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Archivología de Contenido Publicitario — Flujo Completo y Localización

Por /
🤝 CABECERA DE AUDIENCIA: MIXTO (Humano + IA)
Norma y procedimiento de archivología audiovisual. La ejecutan los fotógrafos y publicistas que suben material; la sostiene el script de Apps Script que registra y clasifica solo, cada hora. (Ver RT-34.)
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Módulo de Mercadeo · Publicidad y Medios
Archivología de Contenido Publicitario
El flujo completo, desde que un fotógrafo abre el formulario hasta que el archivo queda clasificado y localizable por cualquiera en minutos — y por qué existe.

📂 Mercadeo · Archivología   👤 Fotógrafos y publicistas · 🖥️ Drive + Apps Script + Airtable   ✓ Rev. 0 · Sep 2026

Código: pendiente de asignar (ver RT-35) · Elaboró: Claude, a partir de la documentación del proyecto Diseño IDEA · Aprueba: pendiente


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Abrir la Galería IDEA en vivo
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diseno-svg.github.io/galeria-idea
Por qué existe. Antes de este sistema, el material publicitario se archivaba de tres formas distintas a la vez, sin que ninguna se comunicara con las otras: una carpeta oficial casi vacía, material nuevo subido fuera de todo registro, y una tercera convención que nadie había normado pero que era la única que la operación sostenía sola. El resultado era que nadie podía encontrar lo que otro había subido. Este documento estandariza el flujo para que eso no vuelva a pasar.

1. Audiencia operativa 🧭

👤

Rol que ejecutaFotógrafos y publicistas de las seis sedes, que abren el formulario y suben el material. No necesitan saber nada técnico — solo elegir cuatro campos.

🖥️

PlataformaGoogle Drive (almacenamiento) + Apps Script (registro automático cada hora) + Airtable, base «5500 – Contenido Drive» (catálogo y galería web).

2. Qué es y para qué sirve 🎯

Antes de este sistema convivían tres formas distintas de archivar, sin que ninguna se comunicara con las otras:

  • La carpeta PUBLICIDAD en Drive, pensada como fuente oficial, tenía 36 carpetas de álbum y solo 6 con archivos dentro — el 83% eran plantillas vacías, y la carpeta Editado (la salida del proceso) nunca se usó.
  • Material nuevo se subía fuera de ese sistema. Un solo caso, Supervivencia TDC, sumaba 342 archivos (≈24,4 GB) subidos directo a la raíz de Drive, sin pasar por ningún registro.
  • Una tercera convención de nombrado se usaba en la carpeta RECURRENTES — la única que la operación sostenía sola, sin que nadie se lo pidiera.
La Archivología resuelve esto con un solo objetivo: que cualquier archivo subido quede localizable por cualquier persona, en segundos, sin depender de la memoria de quien lo subió. No es solo un archivador — es lo que permite auditar con datos reales qué está produciendo cada publicista.

3. El flujo completo 🔄

1
El fotógrafo abre el formulario
Enlace guardado en el teléfono, con ?p=cargar al final de la URL de la galería.
2
Elige Servicio, Sede y Fecha
Grupo y Evento si aplican. Son desplegables de lista cerrada — no se escribe texto libre.
3
Toca «Crear carpeta»
El nombre correcto se genera solo. Nadie escribe el nombre de la carpeta a mano — el formulario es el único lugar donde se pueden crear carpetas nuevas.
4
Sube las fotos y videos
Directo a esa carpeta ya creada, desde el teléfono o el computador.
5
El script corre solo, cada hora
registrarContenido recorre Drive, deduplica por ID de archivo y escribe en Airtable — clasificando Servicio, Sede, Estado y Categoría.
6
Aparece con enlace directo
Con el campo «Abrir en Drive» ya listo, buscable desde la interfaz de Airtable y desde la galería web.

Dentro de la hora siguiente a que se suba el material, aparece clasificado y buscable — no hace falta avisarle a nadie.

4. Cómo se clasifica cada archivo 📋

Cuatro campos se llenan solos a partir de lo que el fotógrafo elige y de la carpeta donde queda el archivo.

