Generalidades
El Módulo de Archivología es el sistema central de gestión documental de IDEA Aeronáutica. Gobierna todo lo relacionado con el almacenamiento, clasificación, protección, recuperación y disposición final de documentos — tanto físicos como digitales — a lo largo de todo su ciclo de vida.
Archivología es la disciplina que estudia y aplica los principios, métodos y técnicas para la organización, conservación y acceso a los archivos de una institución. En el contexto de IDEA, esto abarca desde una cédula escaneada de un alumno hasta el manual técnico de un avión, desde un contrato firmado en papel hasta un expediente digital completo en el Ecosistema ERP (Supabase).
📚 Nota historica — Evolucion tecnologica
El Modulo de Archivologia ha evolucionado junto con IDEA:
- 2019–2025: Los documentos se gestionaban en Airtable + Google Drive + Softr. Airtable servia como base de datos de registros y metadatos, Drive como almacen de archivos pesados, y Softr como interfaz de consulta.
- 2026 en adelante: Con la implementacion del Ecosistema ERP sobre Supabase (DG-IT-ERP-008), la gestion documental migra al Nucleo 6 — Documental y Calidad. Supabase asume el rol de base de datos maestra (
documentos_maestra) con firma digital, control de versiones y aprobaciones integradas. El Instructivo Maestro de este nucleo es el DG-IT-ERP-011.
Los articulos existentes de la era Airtable permanecen vigentes como referencia historica y operativa mientras se completa la migracion.
- Generalidades
- ¿Qué es Archivología?
- Alcance del Módulo en IDEA
- Arquitectura: Referencia Cruzada
- Estructura de Carpetas Digitales
- Vínculo con la Nomenclatura Universal
- Vínculo con los Expedientes 1015
- Ciclo de Vida del Documento
- Permisos y Seguridad
- Mapa de consumo: Módulos que usan Archivología
- Precepto fundamental: Todo documento tiene su instructivo
- Las tres grandes etiquetas del sistema
- Estructura del Módulo en Producción
- 🔗 Información relacionada
¿Qué es Archivología?
La archivología (también llamada archivística) es la ciencia y el arte de gestionar archivos institucionales. Cubre:
- Creación y captura — cómo nace un documento: se escanea, se genera digitalmente, se recibe por email, se firma en físico.
- Clasificación y catalogación — cómo se organiza: nomenclatura, códigos, carpetas, tipos documentales.
- Almacenamiento y conservación — dónde vive el documento: servidor, drive, archivo físico, bóveda. Formatos, resoluciones, respaldos.
- Acceso y recuperación — quién puede ver qué, cómo se busca un documento, permisos por nivel (N1–N6).
- Trazabilidad y auditoría — quién vio, modificó o descargó un documento, cuándo y desde dónde.
- Retención y disposición final — por cuánto tiempo se guarda, cuándo pasa a archivo muerto, cuándo se destruye.
- Versionamiento — cómo se gestionan las versiones de un documento que cambia con el tiempo (contratos renovados, certificaciones actualizadas).
Alcance del Módulo en IDEA
El Módulo de Archivología maneja todos los documentos de todos los departamentos y módulos de IDEA. No es un módulo de un solo departamento — es un servicio transversal que los demás módulos consumen.
Tipos de documentos gestionados
| Categoría | Ejemplos | Formato típico |
|---|---|---|
| Identidad personal | Cédulas, pasaportes, RIF, fotos carnet | PDF, JPG (scan) |
| Documentos académicos | Exámenes, certificaciones, títulos, notas, tesis | |
| Documentos legales | Contratos, acuerdos, poderes, pólizas | PDF (firmado) |
| Documentos aeronáuticos | Licencias de piloto, certificados médicos, habilitaciones | PDF, JPG |
| Documentos administrativos | Facturas, órdenes de compra, certificaciones de pago, recibos | |
| Documentos operativos | Bitácoras de vuelo, reportes SMS, inspecciones | PDF, formularios digitales |
| Manuales y procedimientos | Manuales de departamento, instructivos, reglas técnicas | HTML (KBX), PDF |
| Multimedia | Fotos de eventos, videos de instrucción, material didáctico | JPG, PNG, MP4 |
Mundo físico vs. mundo digital
| Aspecto | Archivo Físico | Archivo Digital |
|---|---|---|
| Almacenamiento | Carpetas, archivadores, bóvedas, oficinas | Servidores, Google Drive, Supabase (ERP), WordPress |
| Identificación | Etiquetas, lomos, nomenclatura impresa | Nomenclatura IDEA (códigos numéricos), metadata |
| Acceso | Llaves, permisos de acceso a la oficina | Permisos digitales por nivel N1–N6 |
| Respaldo | Copias en bóveda separada | Backups automáticos, redundancia en la nube |
| Trazabilidad | Libro de registro / bitácora de préstamo | Logs automáticos del sistema |
| Disposición | Destrucción certificada, incineración | Eliminación con registro de auditoría |
Arquitectura: Referencia Cruzada
El Módulo de Archivología funciona como un repositorio centralizado que los demás módulos referencian. Esto se llama Referencia Cruzada y es la piedra angular de la arquitectura.
