GV01 – Instructivo y Normas de Planificación de Vuelo.

Generalidades

El siguiente instructivo que se presenta, tiene como finalidad poseer una visión estructurada de como realizar la planificación de las lecciones de vuelo que se llevan a cabo en la institución. Así mismo tomar en cuenta elementos como, disponibilidad de aeronaves, listado de alumnos en conjunto con horas de vuelo disponibles, pronósticos con respecto a meteorología, NOTAMS de los aeropuertos que se tienen previstos utilizar, entre otros.

Resumen del proceso de planificación de vuelos y simulaciones

A continuación, un breve resumen del proceso de planificación de vuelos y simulaciones, articulado en función de los parámetros indicados:

1. Registro y Catálogo de Actores
   – Primero se valida en el sistema el Registro General de Usuarios, donde quedan dados de alta alumnos e instructores.
   – A continuación, se actualiza el Listado de Pilotos Instructores, que servirá para asignar quiénes pueden impartir cada vuelo o simulación.
2. Recepción de Solicitudes
   – Se registran las Solicitudes de Gestión de Vuelo (1) realizadas por los alumnos, y en paralelo las Solicitudes de Simulador (1B) para entrenamiento en tierra.
3. Listado de Línea de Vuelo (1.0)
   – Con todas las solicitudes en cola, se elabora la Lista de Línea de Vuelo, un inventario maestro de todas las actividades pendientes (vuelos reales y en simulador).
4. Verificación de Disponibilidad (1.1)
   – Se comprueba la disponibilidad de aeronaves, simuladores e instructores para las fechas y horas solicitadas.
5. Pre-planificación (1.2)
   – Con base en la disponibilidad, se crea un borrador de asignaciones: avionetas, simuladores e instructores quedan pre-reservados para cada solicitud, ajustando recursos y evitando solapamientos.
6. Programación Definitiva (1.3)
   – Finalmente, se confirma la Programación de Vuelos y Simulaciones, comunicando a cada alumno e instructor su fecha, hora, aeronave o simulador asignado, y generando los avisos logísticos (transporte, combustible, documentación).

De este modo, el sistema asegura un flujo ordenado desde la recepción de la petición hasta la confirmación final, optimizando recursos y garantizando que cada alumno reciba su lección en tiempo y forma.

Componentes Previos y Necesarios para la Planificación

Para iniciar la planificación de las lecciones de vuelo, se deben tener en consideración los siguientes elementos.

1. Tener a la mano la lista actualizada con los alumnos que posean un pedido confirmado de horas de vuelo, donde aparezcan las horas adquiridas, horas voladas al momento y las horas restantes. Así como también el número de pedido asociado a la adquisición de las horas de vuelo y la ciudad a la que pertenece el alumno o piloto, esto con el fin de poder planificar su estadía en la residencia (si aplica) que amerite.
2. Poseer un listado con los instructores de vuelo disponibles y adheridos a la institución, teniendo en cuenta la habilitación que corresponda a la aeronave que se desea planificar. Así mismo la ubicación y disponibilidad de dicho instructor. Es de suma relevancia lo importante de contar con el expediente actualizado de dicho personal.
3. Disponer de un registro de las aeronaves activas para la línea de vuelo, teniendo en cuenta que se encuentre vigente absolutamente toda su documentación, entre las cuales se encuentra principalmente el certificado de aeronavegabilidad, certificado de matrícula, adherencia a las especificaciones de la institución, entre otros.
4. Se debe realizar un contacto con los alumnos en línea de vuelo mediante los canales correspondientes anunciando la pronta programación de sus lecciones de vuelo. Cabe destacar que se debe exhortar al alumno o piloto a que realice un ticket de soporte para que manifieste su disponibilidad en cuanto a días y horario para realizar las lecciones antes mencionadas. En base a este requerimiento es que se tiene en cuenta la planificación de cada alumno o piloto.
5. Al momento de tener todo los elementos anteriormente mencionados, se procede a realizar una planificación en orden cronológico, basándose en la fecha de realización y confirmación de los pedidos de horas de vuelo por parte de los alumnos o pilotos. Es decir, que se respetarán los pedidos mas antiguos y tendrán prioridad por encima de los mas recientes.

NOTA: Tener en cuenta que si el alumno o piloto adquirió horas de vuelo Premium o VIP se le dará la prioridad que eso conlleva. Para conocer mejor este procedimiento puede verificar las especificaciones de servicios de instrucción de vuelo o de manera mas resumida más abajo en este mismo instructivo.

