Archivología de lìnea de vuelo

Generalidades

Establecer el procedimiento estandarizado para la integración, organización y archivo del expediente físico de un pedido abierto cerrado y muerto, asegurando que toda la información relevante (contractual, incidencias) esté debidamente clasificada y disponible para auditorías, análisis o consultas posteriores.

Importante

• Cada alumno tendrá una carpeta marrón, identificada con su nombre, apellido y cédula, donde se adjuntara su pedido, certificaciones, encuesta de calidad y observaciones
• Cada cliente tiene un expediente único que agrupa toda su historia formativa
• Dentro del mismo expediente pueden coexistir múltiples pedidos
• Los pedidos se cierran individualmente mientras el expediente del cliente permanece activo.
  

Pedido Abierto

1. Verificación

• Chequear horas de vuelo real y/o simulador con su pedido.
• Revisar sus respectivas programaciones en sistema

2. Reportes o Informes

• Estos informes sobre los pedidos sirven para comunicar el estado general a la dirección, al equipo o incluso a los propios alumnos

3. Acción final

• Estado cambia a «Abierto» en el sistema

Nota: Al momento que el alumno haya finalizado todas sus programaciones y se haya cumplido sus horas de vuelo y/o Simulador. Pasara su estatus a «Cerrado»

Pedido Cerrado

Un pedido se considera CERRADO cuando se ha cumplido integralmente con todos los componentes académicos, operativos, administrativos y financieros establecidos en el contrato de formación del alumno, verificando que no existen pendientes en ninguna de las áreas que conforman el proceso formativo de la institución aeronáutica.

1. Consideraciones académicas, operativas y administrativas
   • Pago completo recibido por todos los servicios
   • Facturación finalizada
   • Saldos pendientes en cero
   • Fase teórica completamente aprobada
   • Horas de simulador completadas y validadas
   • Horas de vuelo cumplidas al 100% según programa
   • Bitácoras de vuelo firmadas y validadas
   • Registros de simulador completos
   • Informes de instructores archivados
   • Evaluaciones documentadas
   • Certificados médicos y licencia vigentes hasta cierre
   • Certificación emitida y registrada
   • Administración, Gestión de vuelo y director general firman
   • Al estar todo correcto se hace entrega al alumno
   • Cliente conforme
2. Acción final
   • Estado cambia a «Cerrado» en el sistema
     
     

El pedido únicamente puede ser cerrado cuando se verifica el cumplimiento simultáneo de todas las consideraciones mencionadas, garantizando que el alumno ha recibido el servicio educativo completo y la institución ha cumplido con todos los compromisos contractuales y regulatorios.

Archivo Muerto

De acuerdo con la política de gestión documental, todos los pedidos que hayan sido cerrados y finalizados permanecerán en el archivador correspondiente durante un período de tres (3) años. Cumplido este plazo sin ninguna incidencia o requerimiento, el expediente será transferido automáticamente al archivo muerto o histórico para su custodia definitiva o disposición final.

Contenido de la carpeta

• Lado Izquierdo
  • Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos.
• Lado Derecho
  • Orden de gestión de pedido: Documento interno de carácter operativo y administrativo que autoriza el inicio formal de los servicios educativos para un alumno específico, estableciendo los parámetros técnicos, académicos y operativos del programa formativo contratado. Se encuentra en la 342-gestion de pedidos
  • Convenio: El convenio representa la formalización de la relación formativa, proporcionando un marco seguro y estructurado para el desarrollo de programas de formación aeronáutica, independientemente del número de participantes involucrados, establece las condiciones generales, términos comerciales y compromisos recíprocos para la prestación de servicios de formación aeronáutica.
  • Soporte y observaciones: Esta sección debe incluir evidencia de las respuestas proporcionadas a través de WhatsApp, toda observación relevante sobre el desempeño, adaptación o situaciones particulares del estudiante debe quedar registrada en este apartado. Se utiliza para indicar si la transacción finalizó exitosamente, si el cliente abandonó el proceso, si hubo cancelación por algún motivo particular, o cualquier otra circunstancia que determine el cierre del pedido.
    
    
    El pedido Cerrado debe incluir:
    
  • Certificaciones: Certificado de horas de vuelo y Certificado de culminación teórica, como evidencia de que finalizo todo, y se cumplió con su pedido
  • Encuesta de calidad: Al finalizar cada servicio, aplicamos una breve encuesta de satisfacción para conocer la experiencia de nuestros alumnos. Sus comentarios y valoraciones son fundamentales para medir su nivel de satisfacción y nos permiten identificar áreas de oportunidad para realizar mejoras continuas en nuestra operación y servicio.

Escenario ejemplo: Cliente Juan Pérez

Situación Inicial:

• Cliente: Juan Pérez
• Pedido: Curso de Piloto Privado de Avión
• Estado: Completó teoría + 40 horas de vuelo requeridas
• Certificados: Todos emitidos y entregados
• Pagos: 100% liquidado

Decisión de Cierre:

NO se puede cerrar el expediente porque el cliente manifestó interés en comprar:

• 10 horas adicionales de vuelo para mejorar habilidades
• Curso de habilitación por instrumentos en los próximos meses

¿Cuándo CERRAR el expediente?

Solo cuando se confirme que el cliente:

• No tiene intención de comprar horas adicionales
• No planea cursos complementarios
• Manifestó explícitamente que finalizó su formación
• No responde a ofertas de servicios adicionales por X tiempo

¿Cuándo MANTENER ABIERTO?

Cuando el cliente:

• Expresó interés en más horas/cursos
• Es considerado «cliente potencial activo»
• Tiene historial de continuar su formación
• Mantiene comunicación frecuente con la escuela

Ubicación