🏠 Inicio » Centro de soporte » Modulo de Gerencia » 🔍 Lista de Chequeo para la Supervisión de Sede · Procedimiento

🔍 Lista de Chequeo para la Supervisión de Sede · Procedimiento

By /
🤝 CABECERA DE AUDIENCIA: MIXTO (IA + Humano)
Cómo se supervisa una sede completa: qué se revisa, cómo se puntúa y qué pasa según el resultado. Instrumento operativo del Instructivo Maestro de Gerencia y de la Norma Local del Módulo de Gerencia de Sede.
🔍 Procedimiento del Módulo de Gerencia · Aplicable a todas las sedes de IDEA.
Instituto de Especialidades Aeronáuticas
Lista de Chequeo
para la Supervisión de Sede
La sede es la unidad operativa de IDEA. Si no se mide completa — aula, expediente, instructor y alumno — se termina supervisando lo que se ve y no lo que importa.

🔍 Procedimiento   ✅ Rev. 2 · vigente   16 capítulos · 264 ítems · 2 anexos

📑 Tabla de contenidos

Parte 1 · Qué es y para qué sirve
  1. Qué es y qué problema resuelve
  2. Quién lo aplica, cuándo y con quién
  3. La aplicabilidad: no todas las sedes tienen lo mismo
Parte 2 · Cómo se responde
  1. La doble respuesta: cumple y cuánto
  2. Los ítems críticos ★
  3. Los ítems N/A y por qué no castigan
  4. La evidencia manda
Parte 3 · El instrumento
  1. Los 16 capítulos y sus 264 ítems
  2. Las entrevistas: alumno e instructor
  3. Los dos anexos: expedientes y salones
Parte 4 · Resultado
  1. Cómo se calcula el índice global
  2. El dictamen y sus consecuencias
  3. El plan de acción y su verificación
Parte 5 · Registro
  1. Formulario descargable
  2. Decisiones pendientes
  3. Información relacionada
  4. Control de revisiones
PARTE 1 · QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE

1. Qué es y qué problema resuelve 🔍

Esta lista de chequeo es el instrumento único con el que la Gerencia de Planificación Académica valida una sede completa en una sola visita. Incluye la inspección física de cada salón y la auditoría documental de los expedientes, y además recorre las dieciséis áreas que componen una sede, produciendo un número comparable entre sedes más un dictamen con consecuencia.

🏢

La sede es la unidad operativa de IDEA.
Se supervisa completa o no se supervisa.Aula, expediente, instructor, alumno, caja, tienda y baño — todo en el mismo instrumento.

El Instructivo Maestro de Gerencia (sección 6) y la ficha Requisitos para ser Gerente (sección 3) declaran que el gerente de sede es integral: responde por publicidad, ventas, diseño, coordinación, administración, instructores, académico e inspección dinámica. Esta lista cubre esas ocho áreas, sin dejar ninguna fuera — es el instrumento con el que se verifica exactamente aquello por lo que ese cargo responde.

Antes de este procedimiento cada visita a sede producía un informe distinto, con criterios distintos, y dos sedes no se podían comparar. Se resuelve con tres decisiones:

📏 Una sola listaLas mismas 264 preguntas para todas las sedes de IDEA. No hay versiones locales ni listas reducidas.
🔢 Resultado numéricoUn índice ponderado de 0 a 100 %. Se compara entre sedes y contra la visita anterior de la misma sede.
⚖️ Dictamen con consecuenciaEl resultado no es informativo: activa seguimiento, plan de acción o intervención de la Gerencia.
🔑 Alcance completo, sin excepciones. Nada de lo que compone la sede queda fuera: el expediente se abre y se revisa documento por documento (Anexo A), y cada salón se inspecciona físicamente con su croquis y su conteo de puestos (Anexo B). Lo distinto es el propósito: esta es la supervisión gerencial, que mira la sede como negocio, como centro de instrucción y como lugar de trabajo al mismo tiempo. No reemplaza la auto-auditoría de calidad (PR-MC-12) ni la inspección del INAC — las anticipa.

2. Quién lo aplica, cuándo y con quién 👤

Modalidad Quién aplica Cuándo y para qué
Ordinaria Gerente de Planificación Académica, o quien designe Visita programada a la sede. Es la aplicación que produce dictamen oficial.
Autodiagnóstico Gerente de Sede Antes de la visita ordinaria, para corregir lo corregible. No produce dictamen oficial.
Seguimiento Quien aplicó la ordinaria Solo sobre los ítems del plan de acción, para verificar el cierre de los hallazgos.
📌 Qué hace el Gestor de Calidad durante la visita. Acompaña al supervisor todo el recorrido y le entrega lo que pida: abre los archivadores, ubica los expedientes, muestra los registros y los manuales. Es quien hace que la evidencia aparezca en el momento, para que ningún ítem quede «por verificar después». Las casillas las marca el supervisor, que es quien firma el dictamen.
📌 Precisión de vocabulario. Aquí «supervisor» significa quien aplica la visita, no el nivel 2 del escalafón definido en el Instructivo Maestro de Gerencia, sección 2. Quien aplica la supervisión ordinaria es un gerente de nivel 4. Se aclara para que ambos documentos se lean sin confusión.
⚠️ La visita no se anuncia con detalle. Se informa la fecha, no el alcance. Una sede que sabe qué capítulo se va a revisar prepara ese capítulo, y el instrumento deja de medir la operación real.