Pasos para Realizar la Planificación

Una vez llegado a este apartado, en conjunto con todos los componentes previos mencionados anteriormente, se procede a realizar una serie de pasos para realizar la planificación de las lecciones de vuelo. Los mismo se describen a continuación.

1. Para realizar la planificación se utiliza el calendario de Google perteneciente al correo planificaciondevuelo@aeroidea.net, en donde se asignarán dos (2) horas a cada lección de vuelo (tener en cuenta que dependerá a su vez de que tipo de lección este realizando en alumno o piloto en ese momento).

Descripción de la Planificación

1. Dentro de la descripción que debe llevar la planificación correspondiente se encuentran los siguientes elementos:

• ID de lección de vuelo. El cual es un número único y consecutivo que solo va a pertenecer a esa lección de vuelo y bajo ningún concepto debe repetirse.
• Lección de Vuelo. Código perteneciente a cada estudiante según la lección que este por realizar y que cabe destacar que cada lección conlleva una misión en especifico.
• Información del personal involucrado. Se debe agregar el nombre, apellido y número telefónico del alumno o piloto, instructor de vuelo y planificador.
• Información del vuelo a realizar. En este caso se introduce la descripción de la ruta que se tiene previsto realizar, tipo de aeronave y su matricula, fecha, hora de inicio y hora fin de la lección.
• Ubicación de encuentro. Es importante plasmar los lugares de encuentro entre el alumno o piloto y el instructor asignado.
• Regla de puntualidad. Advertir al alumno o piloto la antelación con la que debe apersonarse al aeropuerto para así poder efectuar todo el proceso pre-vuelo que corresponda.
• Normativa. Se debe hacer énfasis en la normativa de la institución acerca de los términos y condiciones que aplique en las lecciones de vuelo, así como también el flujo de trabajo que se debe realizar durante todo la lección de vuelo.

A continuación se demostrará mediante una imagen un ejemplo de lo que lleva la planificación de cada vuelo.

Posteriormente se debe agregar el nombre del alumno o piloto en el titulo de la invitación para que al momento de visualizar el calendario se observe con facilidad la persona que ha sido planificada.

Se deben agregar los correos electrónicos del personal involucrado, entre los cuales se encuentra el alumno o piloto, instructor de vuelo, encargado de la sede operacional y el planificador de vuelos.

Por último, y como método de confirmación se contactará al alumno o piloto para confirmar su programación enviada con anterioridad mediante correo electrónico. Así como también realizar dicha verificación con el instructor de vuelo, quien debe a su vez, corroborar la información en su correo electrónico o calendario.

Asignación y Leyenda de Colores

Para un mejor control, experiencia más visual y amigable durante la realización y control de la planificación se han designado una gama de colores que serán asignados dependiendo del status de la lección, horas disponibles de cada individuo, si la lección fue realizada o no y a su vez resaltando las lecciones prioritarias (en casos VIP y/o Premium).

A continuación se podrá visualizar un ejemplo de una planificación semanal, así como también los colores de los cuales se ha estado redactando en el presente apartado.

Planificación de horas Estándar y Preventas

Haciendo referencia a las especificaciones de la institución, existen varias modalidades en cuanto a ventas de paquetes de horas de vuelo, entre ellas se encuentran el modo Estándar y Preventa, la diferencia radica no solo en el costo de cada uno, si no también, en el tiempo de espera para realizar las lecciones de vuelo y la cantidad de lecciones a realizar semanalmente.

Paquete Estándar

Estas son horas de vuelo con descuentos por cantidad (paquetes). Tienen una prioridad de planificación media, de hecho, el tiempo de espera para realizar la lección de vuelo es no mayor a un (1) mes, a partir de que haya sido confirmado el pago y la documentación necesaria del individuo. Así mismo, la frecuencia semanal será de 2 a 4 horas.

Paquete de Preventa

Este tipo de paquetes se caracterizan por ser adquiridos con porcentajes de descuento, y a su vez dependiendo de ese porcentaje es el tiempo de espera para realizar las lecciones de vuelo. Sin embargo, el promedio semanal es de 2 horas de vuelo.

Tiempo de espera según el porcentaje.

