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Descripción técnica de la base de Airtable 030-Gestor de trabajo: qué guarda cada tabla, qué significa cada campo, qué está mal diseñado y cómo se corrige. (Ver RT-34.)
Descripción técnica de la base de Airtable 030-Gestor de trabajo: qué guarda cada tabla, qué significa cada campo, qué está mal diseñado y cómo se corrige. (Ver RT-34.)
📚 Parte de → ⭐1 · 🎯 Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo · Módulo de Gestión de Trabajo · 01. Generalidades.
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Módulo de Gestión de Trabajo · Descripción de sistema
Descripción de la Base 030 – Gestor de Trabajo
El mapa de la base donde vive la gestión de trabajo de IDEA: sus tablas, sus campos y los problemas de diseño que impiden planificar bien. Leerlo antes de construir cualquier interfaz o automatización.
🗄️ Descripción de base de datos 📄 Base Airtable: 030-Gestor de trabajo ↗ ✅ R2 · Vigente
📑 Tabla de contenidos
- Para qué sirve este documento
- Mapa de la base: tablas en 5 familias
- 2-Lista de tareas (tabla central)
- 4-Objetivos operacionales
- 3-Áreas de trabajo y 3.1-Subcategorías
- Personas, cargos y horarios
- Entradas de trabajo: reportes y bitácora
- Documentación
- Tablas satélite y Agenda de oficina
- Hallazgos de auditoría
- Rediseño: lo implementado y lo pendiente
- Decisiones pendientes de Dirección
- Información relacionada
1. Para qué sirve este documento 🧭
Describe la base tal como está hoy, para que cualquier colaborador, jefe o agente de IA sepa dónde se registra cada cosa. También deja visibles los problemas de lógica encontrados y cómo se están corrigiendo.
🔑 Deslinde. El Instructivo Maestro explica el método (objetivo → tarea → itinerario). Este documento explica dónde y cómo se guarda cada dato. Si hay contradicción, manda el método y se corrige la base.
⚠️ Fotografía del 23/09/2026. Los conteos y porcentajes de las secciones 2 a 10 son de esa fecha, antes de la migración del 24/09/2026 (sección 11). Se actualizan en cada revisión.
🔐 Los nombres de tabla en azul abren la tabla en Airtable. Solo funcionan para quien tiene acceso a la base 030; si no abre, solicitar acceso a TIC.
2. Mapa de la base: tablas en 5 familias 🗺️
| Familia | Tabla | Registros | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| A. Núcleo de gestión | 2-Lista de tareas | 2.716 | Todas las tareas de todas las áreas. |
| 2.2-Ocurrencias de tareas | Nueva (24/09) | Cada ejecución fechada de una tarea repetitiva. | |
| 4-Objetivos operacionales | 104 | Metas de cada área o subcategoría. | |
| 3-Áreas de trabajo R2 | 47 | Departamentos, divisiones y sedes. | |
| 3.1-Subcategorías de áreas de trabajo | 47 | Equipos o líneas de trabajo dentro de cada área. | |
| B. Personas y estructura | 0.0-Listado de empleados | 566 | Personal y su usuario en el sistema. |
| 5-Lista de cargos y nombramientos | 44 | Cargos, a quién están asignados y a qué área pertenecen. | |
| 15-Horario de trabajo | 7 | Un registro por día de la semana, con una columna por hora. | |
| Variable de agenda de trabajo | 14 | Bloques de agenda que se enlazan al horario. | |
| C. Entradas y documentación | 4.1-Reportes | 200 | Novedades o fallas reportadas que pueden generar tareas. |
| 2804 – Bitácora Deptm Diseño | 4 | Bitácora del Departamento de Diseño. | |
| 10.1 Categorías de documentación · 10.2 Documentación | — · 766 | Instructivos y registros asociados a cargos y tareas. | |
| D. Satélites (datos de otros sistemas) | 1000.1000-Servicios activados · 342-Pedidos · 172-Información estándar | — | Copias o sincronizaciones de otras bases para enlazar tareas a un servicio, pedido o información. |
| 997 y 1000.997 – Categorías de servicios y diseñadores · 1000-1001-Infraestructura (salas) | — | Catálogo de categorías de servicio con su diseñador; salas. | |