3. La aplicabilidad: no todas las sedes tienen lo mismo 🧩

Antes de comenzar se determina qué tiene la sede. Cada respuesta «no» convierte en N/A los ítems del área correspondiente, y esos ítems salen del denominador. La lista no cambia: cambia qué aplica.

Condición de la sede Si no la tiene
Habilitación de instrucción de vuelo (Piloto) N/A en IV-20, III-6, III-7 y XII-18
Personal de AVSEC propio Cambia la regla de apertura del ítem V-1
Aerotienda en operación N/A en XV-1 a XV-6
Cafetín en operación N/A en XV-14 a XV-17
Aula-taller o área de prácticas N/A en XII-19
Cubículos de instrucción N/A en XII-17
Sistema de videovigilancia N/A en XVI-12
PARTE 2 · CÓMO SE RESPONDE

4. La doble respuesta: cumple y cuánto 📝

Cada ítem se responde dos veces. Primero la casilla ¿Cumple? con SÍ, NO o N/A. Después el puntaje de 1 a 10, que dice con qué nivel se cumple.

Un «SÍ» de trámite con puntaje 6
dice mucho más que un «SÍ» a secas.La casilla dice si existe; el puntaje dice si sirve.
Puntaje Qué significa
1 – 3 Inexistente o gravemente deficiente.
4 – 5 Existe, pero incumple el estándar.
6 – 7 Cumple con observaciones.
8 – 9 Cumple el estándar.
10 Cumple de forma ejemplar y documentada.

5. Los ítems críticos ★ 🚨

De los 264 ítems, 102 están marcados como críticos. Son los de cumplimiento regulatorio, de seguridad, de integridad documental o de trato a las personas.

⛔ Un crítico incumplido no se promediaUn ítem ★ respondido NO, o con puntaje menor a 7, genera no conformidad obligatoria y lleva el dictamen general a CRÍTICO — aunque el índice global de la sede sea 92 %. Se listan uno por uno; no se diluyen en el promedio.
🔑 Por qué existe esta regla. Sin ella, una sede impecable en limpieza, imagen y atención podía compensar un expediente de instructor incompleto. Eso no es una sede buena con un detalle: es una sede con una no conformidad ante el INAC.

6. Los ítems N/A y por qué no castigan ➗

Un ítem marcado N/A no suma ni resta: se descuenta del total posible del capítulo. Por eso una sede sin cafetín no queda por debajo de una que sí lo tiene.

📌 Ejemplo. El capítulo XV tiene 17 ítems, máximo 170 puntos. Si la sede no tiene cafetín, sus 4 ítems salen: el máximo pasa a 130 y el porcentaje se calcula sobre 130. La sede no gana ni pierde por no tener cafetín.
⚠️ N/A no es «no me consta». Si el área existe pero no se pudo verificar, el ítem se responde NO y se anota la razón. Marcar N/A para evitar un NO es falsear el instrumento.

7. La evidencia manda 📂

📂

Sin evidencia, el ítem se responde NO.La palabra del responsable no es evidencia. El documento sí.

🔑 Esta regla no es de este procedimiento: es doctrina de la casa. El Instructivo Maestro de Gerencia, sección 13, lo establece sin matices: lo que no está escrito no ocurrió, y lo que no ocurrió no se puede auditar, ni delegar, ni defender. La lista de chequeo solo lo aplica al caso de la sede.

Sirve como evidencia: el documento físico, el registro firmado, el expediente abierto sobre la mesa, la captura del sistema, la entrevista directa o la constatación física del supervisor. La columna Observaciones y evidencia del formulario se llena siempre, no solo cuando hay hallazgo.

PARTE 3 · EL INSTRUMENTO

8. Los 16 capítulos y sus 264 ítems 📋

Haga clic en cada capítulo para desplegar sus preguntas. El peso indica cuánto aporta al índice global; el número con estrella, cuántos ítems críticos contiene.

