📘 INSTRUCTIVO GENERAL DE PREPLANIFICACIÓN DE VUELOS

1. 🎯 Objetivo General

Establecer las normas, criterios, responsabilidades y herramientas necesarias para planificar de forma anticipada y eficiente las operaciones de vuelo en la academia, optimizando los recursos (humanos y técnicos) y garantizando el bienestar del personal.

2. ✈️ Capacidad Operativa Diaria

• Máximo de vuelos por avión por día: 6 vuelos.
  Horarios sugeridos:
  • 08:00 – 10:00
  • 10:00 – 12:00
  • 12:00 – 14:00
  • 14:00 – 16:00
  • 16:00 – 18:00
  • 18:00 – 20:00 (Vuelos nocturnos)
• Meta operativa actual: 4 vuelos diarios por avión, distribuidos de forma equilibrada entre instructores.

3. 👨‍🏫 Asignación de Instructores

• Ideal: 3 instructores por avión.
• Si solo hay uno:
  • Realiza 2 vuelos seguidos.
  • Descansa al menos 2 horas.
  • Realiza 2 vuelos más.
• Alternancia sugerida: «uno sí, uno no», si hay instructores suficientes.
• Tener en cuenta:
  • Condiciones personales (familia, salud, ubicación).
  • Estímulos e incentivos (viajes, descansos planificados).

4. 🧘‍♂️ Descanso del Personal

• Mínimo 1 día libre semanal por instructor.
• Se pueden alinear descansos con paradas técnicas (inspecciones 50 h, 100 h).
• Si el instructor está sobrecargado o fatigado, se puede ajustar la carga de vuelos.

5. 🧑‍🎓 Gestión de Alumnos y Tipificación

• Cada alumno debe estar clasificado según su tipo:
  • VIP (intocable, prioridad máxima).
  • Premium / Estándar / Preventa (orden de prioridad flexible).
• Asignar códigos de color visual:
  • 🔴 Rojo → VIP (no se mueve)
  • 🟡 Amarillo → Flexible con restricciones
  • 🟢 Verde → Totalmente reprogramable
• Mantener una tabla activa con:
  • Nombre del alumno
  • Fecha estimada de inicio y fin
  • Tipo (VIP, estándar, etc.)
  • Frecuencia de vuelos
  • Avión asignado o grupo de vuelo

6. 📅 Formato de Preplanificación

• Planificación por bloques trimestrales.
• Herramientas sugeridas:
  • Google Sheets con vista de calendario mensual.
  • Integración con Google Calendar o app externa.
  • Posible uso de diagramas de Gantt («vista de gancho») para enlazar vuelos.
• Los bloques deben ser interconectables:
  • Al mover un bloque, los demás se ajustan.
  • Algunos bloques pueden estar «fijos» por prioridad.

7. 📊 Normas de Preplanificación

• Todos los vuelos deben estar planificados desde el día 1 (incluso vuelos proyectados para dentro de 12 o 18 meses).
• Mantener visibilidad completa del cronograma a largo plazo.
• Planificar con flexibilidad pero respetando:
  • Prioridades
  • Capacidad operativa
  • Disponibilidad de personal
  • Estado técnico de aeronaves

8. 🛢️ Gestión de Combustible y Operaciones

• Problema identificado: abastecimiento tardío de combustible retrasa el inicio de vuelos.
• Solución propuesta:
  • Establecer un turno nocturno de operaciones.
  • Personal dedicado para:
    • Abastecer combustible a última hora.
    • Preparar los aviones para el día siguiente.
• Propuesta de roles:
  • Asignar personal fijo o rotativo para ese turno.
  • Ejemplo: Jayverson o personal capacitado y certificado.
• Sección específica en el plan: Procedimiento de combustible.
  • Incluye entrenamiento, seguridad, validación y llaves.

9. 🔧 Políticas de Uso de Aviones

• No debe haber aviones inactivos sin justificación técnica.
• Solo se justifica parar un avión por:
  • Inspección (50 h, 100 h, etc.)
  • Fallas técnicas reportadas
  • Ajustes operativos planificados

10. 🧾 Revisión de Objetivos y Prioridades

• Cada trimestre debe incluir una sección de:
  • Objetivos por grupo de alumnos
  • Horas proyectadas por avión
  • Total de vuelos previstos
  • Paquetes grupales activos
• Control de carga operativa:
  • Ejemplo: Si un avión vuela 200 h/mes, se deben cubrir 600 h en 3 meses.
  • Validar contra las metas (como las 1500 horas mencionadas en la reunión).

11. 🧠 Recomendaciones Finales

• Hacer reuniones periódicas para revisión y ajustes.
• Escuchar activamente al equipo (evitar suposiciones o malentendidos).
• Asegurar empatía sin perder el foco en la operación.
• Mantener formatos claros, compartidos y visibles para todos.

📦 Anexos Recomendados

• Hoja de cálculo preformateada (Google Sheets)
• Plantilla de calendario compartido
• Tabla de alumnos con código de prioridad
• Procedimiento de combustible (PDF o digital)
• Lista de personal por turnos y funciones