| 091.5-Aviones · 091-1919-1-Entrenamiento · Variable-sedes · 4.2-Objetivos de ventas · 11-Negociaciones | — | Tablas de apoyo de otros módulos. | |
| E. Agenda de oficina | AG-Usuarios · AG-Columnas · AG-Tareas · AG-Accesos | AG-Tareas: 903 | Aplicación de agenda con tablero por persona, PIN y métricas de cumplimiento. Escribe directo en estas tablas. |
3. 2-Lista de tareas (tabla central) ✅
Tenía 82 campos al 23/09/2026 (los campos nuevos del 24/09 están en la sección 11.2). Se agrupan así, con el porcentaje de tareas que tenía el campo lleno:
| Grupo | Campo | Tipo y valores | Uso |
|---|---|---|---|
| Identidad | 📕 Título de la tarea – Auto | Fórmula (campo principal): usa el título manual o, si falta, el documento vinculado | — |
| Título de Tarea – Manual | Texto | 99% | |
| ID | Autonumérico | 100% | |
| 📕 Descripción · Adjunto | Texto enriquecido · archivos | — | |
| Ubicación en la estructura | Área de trabajo | Vínculo a 3-Áreas (admite varias) | 97% |
| Subcategoría de Diseño / Planificación / Gestión de vuelo / Gestión de calidad / TIC / Operaciones Múltiples | 6 vínculos distintos a 3.1-Subcategorías | Diseño 11%, Planificación 2% | |
| Objetivo relacionado | Vínculo a 4-Objetivos | 2% | |
| 4-objetivos generales · Mes del año | Texto libre | 0% | |
| Personas | Usuario sistema R10 | Vínculo a 0.0-Empleados (responsable) | 65% |
| Supervisor sistema R10 | Vínculo a 0.0-Empleados | 12% | |
| Verificación del supervisor | Casilla | 0% | |
| Clasificación | Tipo de tarea | Simple · Compuesta de subtareas · Subtarea · Proyecto · Supervisión · Repetitiva · Negociación · Entrenamiento · Lista de chequeo | 69% |
| 📕 Estatus | Selección múltiple: Pendiente de planificar · Repetitiva Planificada · Planificada · En progreso · Pausada · Terminado parcialmente · Terminado · Cancelado | 96% | |
| 📕 Prioridad | Baja · Normal · Media · Alta · Urgente | 84% | |
| lineup · Sub-Lineup | Selección única con opciones de texto «1» a «10» | 63% · 45% | |
| Tiempo | Fecha de inicio · Fecha de fin | Fecha | 11% · 43% |
| Duración · HH | Número entero, sin unidad declarada | 11% · 19% | |
| Predecesor · Tarea relacionada | Vínculo a la misma tabla | 0% · 1% | |
| Itinerario | Lunes … Domingo (7 campos) | Selección múltiple de horas (8 am a 7 pm, «Mañana») | menos de 1% |
| Día 1 … Día 30 (30 campos) | Selección única con emojis ⛔ 🔜 ❌ ✔️ | 5 tareas en total | |
| Vínculos a otros sistemas | Sede · 1000-Sede · 342-Gestión de pedidos · 1000.1000-Servicios activados · Información estándar · Aviones · Documentación · Reporte asociado · 997-Cat. de servicios · Categoría de servicios · Drive-Negociación · URL-Doc-Auto · Publicidad subida (URL) | Vínculos y URL | Bajo |
4. 4-Objetivos operacionales 🎯
| Campo | Tipo y valores | Observación |
|---|---|---|
| objetivos | Texto (campo principal) | Muchos están redactados como tareas («coordinar con los profesores de MAR»). |
| Prioridad | 1 a 10 | Escala distinta a la de las tareas. |
| Estatus | Activo · Inactivo | 57 de 104 sin estatus. No hay «Logrado». |
| Plazo | Corto · Mediano · Largo plazo · Siempre (selección múltiple) | No hay fecha meta ni indicador medible. |
| Áreas de trabajo · 3.1-Subcategorías | Vínculos | 96 de 104 con área. |
| Responsable | Vínculo a empleados | 53 de 104. |
| 2-Lista de tareas | Vínculo | Solo 27 objetivos tenían tareas (antes de cargar O1 a O11 de Diseño). |
| Descripción · Vincular a reporte | Texto · vínculo a 4.1 | — |
5. 3-Áreas de trabajo y 3.1-Subcategorías 🏢
3-Áreas de trabajo R2 (61 campos): nombre, tipo de área (Rango, División, Coordinación, Departamento), superior, código designador, estatus, descripción, canales de contacto (correo, WhatsApp, teléfono, sala virtual), redes sociales y vínculos a tareas, objetivos, subcategorías e instructivos. Además arrastra cerca de 20 campos «Copia de…» sin uso.