I · Gobernanza, estructura y liderazgo de sede peso 5% · 17 ítems · 6 ★
  1. ★ La sede cuenta con su Estructura de Sede 1015.11 publicada y en su revisión vigente.
  2. ★ La tabla de Distribución de Trabajo refleja al titular real y actual de cada cargo.
  3. Todos los cargos del organigrama están cubiertos por un titular activo.
  4. Los cargos vacantes están declarados como «S/A», con fecha de vacancia y plan de cobertura.
  5. ★ Existe Gerente de Sede designado, con presencia efectiva y verificable en la sede.
  6. ★ Existe Coordinador de Sede designado y en funciones.
  7. ★ Ningún trabajador ejerce funciones sin designación formal escrita.
  8. El personal identifica correctamente su línea de mando y su supervisor directo.
  9. El personal identifica el instructivo o norma local que rige su cargo.
  10. El personal conoce la misión, la visión y los objetivos de la sede.
  11. ★ Se cumple la Regla de las 16:30: planificación del día siguiente y bitácora al cierre.
  12. La bitácora de gerencia se mantiene continua, con registro de decisiones e incidencias.
  13. Las reuniones de sede se realizan con la periodicidad establecida y dejan minuta.
  14. Las instrucciones emanadas del CCO se ejecutan y se acusa su cumplimiento.
  15. ★ El Gerente de Sede tiene declarado por escrito quién lo cubre cuando no está.
  16. Ningún supervisor de la sede excede el tramo de control establecido (10 ideal, 20 máximo).
  17. Los dobles mandos están deslindados por escrito: quién manda en qué.
Subtotal I: máximo 170 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
II · Cumplimiento INAC / RAV y Gestión de Calidad peso 11% · 22 ítems · 15 ★
  1. ★ La sede cuenta con Gestor de Calidad designado y en funciones.
  2. ★ Existe un Jefe de Instrucción por cada habilitación aprobada en la sede.
  3. ★ Existe encargado de SMS designado donde la regulación lo exige.
  4. ★ Los expedientes del personal directivo están físicamente en los archivadores de la sede.
  5. ★ Cada instructor activo tiene expediente completo: licencia, certificados y evaluaciones.
  6. ★ Las licencias y habilitaciones del personal de instrucción están vigentes, sin vencimientos.
  7. ★ El personal de instrucción recibió instrucción inicial y periódica en los últimos 12 meses.
  8. La instrucción periódica cubre factores humanos, inducción docente, SGC y SMS.
  9. ★ Existe programa de entrenamiento de instructores documentado y en ejecución.
  10. ★ Existe programa de auditoría interna con cronograma vigente y en ejecución.
  11. ★ Las evaluaciones de instructores están aplicadas y registradas en el período.
  12. Se ejecutó la auto-auditoría interna del período, con su informe de resultados.
  13. Las no conformidades INAC abiertas están en proceso de cierre dentro de plazo.
  14. ★ No existen no conformidades vencidas sin plan de acción documentado.
  15. ★ Los hallazgos de la última inspección INAC fueron cerrados y verificados.
  16. ★ El expediente INAC de la sede está completo y disponible para inspección inmediata.
  17. ★ La sede opera únicamente habilitaciones vigentes; ninguna suspendida está en operación.
  18. ★ El Manual de Instrucción y Procedimientos vigente está disponible físicamente en la sede.
  19. ★ Las revisiones de los manuales en sede corresponden con las aprobadas por el INAC.
  20. Los eventos SMS de la sede se registran y reportan conforme al módulo.
  21. Existe registro de reportes voluntarios de seguridad y se les da tratamiento.
  22. La sede está en condiciones de recibir una inspección INAC sin previo aviso.
Subtotal II: máximo 220 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
III · Archivología y gestión documental peso 5% · 14 ítems · 3 ★
  1. ★ La sede mantiene actualizado su expediente 1015 de área de trabajo.
  2. Cada área de trabajo de la sede tiene su propio expediente 1015 constituido.
  3. Los archivadores están identificados conforme a la Nomenclatura de Archivología.
  4. La ubicación física de los expedientes corresponde con el Directorio de Expedientes de IDEA.
  5. ★ Los expedientes de alumnos están completos, foliados y bajo resguardo.
  6. Los expedientes de alumnos de Piloto tienen custodia diferenciada. (N/A si no aplica)
  7. Las bitácoras de vuelo están bajo resguardo y actualizadas. (N/A si no aplica)
  8. Los documentos emitidos usan el formato institucional vigente (275.0-R3 y afines).
  9. Los documentos emitidos llevan folio, firma y sello donde corresponde.
  10. Existe control de correspondencia recibida y despachada.
  11. Los registros de asistencia se archivan ordenados por período y grupo.
  12. Existe respaldo digital de los registros críticos de la sede.
  13. El acceso a los archivadores está restringido al personal autorizado.
  14. ★ No se conservan documentos derogados mezclados con los vigentes.
Subtotal III: máximo 140 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
IV · Planificación académica peso 10% · 20 ítems · 9 ★
  1. ★ El horario semanal de la sede está publicado y vigente.
  2. ★ Todos los grupos activos tienen instructor asignado para el período en curso.
  3. Todos los grupos activos tienen aula asignada, sin solapamiento.
  4. ★ El sistema/formato 5000 refleja con exactitud la realidad operativa de la sede.
  5. ★ El avance de materias está cargado y al día en el sistema.
  6. Las órdenes de apertura de grupos están emitidas, firmadas y archivadas.
  7. ★ Las clases dictadas corresponden con las planificadas en el cronograma académico.
  8. ★ Las clases no dictadas están reportadas con su causa y su fecha de reprogramación.
  9. ★ Las reprogramaciones comprometidas se ejecutaron efectivamente dentro del período.
  10. ★ Existe registro de asistencia por sesión, firmado por instructor y alumnos.
  11. Las excepciones de asistencia están documentadas en informe formal.
  12. La programación se comunica a instructores y alumnos con la antelación establecida.
