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Documento rector de cómo IDEA organiza el trabajo: de los objetivos del área a la tarea puntual del día, y cómo eso se registra en el sistema. (Ver RT-34.)
Documento rector de cómo IDEA organiza el trabajo: de los objetivos del área a la tarea puntual del día, y cómo eso se registra en el sistema. (Ver RT-34.)
📚 Parte de → Módulo de Gestión de Trabajo · 01. Generalidades e Instructivo Maestro · Documento hijo: 🗄️ Descripción de la Base 030 – Gestor de Trabajo.
🎯
Módulo de Gestión de Trabajo · Instructivo Maestro
Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo
Nadie debería trabajar en tareas sueltas. Todo lo que se hace responde a un objetivo del área, y todo objetivo se desglosa en tareas con responsable, fecha, prioridad y orden. Este instructivo explica esa cascada y cómo se lleva en el sistema.
🎯 Instructivo Maestro 📄 Código: Por definir ✅ R3 · Vigente
📑 Tabla de contenidos
- Para qué sirve este instructivo
- El principio: de lo general a lo puntual
- Las piezas del sistema y dónde viven
- Cómo se escribe una buena tarea
- Prioridad, lineup y fechas: qué es cada cosa
- Trabajar en paralelo: itinerario, repetitivas y recordatorios
- Ciclo de vida de la tarea (estatus)
- El ritmo de gestión: barrido y planificación diaria
- Índice de instructivos de estructura de trabajo por área
- Documentos de este módulo
- Hallazgos de auditoría
- Decisiones pendientes de Dirección
- Información relacionada
1. Para qué sirve este instructivo 🧭
Es la puerta de entrada al Módulo de Gestión de Trabajo. Define el método: cómo se piensa, se desglosa, se planifica y se cierra el trabajo en cualquier departamento o división de IDEA. No describe columnas ni botones: eso le toca al instructivo descriptivo de la base de datos.
🔑 Deslinde. Aquí se entiende el método. En la Descripción de la Base 030 se consulta cada tabla y cada campo. En ⭐ Planificación de Trabajo se ejecuta el barrido diario. Aquí se entiende, allá se marca.
2. El principio: de lo general a lo puntual 🪜
El trabajo se ordena en cascada. Cada nivel responde al de arriba; ninguna tarea existe sin saber a qué objetivo sirve.
1️⃣ Área de trabajo — el departamento o división (Diseño, Planificación, Gestión de Vuelo, OMA…). Tiene su expediente 1015.
↓
2️⃣ Estructura de trabajo — cómo se divide el área por dentro: subcategorías (equipos o líneas de trabajo), cargos y personas. La define el instructivo de estructura de cada área (sección 9).
↓
3️⃣ Objetivo — un resultado medible que el área o una subcategoría se compromete a lograr, con responsable, prioridad y plazo.
↓
4️⃣ Tarea — una acción concreta que acerca al objetivo. Lleva responsable, fecha, prioridad, lineup (orden) y duración estimada.
↓
5️⃣ Subtarea / ejecución — los pasos de una tarea compuesta y su ubicación en el itinerario: qué día, en qué franja, cada cuánto se repite.
✅ Regla de oro. Toda tarea debe estar vinculada a un objetivo. La única excepción es la tarea simple del día a día (una gestión puntual que no amerita objetivo), y aun así debe llevar área y responsable.
📌 Caso real. La Reunión de Dirección del 22SEP26 fijó 11 objetivos para el Departamento de Diseño (O1 a O11) y 54 tareas. Ya están cargados en la base 030: cada tarea con su objetivo, prioridad y lineup dentro del objetivo. Ver objetivos y tareas en Airtable.
3. Las piezas del sistema y dónde viven 🧩
El sistema oficial de gestión de trabajo es la base de Airtable 030-Gestor de trabajo. Cada nivel de la cascada tiene su tabla; el nombre de cada tabla abre la tabla en Airtable.