3.1-Subcategorías (13 campos): subcategoría, departamento, responsable, descripción, objetivos y reportes. Es la tabla que debería representar la estructura de trabajo de cada área. En Diseño contiene, por ejemplo: Equipo A, Equipo B1 (TMA), B2 (Piloto), B3 (RPA), Equipo C, Activación de servicio, Mercadeo, Estándar premium, Aula Taller TMA y Distribución de trabajo.
6. Personas, cargos y horarios 👥
- 0.0-Listado de empleados (36 campos): nombre, usuario en el sistema, estatus de personal, cargos y roles, fecha de inicio, contacto, sede, expediente digital, disponibilidad, vínculos a cargos, tareas, reportes, subcategorías, horario, objetivos y bitácora. También contiene datos personales y bancarios (ver H13).
- 5-Lista de cargos y nombramientos (13 campos): cargo, empleado, estatus, descripción, departamento, documentación asociada y «Resumen de planificación personal». En Diseño hay cargos genéricos (Diseñador 1 a 10, Alfa, Bravo, Publicista por sede) asignados a personas que en su mayoría ya no están.
- 15-Horario de trabajo: un registro por día; cada hora (8 am a 9 pm) es una columna de vínculo.
- Variable de agenda de trabajo: bloques con 14 vínculos al horario, casi todos «Copia de…».
7. Entradas de trabajo: reportes y bitácora 📥
- 4.1-Reportes (15 campos): título, sede, validado, prioridad, descripción, estatus, área, subcategoría, reportado por, responsable, foto de la falla, y vínculos a tareas y objetivos. Es la puerta de entrada correcta: un reporte genera una tarea.
- 2804 – Bitácora Deptm Diseño (10 campos): descripción, reporta, asignado, estado, tipo de actividad, prioridad, archivos y un campo de IA de seguimiento. Solo tiene 4 registros.
8. Documentación 📚
10.1 Categorías de documentación agrupa categorías de trabajo por departamento y cargo. 10.2 Documentación (766 registros) registra cada instructivo con código, URL, tipo, etiquetas, estatus, frecuencia de cumplimiento, cargos y tareas asociadas. Es el puente entre la base y el KBX.
9. Tablas satélite y Agenda de oficina 🛰️
Las tablas de la familia D traen datos de otros sistemas (1000, 342, 172, 091, 997) para poder enlazar una tarea con un servicio, un pedido o un avión. No deben editarse aquí: su fuente es la base de origen.
La Agenda de oficina (AG-*) es una aplicación con tablero por persona: columnas propias, tareas con vencimiento, prioridad y origen, y registro de accesos con PIN. Tiene 903 tareas propias en AG-Tareas, no enlazadas con 2-Lista de tareas.
10. Hallazgos de auditoría ⛔
Ordenados por impacto en la planificación. Los marcados ✅ quedaron resueltos en la Fase 1 del 24/09/2026 (sección 11).
⚠️ H1 · La cascada objetivo → tarea no existe en la práctica. Solo 55 de 2.716 tareas (2%) tienen objetivo, y solo 27 de 104 objetivos tienen tareas. Sin este vínculo no se puede medir el avance de ningún objetivo. Avance: Diseño ya tiene O1 a O11 con sus 54 tareas vinculadas.
✅ H2 · El itinerario está diseñado en columnas, no en registros. Hay 7 campos de días de la semana y 30 campos «Día 1 … Día 30» (falta el día 31), con menos del 1% de uso. Resuelto en diseño: regla de recurrencia + tabla 2.2-Ocurrencias. Las 37 columnas viejas se archivan en la Fase 4.
✅ H3 · Las repetitivas no tienen regla. 89 tareas eran «Repetitiva», pero solo 10 tenían días asignados. Resuelto: existen los campos Recurrencia, Días, Franja y Día del mes. Las repetitivas antiguas quedaron en «Por definir (repetitiva sin regla)» hasta que su responsable complete la regla.
✅ H4 · Estatus de selección múltiple. 111 tareas tenían dos o más estatus a la vez. Resuelto: nuevo campo 🟢 Estatus de selección única, migrado con la regla del estatus más avanzado.
✅ H5 · El tipo de tarea mezcla tres ideas. Resuelto: separado en 🧱 Estructura, 🏷️ Naturaleza y 🔁 Recurrencia.
✅ H6 · Lineup mal tipado. Resuelto: nuevo campo 🔢 Lineup numérico, migrado desde el campo de texto.