10% de descuento: 2 meses

20% de descuento: 4 meses

30% de descuento: 6 meses

Planificación de horas Vip y Premium

Como se menciona en las especificaciones de la institución, los paquetes de horas de vuelo tipo VIP o Premium tienen alta prioridad de planificación, esto debido a las características que conlleva la adquisición de estos tipos de paquetes.

Para esto, se deberá de contar con bloques y días disponibles durante la semana. Es tarea del planificador asignar dichos días y bloques para que se pueda contar con disponibilidad de vuelo.

Paquetes VIP

Los alumnos o pilotos que hayan adquirido este tipo de paquete obtienen la máxima prioridad de planificación, es decir, que serán asignados a una fecha apenas se haya confirmado su pago, documentación necesaria, y por su puesto, la disponibilidad del individuo. A su vez, contarán con un promedio de 10 horas de vuelo por semana, siendo este número variable dependiendo de factores externos.

Paquetes Premium

Los alumnos o pilotos que hayan adquirido este tipo de paquete obtienen una prioridad alta de planificación, solo teniendo un tiempo de espera entre 5 y 15 días a partir del momento en que haya sido confirmado el pago, documentación necesaria, y por su puesto, la disponibilidad del individuo. Así mismo, dispondrá de un promedio de 5 horas de vuelo por semana, siendo variable dicho promedio debido a factores externos.

Evaluación de Factores Externos

En el mismo orden de ideas, existen factores externos que se deben tener en consideración para la planificación o reordenamiento de la misma, entre los antes mencionados se encuentran:

• Meteorología: Aún cuando tanto el instructor de vuelo como el alumno o piloto deben evaluar con anterioridad la meteorología que está o estará presente en el aeropuerto y zonas aledañas, es parte de las tareas del planificador de vuelo realizar un chequeo de los reportes meteorológicos para así tener una prevención con respecto a las posibles modificaciones que se puedan presentar en la planificación.
• NOTAMS: Teniendo en cuenta que los NOTAMS son reportes de acontecimientos presentes tanto en aeropuertos como espacios aéreos y que estos pueden acarrear un cierre temporal o definitivo de las operaciones aéreas dentro de los mismos, es de suma importancia estar en constante vigilancia sobre esta información, ya que puede incurrir en el retraso y posible detenimiento de las operaciones de vuelo de la institución.
• Reportes con aeronaves: Si bien la institución se caracteriza por llevar cabalmente el mantenimiento de su flota de aeronaves, tanto en su programación como ejecución, existen factores que pueden detener las operaciones de vuelo de una manera momentánea. Dentro de las cuales se pueden considerar; desperfectos mecánicos como acumulación de material no deseado en las bujías debido a la calidad de combustible presente en la actualidad, defecto en los neumáticos debido a FOD (Foreign Object Damage).

Debido a todos estos aspectos antes mencionados, se tomó la decisión de reservar los días viernes de cada semana para la asignación de las lecciones de vuelos que hayan sido suspendidos por alguna razón o motivo antes expuesto en horario de mediodía y/o en el ultimo bloque del día, el cual es en horario de las 04:00 pm.

Términos y Condiciones

Es importante tener en cuenta los términos y condiciones de la institución para adecuarse no solo al proceso de planificación, sino también, considerar las reglas que se deben cumplir tanto por parte del personal IDEA como por los alumnos que realizan lecciones de vuelo.

Los mismos se pueden encontrar en el Centro de Soporte de la institución o en los siguientes enlaces.

• Términos y Condiciones – Vuelos
• Términos y Condiciones – Ética y Uniforme
• Términos y Condiciones – Faltas y Sanciones

NOTAS

En el caso de los vuelos cancelados su ID de Vuelo quedará intacto y se le reasignará uno nuevo según la secuencia de vuelos que se desarrolle durante las operaciones. Sin embargo en el registro maestro de vuelos se hará la acotación de porque no se realizó dicha lección.

eneralidades

Las siguientes políticas describirán todos los aspectos a tener en cuenta tanto para el proceso de pre-planificación, como planificación de vuelo en sí.

Factores Externos

Estaciones del Año

Se debe tomar en cuenta las estaciones presentes en Venezuela durante el año. Esto puede influir en las operaciones de vuelo por distintos motivos.

• Invierno. Comprendido entre el 21 de junio y el 21 de septiembre. Caracterizándose por constantes precipitaciones, tormentas, formación de nubosidad, techo bajo de nubes y vientos de considerable velocidad. Esto influye en la cancelación de los vuelos ya que no es posible volar mediante reglas visuales.