El Módulo de Usuarios = El «Quién»
En el Módulo de Usuarios vive la Ficha del Estudiante / Colaborador / Cliente: nombre, correo, estatus, rol. Pero los documentos pesados (cédula escaneada, exámenes, contratos) no viven ahí — viven en Archivología, vinculados por un código único.
El Módulo de Archivología = El «Documento»
Aquí se almacena el archivo real (el PDF, la imagen, el scan). Cada documento tiene:
- Código único — siguiendo la Nomenclatura Universal de IDEA.
- Tipo documental — identidad, académico, legal, administrativo, etc.
- Propietario — referencia al usuario en el Módulo de Usuarios.
- Versión — número de versión y fecha de última actualización.
- Estado — vigente, vencido, en revisión, archivado.
- Permisos — quién puede ver, descargar o modificar el documento.
La experiencia del usuario
Para el usuario final (Coordinación Académica, Administración, etc.), la experiencia es transparente: entran al perfil del alumno en el Módulo de Usuarios, ven la lista de documentos y hacen clic para ver o descargar. El sistema va al motor de Archivología y trae el archivo. El usuario nunca necesita saber que son dos módulos separados.
Ventaja clave: Si el INAC pide una auditoría de «todos los exámenes de la cohorte 2024», vas directo al Módulo de Archivología, filtras por tipo = académico + año = 2024, y los descargas todos de una vez — en lugar de ir alumno por alumno.
Estructura de Carpetas Digitales
Cada entidad (persona, departamento, avión, servicio) tiene una Carpeta Virtual automática en Archivología, organizada por tipo documental:
Carpeta de un Alumno (ejemplo)
- 📁 Identidad — Cédula, RIF, pasaporte, foto carnet.
- 📁 Académico — Exámenes escaneados, certificaciones, notas, tesis.
- 📁 Legal — Contrato de estudios, carta compromiso, póliza de seguro.
- 📁 Aeronáutico — Licencia de alumno piloto, certificado médico, habilitaciones.
- 📁 Financiero — Comprobantes de pago, certificaciones de solvencia.
Carpeta de un Departamento (ejemplo)
- 📁 Manual del departamento — PDF exportado del manual vigente.
- 📁 Formatos y planillas — Formularios oficiales del área.
- 📁 Actas y minutas — Registros de reuniones.
- 📁 Correspondencia — Cartas enviadas y recibidas.
- 📁 Expediente 1015 — Documentación estructurada del área de trabajo.
Carpeta de una Aeronave (ejemplo)
- 📁 Documentos de aeronavegabilidad — Certificados, permisos de vuelo.
- 📁 Bitácora de mantenimiento — Registros de inspecciones, reparaciones.
- 📁 Pólizas de seguro — Vigencia, coberturas.
- 📁 Historial de horas de vuelo — Exportaciones del Listado Maestro.
Vínculo con la Nomenclatura Universal
Todo documento en Archivología se identifica con un código de la Nomenclatura Universal de IDEA. Esto permite:
- Búsqueda instantánea — buscar por codigo en cualquier plataforma (KBX, Supabase, Drive).
- Trazabilidad completa — saber exactamente a qué departamento, usuario y proceso pertenece un documento.
- Vínculo con Expedientes 1015 — cada expediente de área referencia documentos por su código de nomenclatura.