⚠️ H7 · Tres escalas de prioridad. Las tareas usan Baja, Normal, Media, Alta y Urgente. Los objetivos usan 1 a 10. El documento heredado de la Agenda 030 usa 1 a 10 más un «orden». Avance: «Media» pasó a «Normal» en las tareas. Falta unificar la escala de los objetivos (Fase 2).
⚠️ H8 · No se puede medir el tiempo. Duración (11%) y HH (19%) no dicen si son minutos, horas o días. Solo el 11% tiene fecha de inicio, y 743 tareas terminadas no tienen fecha de fin. Avance: existen 📅 Fecha límite, 🏁 Fecha de cierre real y ⏱️ Duración estimada (h:mm). Falta que se llenen.
⚠️ H9 · Responsabilidad difusa. 947 tareas no tienen responsable, 207 están en más de un área y la verificación del supervisor nunca se ha usado. Avance: existe el campo 🤝 Apoyo, separado del responsable.
⚠️ H10 · Seis campos de subcategoría. La tarea tiene un vínculo de subcategoría por departamento. Del otro lado, 3.1-Subcategorías tiene cinco vínculos inversos («2-Lista de tareas», «2», «3», «Copia de…»). Debería ser un solo vínculo.
⚠️ H11 · 3-Áreas mezcla cosas distintas. En la misma tabla hay departamentos, divisiones, sedes, rangos y registros sueltos («Activo», «Servidor», «Drive», «Producción», uno en blanco), además de unos 20 campos «Copia de…».
⚠️ H12 · Tablas y campos duplicados. «997» y «1000.997 – Categorías de servicios y diseñadores» son casi idénticas. «4-objetivos operacionales» aparece como «4-objetivos generales» en otras tablas. Horario y Variable de agenda usan una columna por hora y vínculos «Copia de…».
⚠️ H13 · Datos sensibles en una base operativa. 0.0-Listado de empleados guarda cédula, banco, número de cuenta, domicilio y documentos de identidad en la misma base que usa todo el personal para sus tareas. Además tiene 566 registros, con 159 sin estatus y 31 marcados «Duplicado». Varias personas del equipo actual de Diseño no figuran.
⚠️ H14 · Cuatro lugares para una tarea. 2-Lista de tareas, AG-Tareas, la Bitácora 2804 y las hojas de Excel de planificación registran tareas por separado. Viola la RT-32. Avance: la planificación R6 de Diseño (Excel) ya se pasó a la base 030.
⚠️ H15 · Objetivos sin forma de objetivo. No tienen indicador, meta, fecha meta ni estatus «Logrado». Muchos son en realidad tareas.
⚠️ H16 · Cargos genéricos obsoletos. Los cargos de Diseño (Diseñador 1 a 10, Alfa, Bravo) no coinciden con la estructura vigente (Diseño Académico, Especial, Regular y Publicidad).
11. Rediseño: lo implementado y lo pendiente 🛠️
✅ Fase 1 implementada el 24/09/2026, aprobada por Dirección. Principio aplicado: agregar campos nuevos y limpios sin borrar ni renombrar los viejos; los viejos se archivan en la Fase 4, después de validar.
| Fase | Alcance | Estado |
|---|---|---|
| 1 | Campos nuevos en 2-Lista de tareas, tabla 2.2-Ocurrencias, migración de valores, limpieza de tareas viejas de Diseño y carga de la planificación R6 | ✅ Hecha |
| 2 | Objetivos con forma de objetivo (11.4) | ⏳ Requiere aprobación |
| 3 | Interfaz de Diseño (11.5) y automatización de ocurrencias y recordatorios | ⛔ Por construir |
| 4 | Archivar campos viejos (Estatus múltiple, Tipo de tarea, lineup de texto, Lunes…Domingo, Día 1…Día 30) | ⛔ Después de validar |
11.1 Cascada con un solo vínculo por nivel
Área (una) → Subcategoría (una, un solo campo) → Objetivo (uno) → Tarea → Subtarea (vínculo «Tarea madre»). Así cada tarea sabe a qué objetivo, equipo y área pertenece, y cada objetivo suma el avance de sus tareas. El vínculo 🧬 Tarea madre ya existe; la subcategoría única queda para la Fase 2.