En este periodo de tiempo la pre-planificación de los vuelos se realiza de manera cautelosa y no tan extensa como usualmente se realiza, ya que se esta en constante cambio de la misma.

• Otoño. Comprendido entre el 23 de marzo y el 21 de junio. Teniendo como predominación vientos moderados que pueden afectar las lecciones de vuelo, ya que pueden superar las velocidades permitidas por las aeronaves de entrenamiento. Así mismo, prevalece la formación de nubes de una manera reducida, que, en algunos casos puede afectar las operaciones de vuelo.

Durante esta estación la planificación es mucho más extensa y no se producen tantos cambios en la misma.

Meteorología

Ciencia a tener en consideración en prácticamente el 100% de la planificación de las lecciones de vuelo, debido a que es un factor que puede interrumpir las operaciones de la institución, sobre todo por el tipo de vuelos que se realizan (Reglas Visuales).

• Nubosidad. Factor a evaluar por las limitantes en cuanto a visibilidad que esto puede convellar.
• Temperatura. Elemento que puede influir en el comportamiento de la aeronave, especialmente en la operación de la misma.
• Vientos. Componente que puede influir en las operaciones de vuelo. Debido a que si sobrepasan ciertas velocidades, las aeronaves no pueden operar.
• Lluvia. Variable que influye directamente no solo en la visibilidad, sino también, en riesgos exponenciales de pistas y calles de rodaje con acumulación de agua.

FOD

El Foreign Object Damage o Daño por Objetos Extraños es un factor que se debe tener en consideración ya que puede causar un detenimiento de las operaciones de vuelo.

• Daño a neumático por objetivo en calle de rodaje o pista.
• Impacto de ave contra la aeronave, causando daños.
• Herramientas al momento de rodaje de la aeronave que afecten la estructura de la aeronave.
• Materiales de infraestructura que puedan caer en la aeronave.

Desperfecto Mecánico

Debido a variables como la calidad del combustible que se encuentra presente en el país actualmente, y aún cuando la institución tiene en cuenta estos parámetros para realizar mantenimientos preventivos, es probable que las bujías presenten acumulación de material y se presenten variaciones en la operatividad del motor.

NOTAM

En ocasiones pueden emitirse boletines que afecten a las operaciones de vuelo, cierres de espacios aéreos, pistas o inclusive aeropuertos.

Factores Internos

Disponibilidad de Instrcutores

Con anterioridad el planificador debe obtener la disponibilidad que tenga el instructor de vuelo para así, poder realizar la planificación, sin embargo, de existir una eventualidad, el planificador debe tener a la mano instructores que puedan cubrir la lección de vuelo.

Disponibilidad de Alumnos

Al igual que con los instructores de vuelo, planificador debe poseer la disponibilidad de los alumnos, la obtención es en base a un ticket de soporte que ha realizado el alumno con anterioridad, exponiendo los días y horarios que tiene libre para realizar las lecciones.

El planificador a su vez, si es posible debe tener una lista de alumnos que tengan disponibilidad de movilizarse al aeropuerto de manera exprés, esto con la finalidad de cubrir el espacio de otro alumno que por alguna razón mayor haya cancelado la lección de vuelo.

Mantenimiento

El planificador de vuelo deberá estar en constante comunicación con el instructor de vuelo encargado de las operaciones con la finalidad de llevar el conteo de horas realizadas por la aeronave, a su vez con el personal encargado del mantenimiento de la misma, para así poder reservar y planificar los días que conlleve el mantenimiento respectivo.

Despliegue de Operaciones

Dentro de los planes de la institución, están el realizar despliegues operacionales a distintas localidades a nivel nacional. Esto en conjunto con las aeronaves que cuente la institución.

Lista de alumnos activos en linea de vuelo / simulador

Consiste en estudiantes que tienen pedidos de horas de vuelo y se determina el estatus de dicho pedido. junto con una explicación, esto es necesario porque es muy posible que estudiantes tengan pedidos de hora de vuelo pero que no estén activos, por razones como;

• No han brindado disponibilidad (estan de viaje – enfermos ocupados etc.)
• No tienen expediente academico con estatus solvente (licencia – cursos)
• No tiene solvencia administrativa (estatus del pedido)
• No se ha activado el inicio de su pedido (recordando que hay servicios preventa que se compran para que vuelen incluso años despues de comprar)

Lo anterior se debe de validar en el sistema de forma rapida y practica