  13. El chequeo previo de equipos del aula se ejecuta antes de cada jornada.
  14. ★ Existe coordinación efectiva entre el planificador de sede y el planificador espejo del CCO.
  15. Los eventos y prácticas del período están planificados y con logística confirmada.
  16. Las evaluaciones y reparaciones de examen se programan y ejecutan en fecha.
  17. Los grupos próximos a egresar tienen su cierre académico planificado.
  18. La carga horaria asignada a cada instructor respeta los límites establecidos.
  19. Existe plan de contingencia y suplencia ante ausencia de instructor.
  20. La planificación de vuelo está coordinada con Gestión de Vuelo. (N/A si no aplica)
Subtotal IV: máximo 200 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
V · Coordinación y operación diaria peso 7% · 16 ítems · 5 ★
  1. ★ La apertura de sede se ejecuta conforme a la regla de aplicabilidad establecida.
  2. ★ La sede abre a la hora oficial, antes de la llegada de alumnos e instructores.
  3. Se ejecuta el procedimiento de puerta.
  4. El personal de la sede cumple con el uniforme institucional y porta carnet visible.
  5. Los alumnos cumplen con el uniforme institucional.
  6. ★ Los reportes de clase se elaboran y se remiten al CCO con la periodicidad establecida.
  7. Se hace seguimiento a los reportes de estructuras de Operaciones Múltiples.
  8. ★ La comunicación con el CCO es permanente, clara y oportuna.
  9. ★ El cierre de sede se ejecuta y se registra diariamente.
  10. Existe delegado de curso designado por cada grupo activo.
  11. La Coordinación resuelve en sede sin escalar innecesariamente.
  12. Se realizan entrenamientos periódicos al personal de la sede, con registro de asistencia.
  13. Existe control de entrada y salida del personal.
  14. Las novedades del día se registran y se comunican al Gerente de Sede.
  15. El control de llaves y el acceso a áreas restringidas está definido y se cumple.
  16. Existe cartelera de novedades operativas visible para el personal.
Subtotal V: máximo 160 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
VI · Administración, ingresos y finanzas de sede peso 7% · 15 ítems · 6 ★
  1. ★ Todos los pagos recibidos en sede se registran en el sistema el mismo día.
  2. ★ La conciliación de ingresos de la sede está al día.
  3. ★ El panel de estudiantes refleja con exactitud matrícula, grupos activos y solvencia.
  4. ★ Existe corte documentado de alumnos activos y solventes al cierre del período.
  5. La morosidad está bajo control y la gestión de cobranza se encuentra activa.
  6. ★ Los descuentos aplicados están dentro del límite autorizado y documentados.
  7. Las compras y requisiciones de la sede siguen el circuito autorizado.
  8. ★ El inventario de activos y mobiliario de la sede está levantado y actualizado.
  9. La caja chica cuenta con soportes de gasto completos y arqueo al día.
  10. No se han otorgado préstamos ni adelantos de nómina fuera de la norma vigente.
  11. Los reportes financieros de la sede se entregan a la Gerencia con oportunidad.
  12. Los servicios básicos de la sede están solventes.
  13. Existe control de consumo de insumos y papelería.
  14. Los pagos a proveedores locales están al día y documentados.
  15. La rentabilidad de la sede se monitorea por línea de servicio.
Subtotal VI: máximo 150 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
VII · Soporte y atención al usuario peso 6% · 14 ítems · 5 ★
  1. ★ La bandeja de tickets de la sede se encuentra en cero atrasos.
  2. ★ El tiempo de primera respuesta a los tickets cumple el estándar establecido.
  3. Las respuestas a los tickets son comprensibles, amables y efectivas.
  4. ★ Los trámites académicos se procesan dentro del tiempo de respuesta publicado.
  5. El escalamiento a Soporte elevado o a Planificación se hace conforme al procedimiento.
  6. El volumen de tickets muestra tendencia a la baja por gestión de causa raíz.
  7. ★ Los expedientes de alumnos están completos y actualizados en tiempo real.
  8. Las cartas e informes se emiten en el formato institucional vigente.
  9. La atención presencial es oportuna, con trato adecuado y espera razonable.
  10. ★ Existe registro de quejas y reclamos con su cierre documentado.
  11. Los retiros temporales y definitivos se tramitan conforme a la norma vigente.
  12. Los reingresos y reparaciones de examen se procesan en el plazo publicado.
  13. Los documentos de egreso se entregan en el tiempo comprometido.
  14. El personal de atención conoce los tipos de trámite y sus tiempos de respuesta.
Subtotal VII: máximo 140 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
VIII · Instrucción y cuerpo docente peso 8% · 18 ítems · 6 ★
  1. ★ Todos los instructores activos cumplen los requisitos RAV de su programa.
  2. ★ Ningún instructor dicta materia fuera de su habilitación autorizada.
  3. ★ Los instructores son puntuales en el inicio y el cierre de clase.
  4. ★ Los instructores cumplen el pensum y el Manual de Instrucción en el aula.
  5. ★ Se aplicó la evaluación de desempeño a cada instructor en el período.
  6. El resultado promedio de las evaluaciones alcanza el estándar institucional.
  7. Se realizan observaciones de clase documentadas por el Jefe de Instrucción.
  8. Los Jefes de Instrucción supervisan efectivamente a los instructores de su programa.
  9. Los instructores usan el material didáctico oficial y actualizado.
  10. ★ Los instructores registran y entregan las notas en el plazo establecido.
  11. Los bancos de preguntas del portal académico están actualizados.
  12. Las solicitudes de pago de instructores se tramitan conforme al procedimiento.
  13. El cuerpo de instrucción es estable; la rotación del período es aceptable.
  14. Existe plan de desarrollo y entrenamiento continuo por instructor.
  15. El onboarding de instructores de nuevo ingreso se ejecutó conforme al procedimiento.
  16. Los instructores cumplen el uniforme y la presentación institucional.