🔐 Los enlaces solo funcionan para quien tiene acceso a la base 030. Si no abre, solicitar acceso a TIC.
| Nivel | Qué registra | Tabla en la base 030 |
|---|---|---|
| Área de trabajo | Departamentos y divisiones | 3-Áreas de trabajo R2 |
| Estructura | Subcategorías, cargos y personas | 3.1-Subcategorías · 5-Lista de cargos · 0.0-Listado de empleados |
| Objetivo | Metas del área con plazo y responsable | 4-Objetivos operacionales |
| Tarea / subtarea | Acciones con fecha, prioridad, lineup, recurrencia y estatus | 2-Lista de tareas |
| Ocurrencia | Cada ejecución fechada de una tarea repetitiva | 2.2-Ocurrencias de tareas |
| Entradas de trabajo | Reportes y novedades que generan tareas | 4.1-Reportes · 2804-Bitácora |
| Soporte documental | Instructivos asociados a cargos y tareas | 10.1 Categorías · 10.2 Documentación |
El detalle de cada tabla y cada campo está en la Descripción de la Base 030.
4. Cómo se escribe una buena tarea ✍️
| ☐ | Elemento | Criterio |
|---|---|---|
| ☐ | Título | Empieza con un verbo y dice el resultado: «Redactar la guía de sedes», no «Guía». |
| ☐ | Objetivo | Vinculada a un objetivo, salvo que sea tarea simple. |
| ☐ | Área y subcategoría | Una sola área dueña. Si participan otras, van como apoyo, no como segunda área. |
| ☐ | Responsable y apoyo | Una persona que responde (🙍 Responsable). Los demás, en 🤝 Apoyo. |
| ☐ | Estructura y naturaleza | 🧱 Estructura: simple, compuesta, subtarea o proyecto. 🏷️ Naturaleza: supervisión, negociación, entrenamiento, lista de chequeo, diseño, publicidad o administrativa. |
| ☐ | Prioridad y lineup | Ver sección 5. |
| ☐ | Fechas | Fecha de inicio y 📅 fecha límite. Al cerrar, 🏁 fecha de cierre real. |
| ☐ | Duración estimada | ⏱️ Cuánto tiempo toma (h:mm). Sin esto no se puede medir la carga de nadie. |
| ☐ | Recurrencia | Si se repite, cada cuánto (sección 6). |
| ☐ | Estatus | Uno solo a la vez (sección 7). |
5. Prioridad, lineup y fechas: qué es cada cosa 🔢
Son tres variables distintas. Mezclarlas es la causa más común de una planificación confusa.
🚦 Prioridad
Qué tan urgente o importante es. Escala: Urgente · Alta · Normal · Baja. Responde: «¿qué no puede esperar?».
Qué tan urgente o importante es. Escala: Urgente · Alta · Normal · Baja. Responde: «¿qué no puede esperar?».
🔢 Lineup
El orden de ejecución dentro de un objetivo: 1, 2, 3… Responde: «¿qué va primero porque lo demás depende de eso?».
El orden de ejecución dentro de un objetivo: 1, 2, 3… Responde: «¿qué va primero porque lo demás depende de eso?».
📅 Fechas
El cuándo: inicio, fecha límite y cierre real. Responde: «¿para cuándo tiene que estar?».
El cuándo: inicio, fecha límite y cierre real. Responde: «¿para cuándo tiene que estar?».
📌 Ejemplo. Objetivo «Activar 3 cursos especiales». Lineup 1: elegir los 3 cursos. Lineup 2: redactar especificaciones. Lineup 3: publicar. La tarea de lineup 3 puede tener prioridad Alta, pero no se puede ejecutar antes que la 1.
6. Trabajar en paralelo: itinerario, repetitivas y recordatorios 🗓️
Una persona avanza varios objetivos a la vez. Para lograrlo sin improvisar, cada semana y cada mes tienen un itinerario: bloques fijos de tiempo dedicados a un objetivo o a una tarea que se repite.