1️⃣ Servicio

Lo que se elige en el formulario se traduce al valor que usa Airtable:

TDC → 07_TDC  ·  TMA → 08_TMA  ·  PILOTO → 06_Piloto  ·  DESPACHADOR → 03_DDV
INGLES → 04_Inglés  ·  AVIONICA → 01_Avionica  ·  NEURO ORATORIA → 05_Neuro Oratoria
OMA → 10_OMA  ·  INSTITUCIONAL → 11_Institucional  ·  BISTRO → 11_Bistro ⚠️ opción pendiente de crear en Airtable
2️⃣ Sede

Código de tres letras, probablemente IATA (no confirmado del todo):

BRM Barquisimeto
CCS Caracas
MAR Maracaibo
PMV Margarita
VLN Valencia
⚠️ San Cristóbal sin resolver. El formulario ofrece el código SCI, pero el script de registro solo reconoce SVZ. Hay que confirmar cuál es el que está realmente publicado antes de fijarlo como estándar.
3️⃣ Estado

Se deriva solo, según la carpeta de primer nivel donde esté el archivo:

Sin Editar → Sin Editar  ·  Seleccionado → Seleccionado  ·  Editado → Listo  ·  Publicado → Publicado
4️⃣ Categoría

Qué actividad se estaba haciendo dentro del curso (ej. «Supervivencia», «Graduación»), para poder buscar por actividad sin leer el nombre de la carpeta. Se detecta por palabra clave, limitada a las categorías permitidas para ese servicio — una carpeta de TDC que mencione «coctel» no se cuela como Gastronomía. Si no encuentra palabra clave y no hay evento declarado, queda como «Sin especificar», a propósito, para que se note qué vocabulario falta.

⚠️ Discrepancia con la norma publicada. El artículo Nomenclatura de Álbumes de Publicidad describe una fórmula de 4 bloques (Servicio-Sede-Año-Grupo) que ya no coincide con lo que el formulario y el script realmente usan hoy (5 bloques, con fecha completa y Evento, y catálogos de Servicio/Sede distintos a los ahí listados). Conviene reconciliar ambos artículos antes de que alguien siga la versión desactualizada.

5. Cómo buscar y localizar contenido 🔍

📊 Interfaz «Archivología de contenido» (Airtable)
Para revisar y filtrar con precisión. Dos páginas: Buscar contenido (filtros por servicio, sede, foto/video, estado, fecha de captura y fotógrafo, con enlace «Abrir en Drive» a un clic) y Pendiente de saneamiento (solo lo que le falta algo).
📱 Galería web
Para el día a día en el teléfono. Miniaturas, búsqueda, zoom de cuadrícula con pellizco (como Fotos de iPhone), orden por fecha de llegada, botón «Sincronizar Drive», y se puede agregar a la pantalla de inicio. Abrir →

En ambas, la localización es el mismo dato: el ID de archivo de Drive, que nunca se duplica y sostiene el enlace directo. Da igual desde cuál de las dos se busque — el archivo es el mismo.

6. Si algo no aparece o sale mal ⚠️

  1. Espera hasta una hora. El registro no es instantáneo — el script corre cada hora, no al momento de subir.
  2. Usa el botón «Sincronizar Drive» en la galería si no quieres esperar. El ciclo completo tarda cerca de 15 minutos.
  3. Revisa que la carpeta se haya creado con el formulario, no a mano. Una carpeta creada por fuera no sigue el nombre que el script sabe leer.
  4. Si aparece pero sin servicio, sede o fecha, revisa «Pendiente de saneamiento» en Airtable — ahí está marcado qué le falta.
  5. Si no aparece después de una hora, algo probablemente falló en la sincronización. Repórtalo — no lo subas dos veces (se deduplica por ID, pero eso no resuelve la causa).

7. Quién mantiene esto y qué queda pendiente 🛠️

La tabla de categorías por curso hay que mantenerla a mano: cuando aparezca una actividad nueva, alguien tiene que agregarla, o el script no la va a asignar aunque la palabra ya se use en las carpetas.

  • Falta crear la opción BISTRO en el campo Servicio de Airtable.
  • Confirmar si el código correcto de San Cristóbal es SCI o SVZ.
  • Reconciliar este documento con «Nomenclatura de Álbumes de Publicidad» (sección 4).
  • Rotar el token de Airtable que sigue en texto plano en algunos scripts antiguos.
  • Revisar si sigue activo un disparador viejo (registrarContenidoDrive) que debería estar desactivado.
⚠️ Todo lo anterior sale de la documentación del proyecto con fecha hasta septiembre de 2026 — no fue verificado en vivo contra Airtable ni Drive al redactar este documento.

8. Información relacionada 🔗

9. Control de revisiones 🕓

✅ Revisión vigente: R0 — Septiembre 2026.

Rev. Fecha Qué cambió Responsable
R0 29/09/2026 Versión inicial: flujo completo, clasificación y localización de contenido, con acceso directo a la galería en vivo. Republicado en Procedimientos de Mercadeo y Procedimientos del Publicista. Elaboró: Claude · Aprobó: pendiente
⚠️ Antes de dar por cerrado: asignar código de documento definitivo, resolver la discrepancia de nomenclatura (sección 4) y obtener aprobación formal de Mercadeo.

Módulo de Mercadeo · Publicidad y Medios | Archivología de Contenido Publicitario — Flujo Completo y Localización | Rev. 0 — Septiembre 2026

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