Vínculo con los Expedientes 1015
Los Expedientes de Área de Trabajo (Nomenclatura 1015) son clientes naturales del Módulo de Archivología. Cada expediente 1015 genera y consume documentos que residen en Archivología:
- El expediente define qué documentos deben existir para un área.
- Archivología almacena esos documentos de forma segura y trazable.
- El expediente referencia los documentos por código, sin duplicarlos.
Ciclo de Vida del Documento
| Fase | Descripción | Responsable |
|---|---|---|
| 1. Creación / Captura | El documento nace: se escanea, se genera, se recibe. Se asigna código de nomenclatura. | Usuario que genera o recibe el documento |
| 2. Clasificación | Se asigna tipo documental, propietario, carpeta virtual y permisos de acceso. | Sistema automático + validación del coordinador |
| 3. Almacenamiento | Se guarda en el repositorio correspondiente (servidor, Drive, Supabase). Se genera respaldo. | Módulo de Archivología (automático) |
| 4. Uso activo | El documento es consultado, descargado y referenciado por los módulos que lo necesitan. | Usuarios autorizados según nivel N1–N6 |
| 5. Versionamiento | Cuando el documento cambia (renovación de cédula, actualización de manual), se crea una nueva versión. La anterior se archiva. | Usuario que actualiza + sistema de versiones |
| 6. Archivo inactivo | El documento ya no se usa activamente pero debe conservarse (por regulación, auditoría o referencia histórica). | Coordinador del área |
| 7. Disposición final | El documento se destruye (si aplica) o se traslada a archivo permanente, con registro de auditoría. | Gerencia + Calidad |
Permisos y Seguridad
El Módulo de Archivología tiene un sistema de permisos más estricto que los demás módulos, porque maneja información sensible (datos personales, documentos legales, información financiera).
| Nivel | Acceso en Archivología |
|---|---|
| N1 (Público) | Documentos públicos: manuales publicados, información institucional. |
| N2 (Colaborador) | Sus propios documentos + documentos de su área de trabajo. |
| N3 (Coordinador) | Documentos de todo su departamento. Puede subir y clasificar. |
| N4 (Gerente) | Documentos de todos los departamentos bajo su gerencia. |
| N5 (Dirección) | Acceso total. Puede aprobar disposición final de documentos. |
| N6 (Administrador) | Configuración del sistema, permisos, auditoría completa. |
Toda acción sobre un documento (ver, descargar, modificar, eliminar) queda registrada en un log de auditoría que incluye: usuario, fecha, hora, IP, acción realizada.
Mapa de consumo: Módulos que usan Archivología
| Módulo | Qué documentos consume de Archivología |
|---|---|
| Módulo de Usuarios | Cédulas, fotos, certificados médicos, licencias. |
| Módulo de Gestión de Vuelo | Bitácoras, certificaciones de vuelo, registros de horas. |
| Módulo de Administración | Facturas, órdenes de compra, certificaciones de pago. |
| Módulo de Instructores | Credenciales, habilitaciones, evaluaciones. |
| Módulo de Calidad (SMS) | Reportes de no conformidades, actas de inspección. |
| Módulo de RRHH | Contratos laborales, constancias, expedientes de personal. |
| Base de Conocimientos (KBX) | Manuales, instructivos, reglas técnicas como referencia documental. |
Precepto fundamental: Todo documento tiene su instructivo
Esto es lo que da origen a la gran cantidad de artículos de conocimiento en el sistema. Cada uno documenta un tipo específico de documento o proceso documental:
| Tipo | Qué tiene su propio instructivo | Ejemplo |
|---|---|---|
| Documento | Cómo se genera, se llena, se firma, se archiva. | Gestión de documentos → Certificación de solvencia (320.1-R1) |
| Listado | Qué contiene, cómo se filtra, quién lo mantiene. | Listado de certificaciones de pago (320) |
| Formulario / Planilla | Cómo se llena, campos obligatorios, circuito de aprobación. | Formulario 288 — Registro de asistencia de estudiantes |
| Regla Técnica | Qué regula, a quién aplica, cómo se cumple. | Reglas técnicas del Drive |
| Manual / Guía | Alcance, capítulos, responsable, ciclo de revisión. | Manual de Gestión de Vuelo |
| Expediente | Qué documentos contiene, cómo se abre, cómo se cierra. | Expediente de línea de vuelo |
💡 Por eso Archivología es el módulo más grande del ecosistema: cada tipo de documento genera al menos un artículo de conocimiento. La Base de Conocimientos (KBX) es, en esencia, el instructivo vivo de toda la archivología de IDEA.
