Generalidades

¿Qué es la gestión de documentos?

Es un sistema informático usado para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel, capturada mediante el uso de un escáner de documentos.

Según la norma ISO 12651-2, un documento es «información registrada u objeto que puede tratarse como una unidad». Si bien esto suena un poco complicado, es simplemente lo que ha estado usando para crear, distribuir y usar durante años.

La gestión de documentos electrónicos es la forma en que nuestra organización almacena, gestiona y rastrea todos sus documentos. Le llamamos filosofía verde, ya que es 100% amigable con el medio ambiente.

Características de la gestión de documentos:

Compartir: Esta capacidad la utilizará a menudo en nuestra organización, permite compartir documentos mediante un enlace.
Control de versiones: Permite mantener pestañas que indican ¿Cómo se creó el documento actual? y en qué se diferencia de las versiones anteriores.
Pista de auditoría: Permite la reconstrucción de quién hizo qué con un determinado documento durante el transcurso de la vida del documento en el sistema.
Anotación y Sellos.

¿Cómo ingresar?

Una vez estés ingresado a tu cuenta de usuario, tendrás acceso al menú de lobby virtual ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla. Luego debes hacer click en sistemas➡ Sistema de documentos, y ya está.

Caracteristicas de los documentos

Scan del documento real, con una aplicación de scan de celular como la de la siguiente imagen, haga click en ella para descargarla desde play store

Los documentos deben estar cortados al tamaño del documento, que sean legibles, y estén cuadrados, es usual recibir documentos cargados con mucha desproligidad, que desde luego son rechazados.

Ejemplo de un documento cargado con un sencillo programa de scanner de telefono.

¿Quién carga los documentos?

Usted y nuestro personal pueden cargarlos, sin embargo usted no podrá eliminar ningun documento.

¿Puedo cargar enlaces?

Si, de hecho habrá ocasiones en que deba hacerlo, por ejemplo, para las evaluaciones de supervivencia, nosotros emitimos un comunicado con un listado con los nombres de quienes aprobaron, que usted debe cargar a este sistema, para luego presentar el cuestionario en el sistema de aprendizaje. Entonces nuestro personal le aprobará el cuestionario si confirma que el enlace del listado está cargado en su expediente digital.

¿Cómo cargar un documento?

Haces click en añadir archivo, o añadir link según sea el caso, y elige el documento que desees cargar, alige la categoría si es posible, y una descripción o etiquetas, aunque