  17. Existe suplencia definida y conocida para cada instructor.
  18. Los instructores conocen el procedimiento ante una novedad disciplinaria de alumno.
Subtotal VIII: máximo 180 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
IX · Entrevista al instructor — percepción directa peso 5% · 14 ítems · 3 ★
🎯 Regla de muestra. Mínimo 30 % del cuerpo docente activo de la sede, entrevistado de forma individual y sin presencia de su Jefe de Instrucción ni del Coordinador. Registre en observaciones el número de instructores entrevistados.
  1. Manifiestan que reciben la programación con antelación suficiente.
  2. Manifiestan que el aula y los equipos están listos y operativos al llegar.
  3. Manifiestan satisfacción con las condiciones de trabajo que ofrece la sede.
  4. ★ Manifiestan satisfacción con la oportunidad y exactitud del pago (HDI).
  5. Manifiestan que el Coordinador de Sede los apoya y les responde.
  6. Manifiestan que el Jefe de Instrucción los orienta y los supervisa.
  7. ★ Manifiestan que reciben trato respetuoso del personal de la sede.
  8. Manifiestan que sus solicitudes se resuelven en tiempo razonable.
  9. Manifiestan que saben con claridad a quién acudir ante un problema.
  10. Manifiestan que reciben retroalimentación de su evaluación de desempeño.
  11. Manifiestan que el material didáctico está disponible y actualizado.
  12. Manifiestan que la carga horaria asignada es manejable.
  13. Manifiestan que se sienten parte de la institución y valorados en su trabajo.
  14. ★ No reportan situaciones de conflicto o trato inadecuado sin atender.
Subtotal IX: máximo 140 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
X · Alumnos: desarrollo, avance y novedades peso 8% · 16 ítems · 7 ★
  1. ★ El avance académico real de los grupos corresponde con lo planificado.
  2. El índice de asistencia de los alumnos alcanza el estándar establecido.
  3. ★ El índice de deserción y retiros del período se mantiene dentro de lo aceptable.
  4. Los alumnos en riesgo académico están identificados y con seguimiento documentado.
  5. ★ Las novedades disciplinarias de alumnos están documentadas con su procedimiento.
  6. ★ Los casos disciplinarios abiertos tienen expediente y fecha de resolución.
  7. ★ Se aplicó el instrumento de medición de satisfacción del alumno en el período.
  8. ★ Los resultados de la medición se analizaron y generaron acciones concretas.
  9. El delegado de curso funciona efectivamente como canal con la Coordinación.
  10. Los alumnos reciben oportunamente uniformes, manuales y material de estudio.
  11. Los grupos inician con matrícula completa.
  12. Los alumnos tienen acceso funcional al portal académico.
  13. ★ Las notas están cargadas y visibles para el alumno en el plazo establecido.
  14. Los alumnos próximos a egresar conocen su ruta de cierre y sus trámites.
  15. Existe seguimiento a los alumnos inactivos para su reincorporación.
  16. Las prácticas y pasantías de los alumnos están gestionadas y documentadas.
Subtotal X: máximo 160 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XI · Entrevista al alumno — percepción directa peso 8% · 20 ítems · 9 ★
🎯 Regla de muestra. Mínimo 3 alumnos por grupo activo y no menos de 10 por sede, seleccionados al azar y entrevistados sin presencia de su instructor ni del Coordinador. Registre en observaciones el número de alumnos entrevistados y las citas textuales relevantes.
  1. ★ Manifiestan que reciben trato respetuoso y cordial en la sede.
  2. Manifiestan que el Coordinador de Sede los atiende con disposición.
  3. Manifiestan que el Coordinador resuelve efectivamente lo que le plantean.
  4. ★ Manifiestan que sus instructores dominan la materia que dictan.
  5. Manifiestan que sus instructores explican con claridad.
  6. ★ Manifiestan que sus instructores son puntuales y cumplen el horario completo.
  7. ★ Manifiestan que sus instructores los tratan con respeto.
  8. ★ Manifiestan que las clases se dictan completas, sin recortes ni salidas anticipadas.
  9. Manifiestan que reciben el material de estudio a tiempo.
  10. Manifiestan que las aulas son cómodas y están en buen estado.
  11. Manifiestan que la sede está limpia y bien presentada.
  12. Manifiestan que los equipos del aula funcionan durante la clase.
  13. Manifiestan que sus trámites se resuelven en tiempo razonable.
  14. Manifiestan que saben con claridad a quién acudir ante un problema.
  15. ★ Manifiestan que sus quejas anteriores fueron efectivamente atendidas.
  16. Manifiestan que reciben sus notas a tiempo.
  17. ★ Manifiestan que lo ofrecido durante la venta corresponde con lo recibido.
  18. Manifiestan que recomendarían la institución a un tercero.
  19. ★ No reportan cobros, condiciones o exigencias ajenas a lo institucional.
  20. ★ No reportan situaciones de trato inadecuado, acoso o discriminación.
Subtotal XI: máximo 200 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XII · Infraestructura, salones y dotación peso 7% · 24 ítems · 7 ★
  1. ★ Cada salón cuenta con televisor dimensionado al aforo (85″–100″ para aulas de 25).
  2. El televisor está anclado a estructura firme, con punto eléctrico y de señal detrás.
  3. ★ Cada salón cuenta con pizarra, usable simultáneamente con el televisor.
  4. ★ Cada salón cuenta con una mesa y una silla por alumno según el aforo declarado.
  5. Cada salón cuenta con escritorio y silla del instructor.
  6. ★ Cada salón cuenta con aire acondicionado operativo y correctamente dimensionado.
  7. Los vidrios y la ventanilla de supervisión cumplen el criterio de seguridad y visibilidad.
  8. ★ El aforo declarado de cada aula coincide con la cantidad de puestos instalados.
  9. La pintura de aulas, pasillos y áreas comunes se encuentra en buen estado.
  10. El acabado de paredes, techos y pisos se encuentra en buen estado.
  11. Las sillas están en buen estado: estructura, tapizado y estabilidad.
  12. Las mesas están en buen estado: superficie, nivelación y fijación.
  13. El tapacanto del mobiliario está completo y en buen estado.
  14. No hay mobiliario dañado o fuera de uso ocupando espacio de aula.
  15. La iluminación de las aulas es suficiente y uniforme.
  16. El nivel de ruido permite el desarrollo normal de la clase.
  17. Los cubículos de instrucción cumplen su especificación. (N/A si no aplica)
  18. Las mesas de piloto y despachador cumplen su especificación. (N/A si no aplica)
  19. El aula-taller o área de prácticas cumple su especificación. (N/A si no aplica)
  20. La señalización, la identificación de áreas y las carteleras cumplen la norma.
  21. Las tomas eléctricas 110/220 están señalizadas conforme al estándar.
  22. ★ Los sanitarios se encuentran operativos, dotados y ventilados.
  23. ★ La sede cuenta con suministro de agua y respaldo eléctrico operativos.
  24. Las áreas administrativas y de atención cuentan con dotación adecuada.
Subtotal XII: máximo 240 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XIII · Operaciones Múltiples, mantenimiento y seguridad física peso 4% · 12 ítems · 4 ★
  1. ★ Operaciones Múltiples emite su reporte de estructuras con la periodicidad establecida.
  2. Operaciones Múltiples responde oportunamente a los reportes de falla.
  3. Existe registro de fallas reportadas con su fecha de cierre verificada.
  4. Los proyectos de adecuación abiertos de la sede tienen avance registrado.
  5. El sistema eléctrico y la iluminación de la sede están en buen estado.
  6. Los equipos de climatización tienen mantenimiento preventivo registrado.
  7. Existe plan de mantenimiento preventivo de la sede en ejecución.
  8. ★ Los extintores están vigentes, señalizados y accesibles.
  9. ★ Las rutas de evacuación están señalizadas y libres de obstáculos.
  10. El montaje de aulas para eventos se ejecuta con la anticipación requerida.
  11. Existe control de herramientas e insumos de Operaciones Múltiples.
  12. ★ El personal de Operaciones Múltiples cuenta con equipo de protección adecuado.
Subtotal XIII: máximo 120 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XIV · Limpieza, imagen y estándar institucional peso 3% · 12 ítems · 2 ★
  1. ★ Las aulas se encuentran limpias.
  2. Las áreas comunes y pasillos se encuentran limpios.
  3. ★ Los sanitarios se encuentran limpios.
  4. Las áreas administrativas y de atención están ordenadas y bien presentadas.
  5. Existe rutina de limpieza documentada, con responsable y frecuencia definidos.
  6. La limpieza se ejecuta también durante la jornada, no solo al inicio.
  7. La imagen institucional exterior es adecuada: fachada, identificación y acceso.
  8. Los insumos de limpieza y la dotación de sanitarios están disponibles.
  9. El manejo y la disposición de residuos es adecuado.
  10. No hay áreas de la sede usadas como depósito improvisado.
  11. Las carteleras institucionales están actualizadas y bien presentadas.
  12. La sede proyecta la imagen premium que la institución declara.
Subtotal XIV: máximo 120 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XV · Unidades anexas: Aerotienda, Ventas y Cafetín peso 3% · 17 ítems · 6 ★
Aerotienda
  1. Existe Gestor de Pedidos de Aerotienda designado en la sede.
  2. ★ Los uniformes, manuales y libros se entregan al alumno con oportunidad.
  3. ★ El inventario de la Aerotienda está conciliado con el sistema.
  4. El área de tienda mantiene presentación, orden y exhibición adecuados.
  5. Los pedidos especiales tienen trazabilidad documentada de principio a fin.
  6. Los precios exhibidos corresponden con los autorizados.
Ventas y captación
  1. Existe Asesor de Ventas designado y activo en la sede.
  2. ★ Se cumple la meta de matrícula del período.
  3. El tiempo de respuesta a prospectos cumple el estándar.
  4. ★ Los prospectos se registran y se les hace seguimiento en el CRM.
  5. Existe coordinación entre Ventas y Planificación para lograr grupos con matrícula completa.
  6. ★ La oferta presentada al prospecto corresponde con la oferta institucional vigente.
Cafetín de sede
  1. El cafetín opera conforme a su norma local vigente.
  2. ★ La higiene del área y la manipulación de alimentos cumplen el estándar.
  3. El servicio ofrece variedad y disponibilidad durante el horario de clases.
  4. Se emite el informe mensual de cierre del cafetín.
  5. El área de cafetín mantiene presentación e imagen adecuadas.
Subtotal XV: máximo 170 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
XVI · TIC, control de acceso y comunicaciones peso 3% · 14 ítems · 7 ★
  1. ★ Los equipos de cómputo de la sede están operativos y con soporte vigente.
  2. ★ La conectividad a internet es estable y suficiente para la operación.
  3. ★ Los televisores y equipos audiovisuales de aula están operativos.
  4. ★ Los usuarios del sistema tienen el rol y el nivel de acceso que les corresponde.
  5. ★ No existen usuarios activos pertenecientes a personal egresado.
  6. Existe respaldo de la información crítica de la sede.
  7. Los canales oficiales están operativos: correo de sede, teléfono y CRM.
  8. Existe Publicista designado o el rol está cubierto.
  9. La difusión local de la sede es activa y de calidad.
  10. La sede cumple el lineamiento de marca en toda pieza publicada.
  11. ★ El control de acceso a la sede es efectivo (AVSEC o mecanismo equivalente).
  12. El sistema de videovigilancia está operativo. (N/A si no aplica)
  13. Existe registro de visitantes.
  14. ★ Los datos personales de alumnos y personal se manejan con resguardo.
Subtotal XVI: máximo 140 puntos, ajustado por los ítems marcados N/A.
🔑 Por qué esos pesos. Cumplimiento INAC pesa 11 % y Planificación 10 % porque son los que ponen en riesgo la certificación. Las unidades anexas pesan 3 % porque están bajo supervisión del Gerente de Sede, no bajo su mando directo. Limpieza pesa 3 %: importa, pero no puede compensar un expediente incompleto.

9. Las entrevistas: alumno e instructor 🎤

Los capítulos IX y XI no se responden mirando papeles. Se responden hablando con la gente, y son los únicos que miden lo que la sede produce del lado de quien la vive.

🎓 Capítulo XI · AlumnosMínimo 3 alumnos por grupo activo y no menos de 10 por sede, al azar. Se pregunta por el trato en la sede, el coordinador, el instructor, la puntualidad, si la clase se dicta completa y si lo que les vendieron es lo que reciben.
👨‍🏫 Capítulo IX · InstructoresMínimo 30 % del cuerpo docente activo. Se pregunta por el aula, la programación, el apoyo del coordinador, la oportunidad del pago y si se sienten parte de la institución.
⛔ Sin el supervisor del entrevistado presenteLa entrevista es individual y se hace sin el instructor, sin el coordinador y sin el gerente de sede al lado. Si el jefe está presente, el instrumento no mide nada: mide lo que la persona se atreve a decir delante de su jefe.
📌 La cita textual es la evidencia. En observaciones se transcribe lo que la persona dijo en sus propias palabras, no la interpretación del supervisor. En el formulario se anota además cuántos alumnos e instructores fueron entrevistados.

10. Los dos anexos: expedientes y salones 📂

Los capítulos miden si la sede tiene lo que debe tener. Los dos anexos verifican una muestra real, pieza por pieza. Son de aplicación obligatoria: una supervisión sin ellos está incompleta.

📁 Anexo A · Auditoría de expedientesSe sacan del archivador 3 expedientes de alumno, 2 de instructor y 1 del personal directivo, al azar, y se revisan documento por documento contra la lista de contenido obligatorio: inscripción, cédula, título, certificado médico, contrato, licencias, habilitaciones, constancias de instrucción periódica, evaluaciones, foliado y resguardo. Cada documento faltante se traslada al plan de acción.
📐 Anexo B · Ficha por salónUna ficha por cada salón, no una por sede. Registra aforo declarado contra puestos realmente instalados, sillas y mesas buenas y dañadas contadas, no estimadas, la dotación mínima obligatoria, el estado físico, y un croquis cuadriculado donde se dibuja la distribución real y se marca cada falla en su sitio.
✏️

El croquis convierte «las sillas están regular» en
«faltan cuatro puestos en la fila del fondo y dos mesas no tienen tapacanto».Lo primero se discute. Lo segundo se repara.

Anexo Muestra obligatoria A qué capítulos alimenta
A · Expedientes 3 alumnos + 2 instructores + 1 directivo, al azar Capítulo II (expedientes de personal, licencias, instrucción periódica) y capítulo III (foliado, resguardo, ubicación de directorio).
B · Salones Todos los salones de la sede, sin excepción Capítulo XII completo: dotación mínima, aforo, mobiliario, pintura, acabado, tapacanto, climatización e iluminación.
⚠️ El conteo se hace, no se pregunta. Los puestos instalados se cuentan uno por uno y se comparan con el aforo declarado del salón. Una diferencia entre ambos es no conformidad, aunque la sede no la haya notado.
PARTE 4 · RESULTADO

11. Cómo se calcula el índice global 🔢

Cumplimiento del capítulo = puntos obtenidos ÷ (ítems respondidos × 10)
Aporte ponderado = cumplimiento del capítulo × su peso
Índice global = suma de aportes ÷ suma de pesos de los capítulos evaluados
Cap. Capítulo Peso Ítems ★ Máx. pts
I Gobernanza, estructura y liderazgo de sede 5 % 17 6 170
II Cumplimiento INAC / RAV y Gestión de Calidad 11 % 22 15 220
III Archivología y gestión documental 5 % 14 3 140
IV Planificación académica 10 % 20 9 200
V Coordinación y operación diaria 7 % 16 5 160
VI Administración, ingresos y finanzas de sede 7 % 15 6 150
VII Soporte y atención al usuario 6 % 14 5 140
VIII Instrucción y cuerpo docente 8 % 18 6 180
IX Entrevista al instructor — percepción directa 5 % 14 3 140
X Alumnos: desarrollo, avance y novedades 8 % 16 7 160
XI Entrevista al alumno — percepción directa 8 % 20 9 200
XII Infraestructura, salones y dotación 7 % 24 7 240
XIII Operaciones Múltiples, mantenimiento y seguridad física 4 % 12 4 120
XIV Limpieza, imagen y estándar institucional 3 % 12 2 120
XV Unidades anexas: Aerotienda, Ventas y Cafetín 3 % 17 6 170
XVI TIC, control de acceso y comunicaciones 3 % 14 7 140
TOTAL 100 % 264 102 2640

