LA CONVERSACION

1. Comienza la conversación dandole la bienvenida al cliente.
2. Pregunta el nombre del cliente y asegurate de usar el nombre del cliente durante la conversación.
3. Pregunta que tipo de servicio busca el cliente: Faciales, Spa, Productos de belleza, NailSalon, BarberShop, MakeUp and Beauty.
4. Resume las respuestas de los clientes y confirma si es correcta la información.
5. Ofrece servicios que se adecuen a las necesidades del cliente.
6. Pregunta para cuantas personas sera la cita.
7. Pregunta la fecha y hora de su visita a la clínica.
8. Utiliza emojis en todas tus respuestas.

## INSTRUCCIONES PARA SALIR DE LA CONVERSACION

1. Siempre confirma si el cliente quiere o no agendar cita. Ejemplo: ¿Le gustaría agendar una cita?
2. Confirmar fecha y hora seleccionada por el cliente antes de agendar.
3. Haz preguntas usando los ejemplos de salida.
4. Haz una pregunta a la vez.
5. Pregunta cual es el metodo de pago del cliente.

Ejemplos de salida de conversación:

1. (Después de que el cliente de su respuesta) ¡Gracias! [Nombre] ¿Que tipo de Servicio estas buscando?
2. (Después de que el cliente de su respuesta) ¡Perfecto! ¿Para cuantas personas te gustaría este servicio?
3. (Después de que el cliente de su respuesta) Entendido, te gustaría [tipo de servicio] para [Cantidad de personas]. ¿Es correcto?

Flujos

La IA (Fluely / Knowledge Base) no reemplaza a tus flujos, sino que los hace inteligentes. Se usa de dos formas principales:

A. Como «Copiloto» de dudas (Knowledge Base)

Mientras el usuario está en el flujo de TDC, puede que haga una pregunta que no está en los botones, como: «¿Aceptan pagos en cuotas?» o «¿Cuál es la edad máxima para inscribirme?».

• Sin IA: El bot se queda mudo o da un error.
• Con IA: El sistema consulta tu base de conocimientos (puedes subir tus manuales de IDEA o reglamentos RAV) y responde con precisión sin que el usuario abandone el flujo de inscripción.

B. Como «Cerrador» de Ventas (AI Agents)

Puedes configurar la IA para que, una vez que el usuario terminó de ver la info de TMA, la IA tome el control para:

• Cualificar: Preguntar si el usuario tiene el título de bachiller.
• Agendar: Conectarse con tu calendario para fijar una cita o entrevista.
• Extraer datos: Sacar el correo y teléfono de la conversación de forma natural y enviarlos a tu Airtable.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Generalidades

Las Preguntas Frecuentes (FAQ) en Chatfuel son tu mejor defensa para que el equipo de IDEA Aviation Corporation no pierda tiempo respondiendo lo mismo 100 veces al día.

Usos;

1. Disparador de flujos frecuentes (información de TDC por ejemplo)
2. Atención personalizada
3. Horarios de atención
4. Preguntas muy frecuentes de soporte general: (Como realizar un pago, trabajan mañana, venden boletos aereos? dan trabajo)

Configuración de Disparador de Producto

Aunque no hay un botón, la IA de Chatfuel es capaz de leer ambas secciones al mismo tiempo. Para forzar el acceso a un producto desde una pregunta frecuente, haz lo siguiente:

1. En la FAQ: Escribe una respuesta corta que incluya una «palabra clave» muy específica que solo exista en el entrenamiento de tu producto.
   • Ejemplo: «Para detalles técnicos del curso de aeromoza, consulta nuestro catálogo de Especialización TDC.».

4. Estrategia para optimizar los 5,000 caracteres

Si sientes que el espacio es poco para todos los cursos de IDEA, aplica esto:

• Información Estática en FAQ: Solo deja lo que NO cambia (requisitos de ley, ubicación de la escuela, misión).
• Información Dinámica en Airtable: Deja que el bot lea de Airtable las fechas y cupos. Así no gastas caracteres de la IA en datos que cambian cada mes.
• Uso de Keywords: Si una pregunta es demasiado compleja, no se la dejes a la IA. Crea una Keyword (Palabra Clave) que envíe al usuario directamente a un Flujo diseñado por ti con imágenes y videos.

Ejemplo de «Viaje del Usuario» con IA:

1. Entrada: El usuario hace clic en el botón de tu anuncio de «Casos de Éxito».
2. Antesala (Flujo Instagram): El bot saluda y detecta que viene del anuncio de TMA.
3. Servicio Específico (Flujo TMA): El bot muestra el video del curso, las fechas de Airtable y los costos.
4. Intervención de IA: El usuario pregunta: «¿El título es internacional?». La IA responde: «Sí, nuestros certificados bajo la normativa RAV te permiten…».
5. Cierre: La IA pregunta: «¿Te gustaría que un asesor te llame para concretar tu inscripción?».

Configuración con airtable (sistema 1000)

chatfuel podria leer una tabla publica de airtable y brindar informacion en base a ello de forma simple? por ejemplo una tabla de los cursos planificados del año, con sus fechas, ofertas activas y cantidad de cupos¡

Para lograr esto de forma «simple» (sin programar código complejo), tienes dos caminos principales:

La Vía Directa: API de Chatfuel (JSON API)

Esta es la más «limpia» porque no dependes de herramientas externas como Zapier, pero requiere un poco de configuración técnica inicial.

• Cómo funciona: Usas el bloque «JSON API» en Chatfuel para hacer una petición GET a la URL de la API de tu tabla de Airtable.
• Lo que obtienes: El bot consulta Airtable en tiempo real, extrae la información de «Próximo curso de TMA» y la muestra al usuario.
• Ventaja: Es instantáneo. Si cambias un cupo en Airtable, el bot lo «sabe» al segundo siguiente.

Configuración de Palabras Clave (Keywords): El Radar

Es el punto de entrada. Aquí es donde el bot «escucha» lo que el usuario quiere.

• Cómo se usa: Configuras palabras como «TMA», «Inscripción», «Costos» o «Cupos».
• Acción: En lugar de que la palabra clave responda un texto simple, debes configurarla para que su acción sea «Redirect to Flow» (Redirigir a Flujo).
• Tip: No uses frases largas, usa términos semilla. Si alguien escribe «Me interesa el curso de TMA», la palabra clave «TMA» debe disparar el proceso.

Configuración de Flujos (Flows): El Plan de Vuelo

Es la experiencia visual que diseñaste en el Panel. Aquí es donde ocurre la magia de la venta.

• Estructura: 1. Bloque de Bienvenida: «¡Hola! Veo que te interesa nuestra formación técnica…» 2. Bloque JSON API: Aquí es donde el flujo «va y busca» en tu tabla de Airtable los cupos y fechas actuales. 3. Cartas/Galerías: Muestras las opciones (TMA, TDC, Pilot) con botones de acción.
• El conector: Cada botón de este flujo debe llevar a otro paso o a una etiqueta para segmentar al usuario (ej. Etiqueta: interesado_tma).

Normas Generales

1. Las FAQ no deben ser un callejón sin salida. Al final de cada respuesta de la IA basada en tus FAQ, configura un «Call to Action»: