RT-35 · Procedimiento para Crear y Actualizar Procedimientos (Artículos de producción)

RT-35   Nivel N5 · Gerencia   Rev. 4 · Julio 2026 · Aprueba Directiva

1. Generalidades

• Consiste en el procedimiento para crear instructivos, procedimientos, guías, manuales y cualquier instrumento escrito que se cree en esta organización.
• Se usan instrumentos de información (listados, manuales, guías, formularios) como base del diseño de un instructivo.
• Se debe tratar de hacer instructivos con redacciones simples y puntuales, pero que no dejen por fuera ningún aspecto necesario para el cumplimiento del procedimiento.
• El acceso a cada procedimiento se rige por los niveles de perfil N1–N6 definidos en el ecosistema. (Ver «Niveles de Instructivos — Acceso por Perfil de Usuario».)
• Existen procedimientos que deben mantenerse privados (ej. Administración, Gerencia, CIA), restringidos según su nivel de acceso.

2. Pasos para crear un instructivo efectivo

Para crear un instructivo o procedimiento es fundamental establecer objetivos claros, identificar los pasos necesarios y presentarlos de manera concisa y ordenada. Se recomienda un lenguaje sencillo, evitando jerga técnica innecesaria.

1. Definir el objetivo

¿Qué se quiere lograr con este instructivo? ¿A quién va dirigido? ¿Cuál es el alcance de la información?

2. Identificar los pasos del procedimiento

• Desglosar cada paso de manera secuencial y clara.
• Incluir descripciones detalladas de cada acción.
• Indicar los materiales o herramientas necesarios para cada paso.

3. Elaborar la estructura

• Introducción: breve descripción del propósito del instructivo y su alcance.
• Lista de materiales o herramientas: enumerar de forma clara y concisa.
• Pasos del procedimiento: desglosar cada paso de manera detallada y ordenada.
• Recomendaciones o precauciones: información adicional relevante para la ejecución.
• Diagramas o imágenes: complementar el texto con ayudas visuales.
• Conclusión / Información relacionada: resultados esperados y enlaces a documentos relacionados.

4. Redacción y revisión

• Utilizar un lenguaje claro y sencillo, evitando tecnicismos innecesarios.
• Revisar el instructivo varias veces para identificar errores gramaticales o de coherencia.
• Pedir a otra persona que lo revise para obtener retroalimentación.

5. Diseño y formato

• El formato debe ser claro y fácil de leer, siguiendo el molde estándar de la casa (hero, control de revisión, secciones con títulos H2, callouts, tablas con cabecera verde, sección morada de Información Relacionada).
• Tipografía legible y tamaño de letra adecuado.
• Incluir imágenes o diagramas relevantes.

3. Características obligatorias de todo instructivo

• Cabecera de audiencia: todo instructivo declara su audiencia (🤖 IA · 👤 Humano · 🤝 Ambos) según la RT-34.
• Tabla de contenido: obligatoria.
• No duplicación: no debe contener información que ya exista en otro procedimiento (Principio de Fuente Única). Sí se pueden usar bloques repetitivos / patrones sincronizados.
• Responsables por nivel:
  • Diseñador: persona experta que actualiza, capacita y revisa el instrumento.
  • Ejecutor: persona(s) que ejecuta(n) el instrumento, sin el conocimiento para discriminar fallas o mejoras.
  • Consistencia de cargos: los nombres de los cargos en la sección «Responsables» deben coincidir exactamente con la estructura organizativa oficial del departamento (ej. ⭐1015.8 Estructura del Departamento de Diseño). Queda prohibido inventar o alterar nombres de cargos no oficiales.
• Secciones con títulos: en formato de título que genere tablas de contenido en web y en Word.
• Generalidades: sección inicial que resuma de forma amigable el instructivo.
• Pasos enumerados: los procedimientos se exponen en pasos numerados, con subtítulos en negrita.
• Archivo, códigos y referencias: cada instructivo contempla su lugar de archivo, códigos de documento y referencias (nomenclatura).
• Enlaces a instructivos relacionados: obligatorios al cierre.
• Aplicabilidad: determinar a qué personas, departamentos, documentos o procesos aplica.
• Categorización obligatoria: asignar la sección (categoría de la Base de Conocimientos) correcta y las etiquetas correspondientes en WordPress para su correcta indexación.

4. Flujo de creación

1. Búsqueda: verificar la existencia o inexistencia del instructivo en el buscador de producción, antes de crear (evita duplicación, la causa #1 de inconsistencias).
2. Ubicación: colocar la correcta ubicación seleccionando la sección en WordPress y eligiendo el manual que aplica en versión Word.
3. Difusión: comunicar el nuevo instructivo usando el procedimiento de información estándar.

5. Información relacionada