CABECERA DE AUDIENCIA: MIXTO (IA + Humano)
Instructivo del tipo de instrumento «Instructivo» declarado en la RT-39. Lo leen los colaboradores que redactan, revisan o actualizan instructivos, y los agentes de IA que los generan o auditan. (Ver RT-34.)
Normas de Archivología – Instructivos
Cómo se diseña y gestiona el documento conciso que explica cómo realizar una tarea específica.
Instrumenta a: RT-39 · Documentos e Instrumentos de Información (fila «Instructivo»). · De quién es: Transversal. · Rev. 0 — Septiembre 2026.
1. Definición
Un instructivo es un documento conciso que explica cómo realizar una tarea específica, paso a paso. Es normativo: quien ejecuta la tarea debe hacerla como el instructivo la describe.
Su medida es la tarea: un instructivo cubre una sola tarea, con un inicio y un resultado claros. Si describe toda la operación de un área, es un manual. Si solo orienta sin obligar, es una guía.
Dueño. El tipo es transversal: rige a todo IDEA. Cada instructivo concreto declara el módulo, división o producto al que pertenece, conforme a la RT-39.8.
2. Qué es y qué no es un instructivo
| Instrumento | Diferencia con el instructivo |
|---|---|
| Manual | Cubre la operación completa de un área o sistema y suele exigirlo la autoridad. El instructivo cubre una tarea. Un manual puede contener o enlazar varios instructivos. |
| Guía | Orienta y recomienda; no es estricta en el paso a paso. El instructivo obliga. |
| Procedimiento | Describe el proceso operativo y humano completo: etapas, trámites, quién hace qué entre varias áreas. El instructivo baja a la ejecución de una tarea dentro de ese proceso. Ambos se casan con referencias cruzadas (N101, sección 4). |
| Regla Técnica | Dice qué debe cumplirse y por qué. El instructivo dice cómo se hace. |
| Formulario / planilla | Es el formato que se llena. El instructivo explica cómo llenarlo, aprobarlo y archivarlo. |
| Registro | Dice qué se hizo (hacia atrás). El instructivo dice cómo debe hacerse (hacia adelante). |
Prueba rápida: si el contenido responde a «¿cómo hago esta tarea?», en pasos, y quien la ejecuta está obligado a seguirlos, es un instructivo.
3. Clases de instructivo en IDEA
| Clase | Qué explica | Patrón de título · ejemplos |
|---|---|---|
| Instructivo operativo | Una tarea de trabajo concreta. | «Instructivo de [tarea]» · Control de llaves, Entrega de pedidos, Limpieza para el CCO. |
| Instructivo de gestión de documento | Cómo se genera, sella, firma y archiva un documento concreto. | «Gestión de documentos ➡ [código]-[nombre]» · 530, 532, Nombramiento de cargos. |
| Instructivo general de un tipo | Cómo se diseña y gestiona un tipo de instrumento de la RT-39. | «Normas de Archivología – [tipo]» · Manuales, Guías, Registros, esta norma. |
| Instructivo maestro | La puerta de entrada de un módulo o área: su estructura y sus instructivos hijos. Nivel N5 por defecto. | «Instructivo Maestro de [módulo]» · Egresos, Ingresos, Aerotienda. |
El instructivo maestro y el general son más amplios que una tarea, pero siguen siendo instructivos porque dicen cómo hacer algo y obligan. Si uno crece hasta describir toda la operación de un área, debe pasar a manual.
4. Estructura mínima
Todo instructivo, en el orden siguiente:
- Cabecera de audiencia según la RT-34 (humano, IA o mixto).
- Ficha: código · dueño · clase · nivel de acceso (N1–N6) · revisión vigente.
- Objetivo: la tarea y su resultado, en una o dos frases.
- Quién lo ejecuta y cuándo: el rol responsable y el momento o disparador de la tarea.
- Requisitos previos: accesos, materiales, formatos o datos necesarios antes de empezar.
