Multimedia
1. Definición
Un archivo multimedia es cualquier archivo de imagen, video, audio o captura de pantalla que IDEA produce, recibe o gestiona en el contexto de sus operaciones. El multimedia no es un documento de texto: no contiene instrucciones ni registros de hechos en forma narrativa, sino evidencia visual o audiovisual de algo que ocurrió o de la imagen institucional.
2. Qué es y qué no es multimedia
| Tipo de instrumento | Diferencia clave |
|---|---|
| Registro | Documenta hechos en forma de asientos de texto. El multimedia documenta hechos en forma de imagen o video. |
| Material académico | El material académico (exámenes, pensum) es un documento estructurado. El multimedia puede acompañarlo pero no es el documento en sí. |
| Información estándar | La información estándar es contenido textual reutilizable. El multimedia es un archivo binario (imagen/video/audio), no texto. |
| Instructivo / manual | El instructivo es texto normativo con pasos. El multimedia puede ilustrar un instructivo pero no lo reemplaza. |
3. Las dos funciones del multimedia en IDEA
Todo archivo multimedia de IDEA pertenece a una de estas dos funciones. La función determina cómo se archiva, quién puede usarlo y por cuánto tiempo se retiene.
| Función | Descripción | Ejemplos en IDEA | Dueño típico |
|---|---|---|---|
| 📣 Marketing / institucional | Representa la imagen de IDEA o de sus productos hacia el público o hacia el cliente. | Fotos de la flota, videos promocionales de cursos, capturas del sitio web, banners, presentaciones de ventas. | División Comercial / Diseño |
| 🔍 Evidencia / auditoría descriptiva | Documenta visualmente un hecho operativo como evidencia de cumplimiento o auditoría. | Fotos de vuelo de un alumno, video de evaluación práctica, captura de mantenimiento de aeronave. | Módulo operativo que genera el hecho |
4. Metadata obligatoria
Todo archivo multimedia de IDEA, independientemente de su función, debe tener la siguiente metadata registrada en el sistema de archivos o en el sistema que lo gestiona:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Código / nombre | Identificador único del archivo (puede ser el nombre de archivo con convención de nomenclatura IDEA) | ✅ Sí |
| Función | Marketing/institucional o Evidencia/auditoría | ✅ Sí |
| Fecha de captura | Fecha en que se tomó la foto/video (no la fecha de subida) | ✅ Sí |
| Autor / responsable | Quién tomó o generó el archivo | ✅ Sí |
| Contexto | A qué producto, proceso, evento o expediente pertenece | ✅ Sí |
| Descripción | Qué muestra el archivo en una frase corta | ✅ Sí |
| Derechos de uso | Público / Interno / Confidencial / Restringido | ✅ Sí |
| Disposición documental | Por cuánto tiempo se retiene y qué ocurre al vencer | ✅ Sí |
5. Ciclo de vida
- Captura / recepción — Se genera o recibe el archivo.
- Clasificación — Se le asigna función (marketing o evidencia), contexto y metadata obligatoria.
- Archivo activo — Se almacena en el repositorio correspondiente (carpeta de producto, expediente de alumno, carpeta institucional).
- Uso / distribución — Se utiliza en su función declarada.
- Vencimiento de disposición — Al cumplirse el plazo de retención, se mueve al Archivo Histórico o se elimina según la política vigente de disposición documental.
6. Cómo se incorpora un archivo multimedia nuevo
- ☐ Definir la función del archivo (marketing o evidencia).
- ☐ Nombrar el archivo siguiendo la convención de nomenclatura del módulo al que pertenece.
- ☐ Registrar la metadata obligatoria (fecha de captura, autor, contexto, descripción, derechos, disposición).
- ☐ Almacenar en el repositorio correcto según la función y el módulo.
- ☐ Si es evidencia de auditoría: adjuntarlo al expediente o registro correspondiente.
- ☐ Si es marketing: vincularlo al producto o campaña al que corresponde.
7. Lista de chequeo para multimedia existente
- ☐ El archivo tiene función declarada (marketing o evidencia).
- ☐ Tiene fecha de captura (no solo fecha de subida).
- ☐ Tiene autor o responsable registrado.
- ☐ Tiene contexto: pertenece a un expediente, producto o campaña identificado.
- ☐ Tiene descripción en una frase.
- ☐ Tiene derechos de uso declarados.
- ☐ Tiene disposición documental asignada.
- ☐ Está almacenado en el repositorio correcto según su función y módulo.
8. Disposiciones
MUL.1 — Todo archivo multimedia de IDEA debe tener función declarada (marketing/institucional o evidencia/auditoría) antes de ser archivado.
MUL.2 — La metadata obligatoria (código, función, fecha de captura, autor, contexto, descripción, derechos, disposición) debe estar completa. Un archivo sin metadata no está correctamente archivado.
MUL.3 — Los archivos multimedia que son evidencia de un hecho operativo se adjuntan al expediente o registro de ese hecho. Se rigen también por las Normas de Archivología – Registros en cuanto a inmutabilidad: la evidencia no puede modificarse una vez cerrada la instancia.
MUL.4 — Los archivos de función marketing requieren autorización del responsable del producto o de la División Comercial antes de ser publicados externamente.
MUL.5 — Al vencer la disposición documental de un archivo multimedia, se aplica la política de retención/archivo histórico vigente. No se elimina sin verificar que no sea la única copia de una evidencia regulatoria.
9. Referencias cruzadas
- RT-39 · Documentos e Instrumentos de Información — Tabla maestra donde se clasifica este tipo.
- Normas de Archivología – Registros — Los archivos de evidencia son Registros; aplican ambas normas.
- Normas de Archivología – Auditorías y Listas de Chequeo — El multimedia de evidencia suele acompañar instancias de auditoría.
- RT-34 · Cabecera de Audiencia — Aplica a los instrumentos que describen el multimedia, no al archivo binario en sí.
- N101 · Documento Universal — Norma de respaldo para cualquier instrumento de texto asociado al multimedia.
Control de revisiones
| Rev. | Fecha | Cambios | Autor |
|---|---|---|---|
| 0 ✅ | Sep. 2026 | Norma inicial del tipo «Multimedia». Define las dos funciones (marketing y evidencia), metadata obligatoria, ciclo de vida y disposiciones MUL.1–MUL.5. | Departamento de Diseño |