6.1 Los tres patrones de repetición
| Patrón | Ejemplo | Qué se define en la base 030 |
|---|---|---|
| Diaria | Todas las mañanas, revisar leads del día. | 🔁 Recurrencia = Diaria · 🌅 Franja · ⏱️ Duración. |
| Semanal | Lunes, miércoles y viernes en la mañana, avanzar el objetivo X. | 🔁 Recurrencia = Semanal · 📆 Días de la semana · 🌅 Franja · ⏱️ Duración. |
| Mensual | El día 15 de cada mes, auditar expedientes. | 🔁 Recurrencia = Mensual · 🗓️ Día del mes (1 al 31) · ⏱️ Duración. |
6.2 Tarea repetitiva frente a ocurrencia
La tarea repetitiva es la regla («cada 15 de mes»). Cada vez que toca ejecutarla se genera una ocurrencia en la tabla 2.2-Ocurrencias de tareas, con su propia fecha y su propio estatus (Programada, Hecha, No hecha, Reprogramada). Así se sabe qué meses se cumplió y cuáles no, sin reescribir la tarea madre.
6.3 Calendario y recordatorios
Con fechas, franjas y recurrencia cargadas, el sistema puede mostrar el calendario de cada persona y enviar recordatorios.
🚧 EN DESARROLLO. Desde el 24SEP26 la base 030 ya tiene los campos de la regla de recurrencia y la tabla de ocurrencias. Falta la generación automática de ocurrencias, los recordatorios y la interfaz de calendario. Las tareas repetitivas antiguas quedaron marcadas «Por definir (repetitiva sin regla)» hasta que cada responsable complete su regla.
7. Ciclo de vida de la tarea (estatus) 🔄
Pendiente de planificar →
Planificada →
En progreso ⇄
Pausada →
Terminado / Terminado parcialmente / Cancelado
Planificada →
En progreso ⇄
Pausada →
Terminado / Terminado parcialmente / Cancelado
- Un solo estatus a la vez. Se registra en el campo 🟢 Estatus, de selección única.
- Terminado parcialmente o Cancelado exigen una observación con la causa.
- Cierre verificado: el supervisor marca la verificación cuando revisa que lo terminado está bien hecho.
- «Repetitiva» no es un estatus: es un patrón de la tarea (sección 6).
8. El ritmo de gestión: barrido y planificación diaria ⏱️
El procedimiento diario (barrido de la jornada, revisión de bitácora y reportes, planificación del día siguiente) está en su propio instructivo y no se repite aquí:
Resumen del ritmo: diario, barrido y planificación; semanal, sesiones de avance con Dirección; mensual, revisión de objetivos y de su brecha (análisis GAP).
9. Índice de instructivos de estructura de trabajo por área 🏢
Cada área necesita su instructivo de estructura: subcategorías, cargos, personas y objetivos permanentes. Es lo que convierte este método en algo concreto para cada equipo. Si un área no lo tiene, se crea tomando como referencia el del Departamento de Diseño.
| Área | Instructivo de estructura | Estado |
|---|---|---|
| Diseño y Mercadeo | 1015.8 – Estructura del departamento de diseño | 🚧 Borrador con personal desactualizado |
| Planificación (CCO) | ⭐1015.11 – Estructura del Departamento de Planificación | ✅ Publicado |
| Sedes de CIA | Barquisimeto · Valencia · Margarita · San Cristóbal · Charallave · Maracaibo | ✅ Publicados (1015.11) |
| Gestión de Vuelo y SMS | Existe el expediente GV-1015.222; falta el instructivo de estructura | ⛔ Por construir |
| Ventas | Por definir | ⛔ Por construir |
| Administración | Por definir | ⛔ Por construir |
| TIC | Por definir | ⛔ Por construir |
| Gestión de Calidad | Por definir | ⛔ Por construir |
| Operaciones Múltiples | Por definir | ⛔ Por construir |
| Divisiones (Aerotienda, Bistro, Náutica, OMA) | Por definir | ⛔ Por construir |
10. Documentos de este módulo 📚
La ruta va de lo simple a lo complejo:
1
⭐1 · 🎯 Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo (este documento): el método.
