6. Procedimiento de cierre y entrega de caja

Generalidades

Este apartado contiene información básica del procedimiento administrativo para llevar adecuadamente los cierres administrativos de caja y sus reportes diarios

Formato 900-003

Este formato es el estandarizado para imprimir y realizar el vaciado de la información básica de las transacciones del corte de caja. El mismo contiene lo siguiente:

Descripción de los campos:

• Fecha: Coloca la fecha de la apertura y cierre de la caja.
• Responsable Apertura: El nombre de la persona responsable de la apertura de la caja.
• Monto Inicial en Caja: Dinero en efectivo con el que se inicia el día en la caja (por ejemplo, el saldo inicial de efectivo).
• Pagos en Efectivo: El total de los pagos realizados en efectivo durante el día.
• Pagos Digitales (Tarjeta, Zelle, etc.): El total de los pagos digitales recibidos (tarjetas de crédito/débito, transferencias, pagos móviles como Zelle, etc.).
• Total Recaudado: La suma de los pagos en efectivo y los pagos digitales (automáticamente calculado: Pagos en Efectivo + Pagos Digitales).
• Monto Final en Caja: El monto total de dinero en efectivo y pagos digitales que queda al final del día (puede incluir los pagos digitales en forma de saldo o efectivo).
• Diferencia: Se calcula automáticamente como la diferencia entre el Total Recaudado y el Monto Final en Caja para verificar cualquier desajuste.
• Comentarios: Cualquier detalle importante o explicación sobre el día.
• Firma Apertura: Espacio para que la persona que abrió la caja firme.
• Firma Cierre: Espacio para la persona que cerró la caja firme.

Proceso de llenado y organización

1. Se debe llenar un formato por cada corte de caja que se realice, llenando de manera clara y legible cada ítem con bolígrafo y la información sin enmiendas o tachaduras
2. El balance de entrega de efectivo y de reflejo de las transacciones digitales deben estar acordes con el cierre final del punto de venta, recepción de montos por pago móvil, y el total contado en papel moneda.
3. Para la descripción correspondiente al efectivo en divisas debe estar reflejado en la planilla de control cada denominación con los 4 últimos dígitos del serial.
4. Para el cotejo de información del sistema deben existir el mismo numero de facturas y comandas (expediente) grapadas en físico que el numero de facturas reflejadas en digital (información del software)
5. Una vez organizada toda la información en físico se deben disponer los billetes organizados con su denominación y serial visible, se le tomara una foto al efectivo junto a la planilla de reporte llena y se pasara por el grupo correspondiente etiquetando a Moises Sequera gerente del área administrativa a fin de que este cuenta de la información y pueda llevar sus balances adecuadamente