- Pasos: numerados, en orden de ejecución.
- Resultado y evidencia: cómo se sabe que la tarea quedó hecha y qué registro deja (ver Registros).
- Procedimiento alterno: qué hacer si el sistema no está disponible o un paso falla.
- Referencias cruzadas: procedimiento, formato, tabla, regla técnica y manual relacionados.
- Control de revisiones.
5. Reglas de redacción
Una tarea por instructivo. Si aparecen dos resultados distintos, son dos instructivos.
Una acción por paso, empezando por el verbo: «Abrir la tabla…», «Verificar que…», «Enviar a…».
Nombres exactos. Botones, campos, tablas y formatos se escriben como aparecen en el sistema.
Enlazar, no copiar. Si otro documento ya explica algo, se enlaza. Un mismo contenido no vive en dos instructivos.
Concisión. Si pasa de unos 15 pasos, se parte en instructivos más pequeños o se revisa si en realidad es un procedimiento o un manual.
6. Ciclo de vida
1. Borrador →
2. Revisión del dueño →
3. Publicado y vigente →
4. Actualización (sube Rev.) →
5. Retiro a histórico
2. Revisión del dueño →
3. Publicado y vigente →
4. Actualización (sube Rev.) →
5. Retiro a histórico
- Borrador. Se redacta con la estructura de la sección 4. Antes, se verifica que no exista otro instructivo para la misma tarea.
- Revisión. La valida el responsable del módulo dueño.
- Publicado. Entra en vigor al publicarse en Producción. Si debe obligar formalmente ante terceros o la autoridad, se certifica como Información Estándar (RT-39.5).
- Actualización. Todo cambio de fondo sube el número de revisión y se anota en su control de revisiones. Las correcciones de forma no suben revisión.
- Retiro. Si la tarea deja de existir o el instructivo se fusiona con otro, se retira indicando cuál lo reemplaza, y pasa al archivo histórico. No se deja un artículo vacío publicado.
7. Lista de chequeo para instructivos existentes
- ☐ Cubre una sola tarea (o, si es maestro o general, lo declara).
- ☐ Tiene cabecera de audiencia (RT-34).
- ☐ Declara dueño, clase y nivel de acceso.
- ☐ Tiene objetivo, responsable y momento de ejecución.
- ☐ Los pasos están numerados, con una acción cada uno.
- ☐ Dice qué resultado y qué registro deja.
- ☐ Tiene procedimiento alterno.
- ☐ Enlaza su procedimiento, formato y regla técnica.
- ☐ Tiene control de revisiones.
- ☐ No está vacío ni duplicado en otro módulo.
8. Disposiciones
INS.1. Toda tarea que deba hacerse siempre de la misma forma tiene un instructivo.
INS.2. Todo instructivo declara dueño, clase, nivel de acceso y revisión vigente.
INS.3. Un instructivo cubre una sola tarea; lo que excede una tarea se parte o pasa a procedimiento o manual.
INS.4. Todo cambio de fondo sube la revisión y queda anotado.
INS.5. No se mantienen publicados instructivos vacíos, duplicados u obsoletos; se completan, se fusionan o se retiran.
9. Referencias cruzadas
- RT-39 · Documentos e Instrumentos de Información — la regla que esta norma instrumenta.
- Estructura de Instructivos del Módulo de Archivología — cada instrumento tiene su instructivo.
- Niveles de Instructivos — Acceso por Perfil — N1 a N6.
- Documento Universal (N101) — instructivo de gestión vs. procedimiento.
- Normas de Archivología – Manuales · Guías · Registros
- Información Estándar (Certificada)
- Retención, Archivo Histórico y Expurgo
- RT-34 · Cabecera de Audiencia
Control de revisiones
| Rev. | Fecha | Qué cambió | Responsable |
|---|---|---|---|
| 0 | Sep. 2026 | Creación. Primer instructivo del tipo «Instructivo» de la RT-39, que hasta ahora se regía por el N101. | Departamento de Diseño |