2
⭐2 · 🗄️ Descripción de la Base 030 – Gestor de Trabajo: cada tabla, cada campo, los hallazgos y el rediseño.
3
Instructivos de estructura por área (sección 9).
4
Interfaz de planificación por departamento ⛔ Por construir, empezando por Diseño.
11. Hallazgos de auditoría ⛔
⚠️ H1 · Códigos contradictorios. El expediente 1015-N asigna 1015.50 a Diseño y Mercadeo, pero el instructivo de estructura de Diseño usa 1015.8. Planificación usa 1015.11, que no aparece en la lista del 1015-N.
⚠️ H2 · Formatos del 1015 desalineados. ⭐ Planificación de Trabajo cita los formatos 1015-3 a 1015-6, mientras el 1015-N habla de 1015-1 a 1015-5.
⚠️ H3 · Varias fuentes de la verdad para las tareas. Hoy conviven la tabla 2-Lista de tareas, la Agenda de oficina (tablas AG-*, con su propia lista de tareas), la Bitácora 2804 y hojas de Excel de planificación. Esto viola la RT-32. Avance 24SEP26: la planificación R6 de Diseño (Excel) ya se pasó a la base 030.
⚠️ H4 · Documentación heredada. Estructura de Agenda y uso describe una hoja de Google «Agenda 030» con prioridad y orden del 1 al 10, un esquema distinto al que hoy tiene la base. Hay que confirmar si queda como histórico.
⚠️ H5 · La regla objetivo → tarea no se cumple. Solo 55 de 2.716 tareas estaban vinculadas a un objetivo. Avance 24SEP26: se crearon los objetivos O1 a O11 de Diseño y sus 54 tareas quedaron vinculadas. Las demás áreas siguen pendientes.
⚠️ H6 · Categoría faltante. El módulo no tiene la categoría «01. Generalidades e Instructivo Maestro» que sí tienen los demás módulos. La «Norma local – estructura del Módulo» está vacía.
⚠️ H7 · Instructivo Maestro duplicado. Existe otro «⭐ Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo» publicado (ID 1231068, slug heredado de Bitrix24) en la categoría 02. Estructura Organizativa y Sedes. Hay que decidir si se archiva o se fusiona con este.
12. Decisiones pendientes de Dirección 🧑⚖️
- Fuente única de tareas: ¿la base 030 (2-Lista de tareas) o la Agenda de oficina (AG-*)? Recomendación: 030 como fuente y la Agenda como interfaz que lee y escribe en ella.
- Código del área de Diseño: 1015.8 o 1015.50.
- Código de este instructivo según la RT-22.
- Escala de prioridad oficial: Urgente, Alta, Normal y Baja (recomendación, ya aplicada en la migración: «Media» pasó a «Normal»), o la escala del 1 al 10 del documento heredado.
- Qué hacer con el Instructivo Maestro anterior (ID 1231068): archivar o fusionar.
13. Información relacionada 🔗
- ⭐2 · 🗄️ Descripción de la Base 030: el diccionario de tablas y campos del sistema que aplica este método.
- 🗄️ Base 030-Gestor de trabajo en Airtable: el sistema donde se registra todo lo descrito aquí (requiere acceso).
- ⭐ Planificación de Trabajo: el procedimiento diario de barrido y planificación que ejecuta este método.
- 🔁 Planificación de tareas repetitivas: procedimiento vigente para las tareas que se repiten.
- 📂 1015-N Expediente de Gestión de área de trabajo: dónde se archiva la estructura, los objetivos y la planificación de cada área.
- ⭐ Instructivo Maestro de Reuniones y Minutas: de las minutas salen objetivos y tareas que entran a este sistema.
- Proyectos: cuando una tarea crece hasta volverse proyecto.
- Directorio de Bases de Datos: ubica la base 030 dentro del ecosistema Airtable de IDEA.
- RT-32 Fuente única: por qué las tareas deben vivir en un solo sistema.
Módulo de Gestión de Trabajo · 01. Generalidades · Instructivo Maestro | Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo | Rev. 3 · Auditado con PR-MC-12 — 30 de septiembre de 2026