🧑💻 Audiencia: Humano · Mixto — Este documento define cómo se diseñan y gestionan las auditorías y listas de chequeo en IDEA.
Normas de Archivología
Auditorías y Listas de Chequeo
Instrumenta a → Auditoría / lista de chequeo · De quién es → ⚙️ Transversal · Rev. 0 — Sep. 2026
✅ Revisión vigente: Rev. 0 — Norma inicial del tipo «Auditoría / lista de chequeo». Aprobada por el Departamento de Diseño.
1. Definición
Una auditoría o lista de chequeo es un instrumento de verificación formal que documenta si un conjunto de ítems predefinidos cumple o no con un estándar, procedimiento o criterio establecido. A diferencia del Registro (que documenta hechos que ocurren), la auditoría documenta el resultado de revisar si algo es correcto.
Principio rector AUD: «Si no fue revisado formalmente contra un criterio, no puede afirmarse que cumple.» Cada ítem debe tener estado explícito: ✅ Cumple / ❌ No cumple / ⚠️ Parcial / N/A No aplica.
2. Qué es y qué no es una auditoría / lista de chequeo
| Tipo de instrumento | Diferencia clave |
|---|---|
| Registro | Documenta hechos que ocurrieron (asientos en el tiempo). La auditoría documenta si algo cumple un criterio. |
| Formulario / planilla | Recoge datos de entrada (nombre, fecha, valor). La lista de chequeo verifica cumplimiento contra un criterio ya definido. |
| Instructivo | Explica cómo realizar una tarea. La auditoría verifica que la tarea se realizó correctamente. |
| Procedimiento | Ordena los pasos de un proceso humano. La lista de chequeo es la herramienta que verifica que esos pasos se cumplieron. |
| Guía | Orienta con criterio pero no es vinculante. La auditoría es vinculante: su resultado determina aprobación o corrección. |
3. Tipos de auditoría / lista de chequeo en IDEA
| Tipo | Cuándo se usa | Ejemplo en IDEA |
|---|---|---|
| Lista de chequeo de proceso | QA interno de un flujo operativo o de diseño | Revisión de un instructivo nuevo antes de publicar |
| Auditoría documental | Verificación de que un documento cumple la norma (RT-39, N101, etc.) | Auditoría de correctitud de artículos en Producción |
| Lista de chequeo de incorporación | Verificación de requisitos de entrada de un estudiante, empleado o producto | Checklist de documentos al matricular un alumno |
| Lista de chequeo regulatoria | Cumplimiento de normas externas (RAV, INAC, OACI) | Verificación de requisitos RAV 141 para examen de vuelo |
| Auditoría de evidencia | Verifica que existan los registros y multimedia que deben existir | Auditoría de carpeta de vuelo de un alumno |
4. Estructura mínima
Toda auditoría o lista de chequeo publicada en IDEA debe incluir los siguientes elementos:
- Cabecera de audiencia — según RT-34.
- Ficha de identificación — Código, dueño del instrumento, versión vigente, fecha de aplicación, nombre del auditor/revisor.
- Objeto auditado — Qué proceso, documento o producto se está verificando y contra qué criterio o norma.
- Tabla de ítems — Cada ítem con: descripción del criterio · estado (✅ / ❌ / ⚠️ / N/A) · observación (obligatoria si el estado no es ✅).
- Resultado general — Aprobado / Aprobado con observaciones / Rechazado.
- Firma o sello — Del auditor o responsable de la revisión (puede ser sello digital).
- Campo de acción correctiva — Si el resultado no es Aprobado, describe la acción requerida y el plazo.
- Referencias cruzadas — Norma o procedimiento contra el que se audita.
- Control de revisiones — Del template de la lista, no de cada instancia aplicada.
5. Ciclo de vida
Se distingue el ciclo de vida del template (el instrumento mismo) del ciclo de vida de cada instancia (cada vez que se aplica):
| Nivel | Etapas |
|---|---|
| Template | Diseño → Revisión → Publicado y vigente → Actualización (nueva revisión) → Retiro a Histórico |
| Instancia | Aplicación → Resultado (con evidencia) → Acción correctiva (si aplica) → Cierre → Archivo Histórico |
Importante: Las instancias aplicadas de una auditoría son Registros (tipo RE) y siguen las Normas de Archivología – Registros. El template es el instrumento del tipo AUD.
6. Cómo se diseña una lista de chequeo nueva
- ☐ Identificar el proceso, norma o criterio que se va a auditar.
- ☐ Listar todos los requisitos verificables de ese proceso/norma (uno por ítem).
- ☐ Redactar cada ítem como pregunta cerrada o afirmación verificable (no como tarea abierta).
- ☐ Definir qué evidencia o documento respalda cada ítem (campo «observación»).
- ☐ Establecer el criterio de resultado general (p. ej. «si hay ≥1 ítem ❌, el resultado es Rechazado»).
- ☐ Asignar código, dueño y versión.
- ☐ Publicar en la categoría correcta con cabecera de audiencia RT-34.
- ☐ Enlazar desde el instructivo o procedimiento auditado.
7. Lista de chequeo para auditorías existentes
- ☐ Tiene cabecera de audiencia RT-34.
- ☐ Incluye ficha de identificación con código, dueño y versión.
- ☐ Cada ítem tiene criterio claro y estado posible explícito.
- ☐ Existe campo de resultado general con criterio de aprobación definido.
- ☐ Existe campo de firma/sello del auditor.
- ☐ Existe campo de acción correctiva.
- ☐ Tiene Control de revisiones del template.
- ☐ Está enlazado desde el proceso o norma que audita.
8. Disposiciones
AUD.1 — Todo template de auditoría o lista de chequeo publicado en IDEA debe tener un código único, dueño declarado y versión vigente.
AUD.2 — Cada ítem de una lista de chequeo debe tener estado explícito. No se admiten ítems sin estado en una instancia aplicada.
AUD.3 — Las instancias aplicadas (resultados de auditorías realizadas) son Registros del tipo RE y siguen las Normas de Archivología – Registros, incluyendo su ciclo de vida e invariabilidad de los asientos.
AUD.4 — Todo resultado distinto de «Aprobado» debe llevar una acción correctiva documentada con responsable y plazo antes de cerrarse.
AUD.5 — Los templates obsoletos se mueven a Archivo Histórico. No se eliminan. Su código no se reutiliza.
9. Referencias cruzadas
- RT-39 · Documentos e Instrumentos de Información — Tabla maestra donde se clasifica este tipo.
- Normas de Archivología – Registros — Las instancias aplicadas son Registros.
- Normas de Archivología – Instructivos — Los instructivos suelen ser el objeto auditado.
- N101 · Documento Universal — Norma de respaldo cuando no existe instructivo propio.
- RT-34 · Cabecera de Audiencia — Obligatoria en todo template publicado.
Control de revisiones
| Rev. | Fecha | Cambios | Autor |
|---|---|---|---|
| 0 ✅ | Sep. 2026 | Norma inicial del tipo «Auditoría / lista de chequeo». Define estructura, tipos, ciclo de vida y disposiciones AUD.1–AUD.5. | Departamento de Diseño |