11.2 Campos nuevos en 2-Lista de tareas ✅
| Campo nuevo | Tipo y valores | Resuelve |
|---|---|---|
| 🟢 Estatus | Selección única: Pendiente de planificar · Planificada · En progreso · Pausada · Terminado · Terminado parcialmente · Cancelado | H4 |
| 🧱 Estructura | Simple · Compuesta · Subtarea · Proyecto | H5 |
| 🏷️ Naturaleza | Etiquetas: Supervisión · Negociación · Entrenamiento · Lista de chequeo · Diseño · Publicidad · Administrativa | H5 |
| 🔢 Lineup | Número entero: orden dentro del objetivo | H6 |
| 📕 Prioridad | Urgente · Alta · Normal · Baja («Media» migrada a «Normal») | H7 |
| 📅 Fecha límite · 🏁 Fecha de cierre real | Fechas separadas | H8 |
| ⏱️ Duración estimada | Duración (h:mm) | H8 |
| 🤝 Apoyo | Vínculo a empleados (varios), distinto del responsable único | H9 |
| 🧬 Tarea madre | Vínculo a la misma tabla (subtareas) | 11.1 |
| 🔁 Recurrencia | No se repite · Diaria · Semanal · Mensual · Por definir (repetitiva sin regla) | H2, H3 |
| 📆 Días de la semana | Selección múltiple: Lun … Dom | H2 |
| 🌅 Franja | Mañana · Tarde · Todo el día · Hora fija | H2 |
| 🗓️ Día del mes | Número 1 a 31 | H2, H3 |
| Próxima ejecución | Fórmula o automatización que calcula la próxima fecha | ⛔ Fase 3 |
11.3 Tabla nueva: 2.2-Ocurrencias de tareas ✅
Una fila por cada vez que toca ejecutar una tarea repetitiva: tarea madre, fecha programada, responsable, estatus (Programada · Hecha · No hecha · Reprogramada) y observación. La tabla ya existe; falta la automatización que la genera a partir de la regla de recurrencia (Fase 3). Con ella se alimentan la vista de calendario y los recordatorios, y se mide el cumplimiento mes a mes. Reemplaza las columnas Lunes…Domingo y Día 1…Día 30.
11.4 Objetivos con forma de objetivo ⏳
Agregar a 4-Objetivos: indicador, meta, fecha meta, estatus (Propuesto · Activo · Logrado · Cancelado), subcategoría única y avance calculado (tareas terminadas entre tareas totales). Fase 2, pendiente de aprobación.
11.5 Interfaz por departamento ⛔
Con lo anterior se construye una interfaz de Airtable por área, empezando por Diseño: objetivos con su avance, tablero de tareas por estatus, calendario de ocurrencias, carga por persona (suma de duraciones) y vencidas.
11.6 Limpieza y carga de Diseño ✅
- Se eliminaron las 314 tareas abiertas y antiguas de Diseño, con respaldo previo en Excel (23/09/2026).
- Se cargaron los 11 objetivos (O1 a O11) y las 54 tareas de la planificación R6, cada una con objetivo, prioridad y lineup.
- 18 tareas quedaron con responsable vinculado; 36 esperan que se identifique a la persona en 0.0-Listado de empleados.
12. Decisiones pendientes de Dirección 🧑⚖️
- Aprobar la Fase 2 (objetivos con forma de objetivo, 11.4).
- Fuente única de tareas: 2-Lista de tareas o AG-Tareas. Recomendación: 2-Lista de tareas como fuente; la Agenda de oficina como interfaz que lee y escribe allí.
- Datos personales y bancarios: recomendación: moverlos a la base administrativa o de recursos humanos y dejar en la 030 solo nombre, usuario, cargo, área y estatus.
- Tabla 997 duplicada: cuál queda.
- Responsables de las 36 tareas R6 sin persona vinculada.
13. Información relacionada 🔗
- ⭐1 · 🎯 Instructivo Maestro de Gestión de Trabajo: el método que esta base debe soportar.
- 🗄️ Base 030-Gestor de trabajo en Airtable: la base descrita en este documento (requiere acceso).
- ⭐ Planificación de Trabajo: el procedimiento diario que se registra en estas tablas.
- Estructura de Agenda y uso: descripción heredada de la «Agenda 030» en hoja de cálculo; sirve como antecedente.
- Directorio de Bases de Datos: ubica la base 030 dentro del ecosistema Airtable.
- Airtable — Plataforma de Bases de Datos de IDEA: reglas generales de uso de Airtable.
- Arquitectura Global de Datos (Airtable → Supabase): hacia dónde migra la plataforma; el rediseño debe ser compatible.
Módulo de Gestión de Trabajo · 01. Generalidades · Descripción de sistema | Descripción de la Base 030 – Gestor de Trabajo | Rev. 2 · Auditado con PR-MC-12 — 24 de septiembre de 2026