Las tres grandes etiquetas del sistema
En la Base de Conocimientos (KBX), la información de Archivología se organiza mediante tres familias de etiquetas que atraviesan transversalmente todos los manuales y módulos:
| Etiqueta | Qué marca | Ejemplo de artículos que la llevan |
|---|---|---|
| 🏷️ Gestión de Documentos | Todo artículo que describe cómo se crea, gestiona o controla un documento específico. | Gestión de documentos → Certificación de solvencia, Procedimiento de generación de certificaciones de vuelo |
| 🏷️ Archivo | Todo artículo que describe cómo se almacena, respalda o dispone de documentos. | Reglas técnicas del Drive, Respaldo de sistema de documentos |
| 🏷️ Expedientes | Todo artículo que describe un expediente: su estructura, qué contiene, cómo se abre/cierra. | Expediente de línea de vuelo, Expedientes de usuario, Estructura 1015 |
Estas etiquetas permiten encontrar rápidamente toda la información archivológica sin importar en qué manual o módulo esté publicada. Un artículo del Manual de Gestión de Vuelo puede llevar la etiqueta «Gestión de Documentos» y aparecerá también bajo el paraguas de Archivología.
Estructura del Módulo en Producción
El Módulo de Archivología tiene su propia categoría en la plataforma de Producción con las siguientes subcategorías:
- 📁 01. Generalidades — Descripción general del módulo, definiciones, preceptos y alcance.
- 📁 02. Gestión de Documentos — Instructivos de cada tipo documental: cómo se genera, aprueba y archiva.
- 📁 03. Archivos — Almacenamiento físico y digital, respaldos, retención, disposición final.
- 📁 04. Expedientes — Expedientes 1015, carpetas virtuales, expedientes de usuario y de servicio.
- 📁 05. Listados — Listas maestras, vistas, registros. Cada listado con su descripción y responsable.
- 📁 06. Manuales — Inventario y control de todos los manuales de la organización.
- 📁 07. Nomenclatura y Codificación — Reglas de nombres de archivos, códigos, estructura de carpetas.
- 📁 08. Formularios y Planillas — Formatos oficiales controlados: plantillas, fichas, actas.
- 📁 09. Digitalización — Procedimientos de escaneo, estándares de formato y resolución.
- 📁 10. Certificaciones Emitidas de CIA — Certificaciones, constancias y documentos que IDEA emite como centro de instrucción.
- 📁 11. Certificaciones Recibidas — Permisos, certificados y documentos recibidos de entes externos (INAC, bomberos, etc.).
- 📁 12. Guías — Guías de usuario, guías rápidas, guías de procedimiento.
- 📁 13. Reglas Técnicas — Reglas que regulan formatos, estándares y convenciones.
- 📁 14. Especificaciones — Especificaciones técnicas de sistemas, equipos, formatos y configuraciones.
- 📁 15. Documentos Públicos — Información institucional, catálogos, material de difusión de acceso público.
- 📁 16. Contratos y Convenios — Acuerdos, convenios (pasantías, OMA, etc.) y contratos corporativos.
🔗 Información relacionada
- ⭐ Instructivo Maestro de Archivología — Nivel Gerencia — El instructivo maestro con la filosofía completa de gestión documental de IDEA.
- Instructivo Maestro — Listados Maestros — Los Listados Maestros que alimentan y son alimentados por Archivología.
- ⭐ Instructivo Maestro: Nomenclatura Universal — Sistema de códigos que identifica cada documento.
- Lógica de Estructura Estándar de los Manuales y Módulos de IDEA — Los 8 capítulos que todo módulo hereda.
- Reglas técnicas del Drive — Convenciones de almacenamiento en Google Drive.
Capítulo 5 — Sistemas, TIC e Inteligencia Artificial | Manual de ERP-Producción IDEA | Rev. 1 — Mayo 2026