12. El dictamen y sus consecuencias ⚖️

Índice global Dictamen Qué activa
90 % o más ÓPTIMO Se mantiene. Se registra la buena práctica para replicarla en otras sedes.
75 – 89 % ACEPTABLE Observaciones con seguimiento en la próxima visita ordinaria.
60 – 74 % DEFICIENTE Plan de acción obligatorio, con responsable y fecha por cada hallazgo.
Menos de 60 % CRÍTICO Intervención directa de la Gerencia de Planificación Académica.
★ incumplido CRÍTICO Cualquier ítem crítico en NO o con puntaje menor a 7 fuerza este dictamen, sin importar el índice.

13. El plan de acción y su verificación ✅

Al cierre de la visita se traslada al plan de acción todo ítem crítico incumplido y todo ítem con puntaje menor a 7. Cada línea lleva hallazgo, severidad, acción correctiva comprometida, responsable con nombre y fecha de compromiso.

✅ El hallazgo se cierra con verificación, no con reporte. Que la sede informe que ya lo corrigió no cierra nada. El cierre lo declara quien aplicó la supervisión, en la visita de seguimiento.
⚠️ Un hallazgo repetido sube de severidad. Lo que aparece en dos supervisiones consecutivas sin cerrarse deja de ser un hallazgo de sede y pasa a ser un asunto de desempeño del Gerente de Sede.
PARTE 5 · REGISTRO

14. Formulario descargable 📄

🚧 Enlace de descarga — por cargar. El formulario Rev. 2 (10 folios con sus dos anexos, formato 275.0-R3, DOCX y PDF) debe subirse a la biblioteca de medios y enlazarse aquí. Hasta entonces lo distribuye la Gerencia de Planificación Académica.

15. Decisiones pendientes ⚖️

  • Definir la frecuencia de la supervisión ordinaria por sede: trimestral, semestral o por criterio de riesgo.
  • Cargar el formulario descargable y enlazarlo en la sección 14.
  • Crear los cuatro instructivos faltantes que el instrumento evalúa pero que aún no tienen norma detrás: auditorías 288, procedimiento de puerta, reportes de clase y reportes de estructuras.
  • Corregir la tabla de Barquisimeto del maestro 1015.11, desactualizada frente a la del artículo de sede.
  • Definir dónde se archiva la lista de chequeo aplicada: expediente 1015 de la sede o expediente de la Gerencia de Planificación.
  • Decidir si el índice global alimenta la evaluación de desempeño del Gerente de Sede, y con qué peso. Se conecta con dos pendientes ya declarados: la ficha de puesto específica del gerente de sede (Requisitos para ser Gerente, sección 6) y la definición de KPI por área (Instructivo Maestro, sección 17). El índice de esta lista es un candidato natural a KPI de sede.
  • Corregir la lista de sedes de la sección 6 del Instructivo Maestro: enumera cinco sedes con gerencia, pero existen estructuras 1015.11 publicadas también para Margarita y Charallave.
  • Depurar dos referencias cruzadas desfasadas en la ficha Requisitos para ser Gerente: remite a la sección 10 del Maestro cuando el perfil del cargo es la sección 11, y conserva el término derogado «espejo» en el bloque G.
  • Confirmar la nomenclatura del instrumento conforme a RT-22.

16. Información relacionada 🔗

17. Control de revisiones 🕓

✅ Revisión vigente: Rev. 2 — Agosto 2026. Cualquier copia anterior queda sin efecto.
Rev. Fecha Qué cambió Responsable
2 ✅ Ago. 2026 Retirado el código IVS-01 del título. Corregido el alcance: se declara expresamente que la supervisión sí incluye auditoría de expedientes e inspección de infraestructura. Incorporados el Anexo A (auditoría de expedientes por muestra) y el Anexo B (ficha por salón con croquis). Aclarado el papel del Gestor de Calidad durante la visita y que la lista es única para todas las sedes. Cotejado contra el Instructivo Maestro de Gerencia y la ficha Requisitos para ser Gerente: incorporados tres ítems al capítulo I (suplencia declarada del Gerente de Sede, tramo de control y deslinde de dobles mandos) y precisado el uso del término «supervisor». Gerencia de Planificación Académica
1 Ago. 2026 Ampliación de 152 a 261 ítems y de 14 a 16 capítulos. Nuevos capítulos: Archivología y gestión documental, Entrevista al instructor y Entrevista al alumno. Separado Operaciones Múltiples de Infraestructura e incorporadas seguridad física y control de acceso. Gerencia de Planificación Académica
0 Ago. 2026 Versión base: 14 capítulos, 152 ítems, modelo de doble respuesta y ponderación por capítulo. Gerencia de Planificación Académica

Módulo de Gerencia · Procedimiento | Lista de Chequeo para la Supervisión de Sede | Rev. 2 — Agosto 2026

Scroll to Top